論施工企業印章管理的風險及防控

張昕

隨著國家基礎建設事業蓬勃發展，施工企業的工程項目規模與數量不斷增加，各級各項目的管理都要使用印章，印章管理使用不規范，將影響企業經營管理甚至帶來生存風險。為此，本文特對施工企業印章管理的特點和風險進行分析，提出做好防控印章管理風險的措施。

一、前言

印章作為企業公信力的有效憑證，代表企業經營管理意志、義務與權利，其本身具有合法性及權威性特征。隨著工程項目日益增多，管理跨度難度不斷加大，印章管理作為施工企業經營管理中的重要環節，必須引起高度重視，要切實做好印章管理工作，為全面防范風險打好基礎。

二、施工企業印章管理的特點

（一）印章數量多

近年來，建筑施工企業快速發展，由于生產經營需要，設有子公司、分公司、項目部多級單位，需要大量印章來實施管理活動，主要有行政公章、領導名章、簽字章等，還有涉及財務管理、合同簽約、工程結算等方面的業務專用章。加之工程項目數量眾多，有獨立性、流動性、后延性的特點，往往有多少個項目就有多少套印章，且工程結束后印章也不能及時回收銷毀，導致印章數量越來越多，印章管理越來越難。

（二）使用頻率高

施工企業的經營活動多，管理規模大，印章的使用頻率非常高。尤其是項目部印章，施工過程各個環節都要用印，工程資料上要用印，還要對建設單位、監理單位、設計單位、地方政府、分包商、供應商等諸多外部主體的相關事項上用印。在長期頻繁使用中，如有疏漏或違規，便可能埋下糾紛和風險隱患。尤其大型項目工程體量大、施工周期長，相關利益分量也重，印章使用管理更是關系重大。

（三）監管難度大

工程建設單位分支錯綜復雜，分散范圍廣，企業與項目的管理不能適時到位，企業將印章制發到項目部后，對其日常使用管理難免鞭長莫及。有的項目印章管理人員認為蓋章就是走個流程，風險意識和法律意識淡薄，使印章管理制度難以落實到位。另一方面，因電子印章尚未被廣泛接受，企業在跨地區生產經營過程中，公章通過“空投”異地使用在所難免，這又增加了印章使用的監管難度。

三、施工企業印章管理的風險

（一）印章刻制環節易出的風險

印章制發是印章管理第一關口，按照國家規定，印章必須經公安部門核準、備案后刻制。企業本設有專門的印章管理部門負責印章制發事務，但有的法律意識淡薄，不遵守規定，出現私刻“蘿卜章”的問題;有的不按程序審批，不在公安部門指定單位刻制印章，自刻自用，印章被仿冒后，無法采取正確應對措施;有的不下發啟用文件，沒有明確印章使用范圍和時間，給別有用心的人留下操作空間。

（二）印章使用環節易出的風險

工程項目多又“山高皇帝遠”，給印章使用帶來較多風險：

用印審批手續不全。印章應遵循“先審批后使用”原則，但印章審批手續滯后普遍存在。有的因為領導出差在外，業務部門僅通過電話、信息匯報甚至不匯報，存在未審批先用印或用印后補簽字現象;有的因為審批人員對用印事項了解不透徹，出現審核不嚴、把關疏漏;有的跳過業務部門審核，領導打招呼就用印，導致審批機制流于形式。

存在表見代理風險。《民法典》第一百七十二條規定“行為人沒有代理權、超越代理權或者代理權終止后，仍然實施代理行為，相對人有理由相信行為人有代理權的，代理行為有效。”可見印章的效力可以脫離法定代表人而獨立存在，一些企業和分支機構不按印章規定范圍，越權、無權、超期在合同、文件、其他經濟有關事項上使用印章，最終構成表見代理問題，存在重大風險隱患。有的擅自在工程量確認單、計價單或者債務單上用印;有的在借貸、擔保文件上用印;有的在空白文件、合同上用印;還有個別的與外部人員勾結，在明顯損害企業利益的資料上用印，給企業帶來重大損失。

印章登記不完整。部分印章管理人員對制度執行不到位，對用印登記不重視。有的未建立印章使用臺賬，有的漏登記、錯登記，有的未分類、未及時登記，有的要素記錄不完整，有的編號混亂，有的使用記錄與實際不符，若發生違規用章行為，很難追溯。

（三）印章保管過程中易出的風險

印章在保管過程中也存在諸多問題，主要表現為：印章保管場所不安全，企業相對更重視資金保管，而管理印章的辦公室部門常常被忽視，印章僅存放在帶有簡易鎖的鐵皮柜或抽屜。保管人員忽略印章保管的重要性，不能做到隨用隨取、隨時入柜上鎖，使用時脫離視線，容易造成印章丟失、被盜或被盜用風險。項目人員流動性較大，印章交接頻繁，交接手續缺失或不全等問題都可能發生。印章管理部門沒有定期核查印章現狀，也存在安全隱患。

（四）印章回收過程中易出現的風險

因項目竣工結算時間較長，相關印章要配合收尾工作，致使企業不能及時回收和銷毀印章，影響印章權利收束。長此以往，企業相對重視新上項目的印章需求，忽視收尾項目的印章回收，加上老項目相關人員早已奔赴到新項目，印章也隨之處于個人保管或無人管理狀態，容易給別有用心之人渾水摸魚鉆空子的機會;還可能出現印章遺失、被他人非法侵占的風險。總之，一旦印章處于丟失或失控狀態，將會造成無法估量的嚴重后果。

四、施工企業印章管理風險的防控措施

（一）增強全員印章風險防控意識

1.印章專職和兼職管理人員，要認真學習印章管理制度，增強印章管理的法律意識、風險意識、責任意識，清楚程序，堅持原則，履行好崗位責任，提高依法依規做好印章管理的能力和水平。

2.項目管理人員，要貫徹印章管理和使用要求，明確自身作用和責任，教育監督印章管理人員，抓好制度落實。可以結合實際制定項目用印管理細則和指南，切實把印章管理作為項目和項目負責人的重要工作，認真落實到日常管理行動之中。

3.加強教育培訓，結合實際情況，深入開展法律法規、企業制度文化教育，有針對性的進行印章管理專題講座培訓，宣貫印章規范使用和風險防范的基本要求和重要意義，增強全體員工風險防范意識，使 “合規用印、用印合規”深入人心，構建企業印章風險防控的思想基礎和群眾基礎。

（二）嚴格落實印章全過程管理

堅持全過程原則，保證印章管理使用的合法性、嚴肅性和安全性。

1.建立健全印章管理體系，明確印章管理制度，明晰印章管理業務流程，明確印章保管、使用要求和使用權限范圍，做到有規可依、有章可循，強化內控機制。指定印章歸口管理部門，明確各級、各單位、各部門職責，重點加強對分散邊遠項目部印章管理;各級領導與印章管理部門、管理人員簽訂印章管理承諾書，切實將印章管理、使用的責任傳遞到位。及時分析印章管理現狀，梳理風險點，不斷改進優化印章管理制度和用印方法流程，提高印章管理工作水平。

2.嚴格執行印章刻制制度。刻制印章必須按照管理權限報上級單位批準，符合相關法律手續，由企業印章主管部門統一在公安部門指定的單位刻制并備案，其他任何部門和人員不經授權不得私刻印章。

3.嚴格執行印章保管和使用制度。一是選派專人管理印章，印章管理人員必須由企業內部政治覺悟高、責任心強、有風險防范意識的同志擔任，要不折不扣落實印章管理規定，管好守住印章，杜絕“人情章”、“領導章”;貫徹不相容職務分離原則，財務專用章與法人章分管，用章人、審批人與保管人分離。二是使用印章必須按程序經業務部門、主管或分管領導審批，審批人要按照權限履行審批職責;印章管理人員要認真核查用印審批手續是否真實、完整，用印時必須完善登記手續，建立印章使用臺賬，對用印資料信息及時、準確、完整記錄，并按年度裝訂成冊，確保可調查、可追溯;如遇特殊情況，外出用印要由印章管理人員親自跟隨加蓋。三是禁止在空白件上用印，特殊情況必須經單位主管領導批準，能明確約束條件的必須標注，一定要做好登記，未使用完的必須交回，由印章管理人員統一銷毀。四是加強印章安全管理，做好印章保管，用印場所要加裝防盜設施，最好安裝監控設備;印章管理人員用印要做到隨用隨取、用后立即收回上鎖;印章管理人員不得隨意變動，離崗應報領導批準，并辦理交接手續;若發生印章丟失、被盜、盜用等異常情況，立即向單位負責人報告并向公安機關報案，啟動應對處理預案，最大限度消除負面影響。

4.嚴格執行印章回收制度。項目竣工或機構更名、撤銷時，原單位印章必須及時交回企業印章主管部門統一保管或銷毀。特殊情況確需留用，要提出書面申請并明確印章管理人員，該項目部負責人負直接責任，待項目結束立即上交并按規定作廢處理。

（三）加強印章專項監督檢查

1.做好印章檢查和清理。企業印章主管部門全面負責印章管理，并對各級印章管理進行指導和監督;按“誰領取、誰保管、誰負責”原則，由使用單位負責印章日常管理。印章主管部門每年應當對印章進行一次全方位清理，準確掌握印章的數量、種類、位置和管理責任人信息;平時要采取全面摸底、定期抽查和下屬單位自查等方式，加強印章使用日常檢查，以用印是否經過審批、用印事項是否合法合規為重點，對照印章刻制、領用和管理臺賬進行排查核實，保證不漏掉一枚印章、一條使用記錄，及時發現漏洞并糾偏導正，形成長效管理機制。結合項目檢查、審計監督，將印章管理納入日常檢查監督和專項監督范圍，審核管理制度執行的有效性、合規性，對審計發現的問題立行立改。應用信息化手段，與辦公信息系統（如OA系統）對接，印章使用經過OA系統審批，簡化紙質審批流程同時，可建立印章信息數據庫，及時檢查印章使用情況;探索應用電子印章、印章鎖等新型技術，進一步提高印章管理水平。

2.對違規用印行為嚴肅追責。印章主管部門要注意總結經驗，發現問題，糾偏糾錯，對重大違法違紀線索，報請紀委監察部門受理和查處。對未按程序審批，私刻印章、私自加蓋印章的;因管理不善，印章被盜用、被盜或遺失的;其他原因給單位造成經濟損失和不良影響等違規行為，根據事件后果和損失程度，追究相關人員責任，給以經濟處罰和黨紀行政處分，情節嚴重的依法追究其法律責任。

五、結語

綜上所述，印章管理無小事，印章管理不善，必將給企業帶來不可估量的負面影響或重大經濟損失。企業必須從全面建設的高度，以問題為導向，重視加強印章管理制度建設，教育全員增強制度意識、風險意識、責任意識，完善印章管理責任體系和風險防控體系，加強經常性的工作指導和監督管理，不斷提升印章管理水平，助力企業穩定健康發展。

（作者單位：中鐵十五局集團第三工程有限公司）