事業(yè)單位如何加強(qiáng)科研經(jīng)費管理

鄧 珞

在國家簡政放權(quán)的政策指引下，科技部、財政部對國家重點研發(fā)計劃提出減少信息填報、精簡報表與過程檢查、簡化預(yù)算編制要求、擴(kuò)大承擔(dān)單位預(yù)算調(diào)劑權(quán)限等一系列指導(dǎo)規(guī)定。事業(yè)單位面對新的政策要求，怎樣轉(zhuǎn)換思路，憑借人才與技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)對經(jīng)費的適度監(jiān)管，同時確保經(jīng)費的規(guī)范使用，并最大限度地發(fā)揮經(jīng)費使用效益，成為研究的重要內(nèi)容。

一、目前承擔(dān)國家重點研發(fā)計劃存在的問題

（一）科研經(jīng)費支出審批流程不規(guī)范

建立規(guī)范的經(jīng)費支出審批流程，自始至終指導(dǎo)項目按照合規(guī)有序的進(jìn)程開展，為項目順利通過奠定良好基礎(chǔ)。實際執(zhí)行過程中，很多事業(yè)單位尚未針對科研經(jīng)費支出制作單獨的審批流程。經(jīng)費支出的審批流程與單位日常報銷審批流程是一致的，缺少項目負(fù)責(zé)人的審批和項目參與人員的審核，經(jīng)費管理不嚴(yán)謹(jǐn)，審批流程不健全，難以實現(xiàn)經(jīng)費規(guī)范管理。

（二）科研經(jīng)費預(yù)算重視程度不夠

項目任務(wù)書簽訂后，財務(wù)人員應(yīng)當(dāng)及時關(guān)注項目下達(dá)的預(yù)算指標(biāo)，了解項目執(zhí)行期及預(yù)算具體分配情況，為下一步經(jīng)費執(zhí)行做好準(zhǔn)備工作。實際執(zhí)行過程中，財務(wù)人員對經(jīng)費預(yù)算不重視，經(jīng)費支出未嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，項目后期實際支出與預(yù)算產(chǎn)生較大差異，不考慮預(yù)算變更的合理性，臨時調(diào)增或調(diào)減預(yù)算，給項目最終驗收埋下隱患。

（三）科研經(jīng)費支出缺乏過程監(jiān)管

事業(yè)單位財務(wù)人員編制有限，沒有專人核算科研經(jīng)費，大多是由會計主管同時兼任科研經(jīng)費核算，其難以投入太多精力管理，導(dǎo)致經(jīng)費執(zhí)行質(zhì)量不高，管理不夠嚴(yán)格。有的事業(yè)單位同一期間承擔(dān)10余項不同領(lǐng)域的國家重點研發(fā)計劃，不同人員承擔(dān)多項科研任務(wù)，部門、項目、項目負(fù)責(zé)人、項目參與人員之間對應(yīng)關(guān)系錯綜復(fù)雜，財務(wù)人員難以提出有效應(yīng)對辦法解決如何將項目經(jīng)費管理責(zé)任落實到人。

（四）尚未實現(xiàn)科研經(jīng)費數(shù)據(jù)與資源共享

科研經(jīng)費實現(xiàn)項目組內(nèi)部數(shù)據(jù)及資源共享，能夠提高經(jīng)費使用效率，實現(xiàn)多方監(jiān)督與共同管理，為順利完成目標(biāo)奠定良好基礎(chǔ)。目前多數(shù)事業(yè)單位科研經(jīng)費執(zhí)行數(shù)據(jù)僅保存在財務(wù)系統(tǒng)中，未能實現(xiàn)經(jīng)費數(shù)據(jù)共享，項目參與人員想要了解經(jīng)費執(zhí)行數(shù)據(jù)，需要協(xié)調(diào)財務(wù)人員導(dǎo)出經(jīng)費總賬及明細(xì)賬，然后匯總計算。如此過程繁復(fù)、效率低下、協(xié)調(diào)成本高，不利于實現(xiàn)經(jīng)費數(shù)據(jù)的及時獲取與共同監(jiān)督。

二、提出改進(jìn)上述問題的相關(guān)建議

（一）加強(qiáng)經(jīng)費預(yù)算管理

1.預(yù)算細(xì)節(jié)模塊化。國家重點研發(fā)計劃項目任務(wù)書，周密而又細(xì)致，對經(jīng)費的每一科目、預(yù)算都有非常詳細(xì)的列示，重點研發(fā)計劃項目任務(wù)書通常多達(dá)一二百頁，涵蓋項目研究內(nèi)容、項目進(jìn)度、預(yù)算指標(biāo)、完成指標(biāo)等一系列內(nèi)容。財務(wù)人員可以有效使用任務(wù)書，提取與經(jīng)費直接相關(guān)的預(yù)算信息。項目簽訂初期，財務(wù)人員將任務(wù)書中有關(guān)經(jīng)費預(yù)算的部分提取出來并按模塊分解，指標(biāo)分解得越詳細(xì)，經(jīng)費執(zhí)行越簡捷高效。例如：差旅費→一級分解省內(nèi)、省外→二級分解出差地點→三級分解出差次數(shù)→四級分解出差金額；并將預(yù)算指標(biāo)分散化、透明化，為今后經(jīng)費支出提供有效的依據(jù)。

2.預(yù)算調(diào)整合規(guī)化。國科發(fā)資〔2019〕45號文件對預(yù)算調(diào)整的審批權(quán)限進(jìn)行了明確定義。按照文件規(guī)定的權(quán)限，結(jié)合項目實際變更事項，可對預(yù)算調(diào)整制定如下審批流程：召開項目內(nèi)部研討會→商討調(diào)整事項→擬調(diào)整科目及金額→形成會議紀(jì)要→科研助理提交預(yù)算調(diào)整申請→項目承擔(dān)單位、項目負(fù)責(zé)人或課題負(fù)責(zé)人依據(jù)權(quán)限審批→單位預(yù)算管理部門審批→審批通過后交財務(wù)部→按調(diào)整后預(yù)算執(zhí)行。規(guī)范流程以加強(qiáng)預(yù)算調(diào)整的合規(guī)性，為項目驗收提供有力的依據(jù)。

（二）規(guī)范經(jīng)費支出審批流程

科研經(jīng)費支出應(yīng)設(shè)置合理、適當(dāng)?shù)膶徟鷻?quán)限及審批流程，項目負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)分別站在項目與財務(wù)的角度對經(jīng)費使用提出合理化建議，實現(xiàn)經(jīng)費共同監(jiān)督，做到經(jīng)費支出規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時，可以設(shè)置合理的授權(quán)審批額度，未超過額度的小額經(jīng)費支出可免予單位負(fù)責(zé)人審批，以提高經(jīng)費執(zhí)行效率，同時減輕單位負(fù)責(zé)人審批壓力。

設(shè)置經(jīng)費支出審批流程如下：經(jīng)辦人將經(jīng)費支出單據(jù)交科研助理→科研助理審核票據(jù)及附件的合法性、合理性→部門負(fù)責(zé)人審批→項目負(fù)責(zé)人審批→財務(wù)部審核→財務(wù)負(fù)責(zé)人審批→未超過授權(quán)額度的小額經(jīng)費出納辦理付款→超過授權(quán)額度的經(jīng)費支出單位負(fù)責(zé)人審批→出納辦理付款。

（三）加強(qiáng)經(jīng)費執(zhí)行過程監(jiān)管

1.加強(qiáng)項目參與人員管理。很多事業(yè)單位同一期間同時承擔(dān)不同領(lǐng)域的10余項國家重點研發(fā)計劃，針對項目不同、參與人員不同，可以建立項目與負(fù)責(zé)人、參與人員一一對應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)經(jīng)費管理責(zé)任落實到人（見圖1）。

2.加強(qiáng)項目經(jīng)費執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)管。財務(wù)人員可以定期從財務(wù)系統(tǒng)中導(dǎo)出經(jīng)費支出明細(xì)賬，與預(yù)算分解情況結(jié)合生成圖（見圖2），用于監(jiān)督經(jīng)費支出進(jìn)度，及時發(fā)現(xiàn)各成員單位超支或結(jié)余情況，實現(xiàn)經(jīng)費執(zhí)行全面動態(tài)監(jiān)管。

3.加強(qiáng)項目經(jīng)費支出合理性、合規(guī)性監(jiān)管。（1）開展財務(wù)人員內(nèi)部互評機(jī)制。設(shè)置每年一次的財務(wù)內(nèi)部互評互審機(jī)制，交叉審核各項目經(jīng)費支出合規(guī)性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，一方面可有效避免跨年度費用的調(diào)整，另一方面可全面提升事業(yè)單位整體科研經(jīng)費核算與管理水平。（2）聘請外部財務(wù)專家進(jìn)行評價。項目中期可以聘請外部專家對項目經(jīng)費支出情況進(jìn)行階段性評價，對專家提出的質(zhì)疑、指出的不足，應(yīng)進(jìn)行全面整改。外部專家的中期評價，即是對前期經(jīng)費支出合理性、合規(guī)性的檢查，也是為下一步經(jīng)費執(zhí)行提供指導(dǎo)，應(yīng)引起項目相關(guān)人員的高度重視。

（四）建立項目內(nèi)部“數(shù)據(jù)共享”機(jī)制

“數(shù)據(jù)共享”是將數(shù)據(jù)及檔案存放在網(wǎng)絡(luò)上，不限時間、地點及設(shè)備，數(shù)據(jù)由多方共同建立并使用。目前大多數(shù)辦公軟件均具備共享文檔功能。首先建立科研項目內(nèi)部群，財務(wù)人員、科研助理、項目參與人員可以將本文所提出的設(shè)計方案及相關(guān)信息數(shù)據(jù)上傳至共享文檔，項目組內(nèi)部經(jīng)費數(shù)據(jù)可以隨時查詢，實現(xiàn)經(jīng)費信息多方共享；同時實現(xiàn)多崗位多角度共同監(jiān)督，增加經(jīng)費支出與監(jiān)督透明度，節(jié)省管理成本，提高工作效率。在共享文檔使用過程中，要注意恰當(dāng)?shù)卦O(shè)置共享文檔人員管理權(quán)限，既要考慮各項目數(shù)據(jù)的保密性，又要充分發(fā)揮“數(shù)據(jù)共享”的共享優(yōu)勢。

三、結(jié)語

事業(yè)單位建立科學(xué)、完善的科研經(jīng)費管理體制，為衡量科研項目帶來的綜合優(yōu)勢提供了有效的評價依據(jù)。當(dāng)然也帶來了新的問題：共享信息數(shù)據(jù)存儲的安全性、穩(wěn)定性問題；在減輕財務(wù)人員一部分重復(fù)性整理、統(tǒng)計工作的同時，又增加了一部分上傳數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)的工作量問題。但從科研經(jīng)費管理的長遠(yuǎn)角度分析，還是希望建立較為完善的管理體制，以促進(jìn)事業(yè)單位科研工作全面發(fā)展。