“互聯(lián)網(wǎng)+”時代我國高職院校財務(wù)信息化與流程優(yōu)化研究
——以J學院為例

張倩如

一、研究背景及意義

近幾年，隨著我國產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級和結(jié)構(gòu)調(diào)整不斷加快，社會各行業(yè)對技能型人才的需求愈加迫切，職業(yè)教育的重要地位和作用也愈發(fā)凸顯。當前，全國高職院校上千，由于高職院校建設(shè)起步晚和各個地方重視程度不同，造成高職院校整體發(fā)展水平不均衡，缺少能夠有效支撐職業(yè)教育高質(zhì)量發(fā)展的政策、制度和標準。而高職院校事業(yè)管理中，財務(wù)管理是重要的基礎(chǔ)保障根基，是強化精細化管理的重要抓手，更是推動高職院校向著現(xiàn)代化發(fā)展和職業(yè)教育改革的重點工作。財務(wù)信息化建設(shè)，關(guān)系到高職院校財務(wù)工作的效率與質(zhì)量，同時影響著學校的長遠持續(xù)發(fā)展。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展與應(yīng)用普及，其在各行業(yè)中的運用也取得了一定的成效。在建立、完善財務(wù)信息化基礎(chǔ)上引入優(yōu)化的財務(wù)流程，有助于控制各類經(jīng)濟風險，強化財務(wù)核算的精準性與監(jiān)督有效性，提供更為可靠的財務(wù)信息，促進管理層科學決策，保障高職院校穩(wěn)定健康發(fā)展。

二、BPR理論概述

業(yè)務(wù)流程再造（Business Process Reengineering，簡稱BPR）最早是1993年由美國邁克爾·哈默和詹姆斯·錢皮在《公司重組——企業(yè)革命宣言》中提出的。他們給BPR下的定義：“為了飛躍性地改善成本、質(zhì)量、服務(wù)、速度等現(xiàn)代企業(yè)的主要運營基礎(chǔ)，必須對工作流程進行根本性的重新思考并徹底改革。”BPR理論隨后逐漸廣泛應(yīng)用于政府、銀行、高校等其他行業(yè)領(lǐng)域。它的主要程序是，對現(xiàn)有流程進行全面的功能和效率分析，發(fā)現(xiàn)其中環(huán)節(jié)存在的不足，設(shè)計出改進、優(yōu)化的流程方案，并進行評估，再對組織結(jié)構(gòu)、人力資源和業(yè)務(wù)規(guī)范等相關(guān)方面進行規(guī)劃，形成較為成熟的流程再造方案，并組織實施和后續(xù)完善。隨著我國高職院校傳統(tǒng)的財務(wù)管理流程局限性凸顯，將BPR理論運用其中對流程進行優(yōu)化再造，已經(jīng)成為高職院校加強精細化管理的重要內(nèi)容。

三、J學院財務(wù)業(yè)務(wù)流程的基本情況及存在問題

財務(wù)報銷是高職院校會計核算中基礎(chǔ)且非常重要的環(huán)節(jié)。在這個過程中，財務(wù)部門收集原始票據(jù)及相關(guān)材料，維持財務(wù)核算基礎(chǔ)。隨著J學院辦學實力的增強，該校全年的資金量也逐漸增大，從2015-2020年各項財政收入增長了35%。原本的報銷流程已經(jīng)不適應(yīng)學院整體發(fā)展，教職工對財務(wù)報銷問題反映比較集中，一定程度上影響了學院業(yè)務(wù)活動的開展，師生在報銷過程的體驗評價也不高。

如圖1所示，經(jīng)費預(yù)算申報、調(diào)整和審批均是線下進行，各類經(jīng)費申報情況的數(shù)據(jù)匯總及切面分析，需要依靠財務(wù)部門手工處理，在信息傳遞及溝通過程中，容易出現(xiàn)未能全面、客觀反映有效信息的情況，一定程度上影響了后期管理決策，并且在收集材料過程未進行有效流程固定，單純依靠手工傳遞、收集數(shù)據(jù)信息，存在一定程度的管控風險。而在票據(jù)簽批環(huán)節(jié)，往往由于諸如審批人開會、出差等原因，材料無法及時獲得審核簽字，從而拉長報銷周期。通過簽批后的報銷票據(jù)送至財務(wù)部門進行項目手工登記和票據(jù)審核，通過登記方式控制項目支出金額及支出科目，再通過票據(jù)審核控制一般財務(wù)報銷規(guī)范，經(jīng)過兩道程序，過程繁雜且退單率較高。通過財務(wù)部門審核的票據(jù)進行制單及付款，由于信息傳遞不對稱，容易出現(xiàn)制單時經(jīng)費渠道錯誤、匯款時收款人錯誤等情況，后端流程財務(wù)風險較大，且一般很難修正。付完款項的票據(jù)，還要經(jīng)總賬定期復核、歸檔。

四、研究內(nèi)容和原則

隨著經(jīng)濟社會與科技飛速發(fā)展，信息化服務(wù)各行各業(yè)的理念滲透到越來越多領(lǐng)域。J學院教育發(fā)展理念不斷升華，整體管理水平進一步提升，財務(wù)部門作為其中重要的管理與服務(wù)單位，必須主動及時調(diào)整運轉(zhuǎn)程序，在“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)管理”技術(shù)支持下，努力促進“業(yè)財融合”，做好決策中財會反映、執(zhí)行中動態(tài)監(jiān)控、完成時有效評價的工作。J學院財務(wù)流程隨著內(nèi)外環(huán)境的變化，已經(jīng)不能滿足學院整體發(fā)展需求，針對環(huán)節(jié)銜接中的風險點進行流程優(yōu)化勢在必行。

流程的優(yōu)化設(shè)計應(yīng)當堅持戰(zhàn)略性、適應(yīng)性、公開性、服務(wù)性與管控性。財務(wù)管理遵循戰(zhàn)略性原則，從學院整體長期及當年教學、科研、管理等發(fā)展目標整體謀劃，根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求安排預(yù)算資金。優(yōu)化設(shè)計的流程須具有適應(yīng)性，主要表現(xiàn)為完善的過程和結(jié)果均應(yīng)與高職院校教育發(fā)展大環(huán)境及學院自身運轉(zhuǎn)狀況相匹配，既不能超越業(yè)務(wù)和財務(wù)的實際需求范圍，也不能滯后于當前水平，須在不斷調(diào)整中找到最優(yōu)方案。優(yōu)化流程就是把辦事方式公開化、固定化，清晰標注每一步的內(nèi)容，讓辦事人員明明白白，力求不讓過程中出現(xiàn)任何模糊地帶，削弱人為因素在財務(wù)流程中的影響。財務(wù)是基礎(chǔ)服務(wù)工作，為了確保學院業(yè)務(wù)正常、高效率運轉(zhuǎn)，提供強大財務(wù)保障，應(yīng)以讓廣大師生滿意的財務(wù)服務(wù)為目標，讓大家少跑路、少等待，不斷優(yōu)化每一環(huán)節(jié)。學院資金管控是貫穿整個流程的核心與落腳點，讓每一分錢花到實處，財務(wù)管理方式由粗放到精細，由僅僅是會計核算到為上層管理決策提供有力數(shù)據(jù)支撐，切實為學院提升綜合辦學水平，這些應(yīng)當是預(yù)算管理與預(yù)算執(zhí)行科學與否的真正評價標準。

五、流程設(shè)計與優(yōu)化

財務(wù)流程主要是指財務(wù)部門為了實現(xiàn)財務(wù)會計目標而進行的一系列活動。我國高職院校財務(wù)流程設(shè)計的原則和實效性，將直接關(guān)系到學校整體管理活動。目前高職院校逐漸普及財務(wù)信息化管理，充分運用現(xiàn)代科技為報銷人員和會計人員減負，提升會計信息質(zhì)量與“業(yè)財融合”水平已經(jīng)成為大趨勢。J學院針對原先實踐工作出現(xiàn)的風險點與矛盾點，致力于解決信息不對稱造成的系列問題，協(xié)調(diào)各方利益關(guān)系，切實保障高職院校財務(wù)制度貫徹落實，提升財務(wù)創(chuàng)新能力，通過認真總結(jié)再到實際應(yīng)用并不斷完善，逐漸明確了財務(wù)流程優(yōu)化的設(shè)計方向。

以J學院為例，優(yōu)化完成的財務(wù)報銷流程如圖2所示。首先，根據(jù)學院五年發(fā)展總體規(guī)劃以及當年學院安排的重點工作綜合考慮，安排各類經(jīng)費項目。在明確整體戰(zhàn)略布局后編制預(yù)算項目分配財力，有效避免不同年度預(yù)算失衡不銜接等沖突，一定程度上緩解了財政資源有限造成不同部門利益沖突的情況，強化了各方動能，使預(yù)算控制范圍全面化。其次，根據(jù)總體規(guī)劃安排編制各經(jīng)費項目績效目標，明確本年度內(nèi)預(yù)計可達到的產(chǎn)出效果，增加學校各部門對經(jīng)費使用的自主權(quán)，同時讓預(yù)算績效目標貫穿投入、產(chǎn)出和成效全過程，有助于提升年度預(yù)算執(zhí)行力，充分發(fā)揮財政資金效能。當預(yù)算執(zhí)行年度終了，對照申報預(yù)算的績效目標內(nèi)容給予評價，再將評價結(jié)果納入下年度預(yù)算績效目標安排中，與財政資金“花錢必問效，無效必問責”的基本理念緊密貼合。利用目前J學院引進的全面預(yù)算系統(tǒng)，可以實現(xiàn)線上收入預(yù)算及支出預(yù)算的申報、審核以及支出預(yù)算“一下”修改和“二上”申報，方便各類預(yù)算信息查詢統(tǒng)計，用規(guī)范化線上方式固定流程，推進預(yù)算編制的規(guī)范性，減少各種因素在預(yù)算申報與下達過程中的干擾，進一步透明化、公開化財政資金預(yù)算。

預(yù)算下達后，將各部門日常經(jīng)費和項目經(jīng)費通過全面預(yù)算平臺連接導入核算平臺，自動生成經(jīng)費下達憑證后，報銷人即可進行線上預(yù)約報銷。預(yù)約報銷采取線上簽批模式，解決了報賬人員因找領(lǐng)導簽字而延長報銷周期的問題，加強了預(yù)算執(zhí)行管理，省卻廣大教職工因報銷簽批而消耗時間。同時，通過線上預(yù)約平臺操作，報銷人、證明人與審批人均有留檔記錄，想要了解歷史報銷詳情更加方便。而預(yù)約報銷平臺電子發(fā)票認證系統(tǒng)，可以在上傳時校驗電子發(fā)票真?zhèn)危⒆詣佑洃浧碧枺怪貜蛨箐N的情況出現(xiàn)，防范財務(wù)風險。此外，將經(jīng)費控制前移，可以避免出現(xiàn)報銷后到制單環(huán)節(jié)才發(fā)現(xiàn)無預(yù)算或者超預(yù)算的情況。借助于線上預(yù)約報銷，可以實現(xiàn)“無預(yù)算不支出”，有效限制預(yù)算安排外事項的經(jīng)費支出，保證正常項目資金的有序使用。超預(yù)算的，可根據(jù)學院“三重一大”相關(guān)管理規(guī)范另外申請資金，即預(yù)算調(diào)整10萬元以上及無預(yù)算的須集體審議，10萬元以下由分管院領(lǐng)導審批。只有審批通過，走流程下達撥付，才可以正常線上預(yù)約報銷。這道程序讓學院預(yù)算管理更加安全、嚴謹，充分體現(xiàn)了學院精細化管理水平。報銷人在線上上傳相關(guān)單據(jù)，經(jīng)證明人和審批人通過后，即可打印預(yù)約報銷單，并投遞至7X24H不間斷運營自助投遞柜。投遞柜的使用節(jié)省了財務(wù)人力，審核員可以根據(jù)工作安排集中時間審核報銷單，一定程度上也大大降低了審核錯誤率。結(jié)算中心審核人員每日分批開柜審核票據(jù)，將有問題的通過平臺短信方式告知報銷人，材料合規(guī)齊全的票據(jù)交至制單員，這樣不僅讓被退單的老師一目了然明白問題所在，也節(jié)約了財務(wù)人員反復解釋時間，提高了辦公效率。

審核通過的報銷材料經(jīng)預(yù)約報銷系統(tǒng)提交到會計核算平臺，自動生成憑證，人工制單員僅需要對科目稍加復核修改即可。提交國庫和銀行付款也是由會計核算平臺直接對接付款系統(tǒng)進行自動匹配，將報賬人員錄入的收款人信息提交即可完成付款操作。同時，在預(yù)約報銷平臺，報銷人可以輕松查看報銷物流進程，無需再到結(jié)算中心詢問有無付款，極大地方便了報賬人員。會計人員定期對會計憑證進行復核、歸檔，年度終了根據(jù)預(yù)算執(zhí)行情況填報決算報表。最終的決算數(shù)據(jù)加上對比年初經(jīng)費使用績效目標的結(jié)果評價，即可為管理層決策下年度事業(yè)工作計劃及預(yù)算安排提供依據(jù)。

J學院利用“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)管理”現(xiàn)代信息化手段，結(jié)合財務(wù)軟件技術(shù)支持，基于經(jīng)典BPR理論逐步完善、規(guī)范財務(wù)流程，很大程度上提高了財政資金運轉(zhuǎn)效率，填補了以往財務(wù)管理流程中的風險空白點，有效解決了信息“孤島”問題，改變了財務(wù)報賬難、到賬時間慢、預(yù)算執(zhí)行率不高的狀況，為我國高職院校今后適應(yīng)“大數(shù)據(jù)”環(huán)境下財務(wù)信息化建設(shè)提供了思路。經(jīng)過新流程發(fā)布運行到不斷升級，充分將理論與實踐相結(jié)合，新的立體式財務(wù)業(yè)務(wù)流程也強化了J學院財務(wù)內(nèi)控管理，減少了運轉(zhuǎn)過程中人為等因素的制約和影響，極大地便利了管理者了解情況、做出決策，有效減少操作風險和管理風險，真正將經(jīng)費使用規(guī)范化、透明化。

六、實施建議

我國高職院校在參考實行信息技術(shù)財務(wù)流程優(yōu)化時，需根據(jù)自身實際更新出臺具備高質(zhì)量、高效率特性的財務(wù)管理制度，尤其是全面預(yù)算績效評價相關(guān)制度，使財政資金充分發(fā)揮最大效用，為學校整體平穩(wěn)、有序、高效運轉(zhuǎn)提供堅實保障。財務(wù)部門是學校重要的職能部門，財務(wù)保障工作的開展，需要學校提供政策上的大力支持。因此，將信息化建設(shè)背景下財務(wù)業(yè)務(wù)流程制度化，明確管理目標、職責、方式，為優(yōu)化后續(xù)業(yè)務(wù)流程發(fā)揮作用奠定基礎(chǔ)，將會大大提升財務(wù)管理整體水平。

技術(shù)層面，我國高職院校由于自身信息化建設(shè)技術(shù)水平普遍聚焦于教學層面，在財務(wù)業(yè)務(wù)流程相關(guān)軟件開發(fā)及應(yīng)用方面尚缺技術(shù)成果。因此可以借助具備安全認證資質(zhì)的第三方專業(yè)軟件機構(gòu)進行個性化定制，讓現(xiàn)成的財務(wù)軟件根據(jù)學校實際需求修改完善。由于“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)管理”理念與實操已經(jīng)在我國高職院校普遍存在，因此在選擇合作的軟件公司時，可優(yōu)先選用已有大量應(yīng)用實例的公司。如此，不僅方便合作前判斷與選擇，也讓后續(xù)相關(guān)軟件的上線更易于教職工上手操作，而且可以避免財務(wù)數(shù)據(jù)泄露、軟件與需求不匹配等不良情況的發(fā)生。

為了保障學校財務(wù)信息有序傳遞，必須配備財務(wù)信息化專人與網(wǎng)絡(luò)安全保障專人負責日常軟件維護管理，不斷強化安全與監(jiān)督。一方面，要將會計人員網(wǎng)絡(luò)安全風險防范培訓納入日常會計繼續(xù)教育內(nèi)容范圍內(nèi)，提高風險處理能力，另一方面要與軟件開發(fā)商協(xié)同管理，定期專崗專人維護財務(wù)信息數(shù)據(jù)，建立電子備份制度，有效防止自然災(zāi)害、意外事故和外部人員惡意盜取、破壞財務(wù)數(shù)據(jù)的情況發(fā)生，提升軟件平臺及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全性。財務(wù)信息管理專員需做好與軟件開發(fā)人員銜接工作，經(jīng)過磨合不斷提升處理常見操作問題的技術(shù)能力，消除信息化建設(shè)下財務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)安全風險威脅。

七、總結(jié)

大數(shù)據(jù)時代，將財務(wù)日常管理延伸到整體績效評價，通過利用貼合實際設(shè)計優(yōu)化的財務(wù)業(yè)務(wù)流程，對我國高職院校財政資金使用進行管理，采用信息網(wǎng)絡(luò)等軟件工程深度洞察，以優(yōu)化資源配置，解決運行中的信息“孤島”問題，提升工作效率與效能，為學校運轉(zhuǎn)與決策提供更有效的財務(wù)數(shù)據(jù)與決策建議。探索和建立財務(wù)信息化流程服務(wù)模式，有效服務(wù)高質(zhì)量高水平發(fā)展，這將是我國高職院校今后財務(wù)管理的大趨勢。