人力資源管理系統

耿郡遙

隨著信息技術的發展，人力資源檔案管理正逐步向計算機化、數字化方向發展。但是，通過完善人力資源檔案管理體系，企業和事業單位也應開拓管理思路，根據企業的實際需要設計檔案管理體系的功能;同時，加強培訓，提高員工信息技術水平。總的來說，信息安全在人力資源檔案數字化管理中的有效應用離不開兩項措施：完善系統本身，提高用戶的技術水平;重要的是，企業和機構能夠根據企業的實際情況，開拓管理思路，采取科學有效的措施，這也是解決企業其他管理問題的主要途徑。

越來越多的中國企業正在通過引入先進的企業管理理念和管理手段，對管理體系進行改革和創新。人力資源檔案管理作為企業管理的重要組成部分，采用數字信息系統進行管理工作，可以有效提高信息輸入、存儲和檢索的效率，提高信息輸入的準確性;同時，管理系統的信息處理功能還可以對員工信息進行分析統計，為企業下一階段開展員工大數據分析提供技術支持。

手工記錄、歸檔和咨詢是傳統檔案管理的特點，這些特點往往決定了傳統的檔案管理方法容易出錯，資源利用率不高。與傳統的檔案管理方式相比，數字存儲系統的建立提供了一種更方便、更快的檔案管理方式，提高了檔案工作效率。

必須通過更好的工具和手段來提高管理效率。人力資源管理電腦化有助于改善商業模式，規范運作，優化管理流程，強化管理要求。數字化在計算機化的基礎上更加自動化和智能化。因此，構建數字化人力資源管理系統是當務之急。采用互聯網技術構建數字化人力資源管理系統，全面支持基礎人力資源管理。以下將從人力資源管理的日常基礎工作中闡述數字化設計的理念。

在中國，傳統的檔案管理方式已經使用了幾十年，因此許多企業和機構積累了大量紙質檔案;如果將這些檔案轉化為數字檔案，需要投入大量的人力和物力;此外，由于一些中小企業條件差，很難投入足夠的資金來創建一個完善的人力資源檔案數字化管理系統。企業缺乏數字化設備，對數字化檔案管理也沒有一定的了解，這些企業只能采用人性化管理模式進行人事管理。

目前，中國仍有許多老一輩的文件管理員。這些檔案管理人員的信息技術水平較差，這使得數字檔案管理系統難以有效推廣。此外，一些年輕的檔案管理人員對信息技術掌握不夠，業務素質還不夠。由故障引起的信息丟失經常發生。此外，很少有企業能夠組織人事管理人員學習檔案管理信息技術，員工形成的不良操作習慣無法及時糾正。企業及時引進了先進的檔案管理設備和系統，由于這些問題，數字檔案管理系統難以充分發揮作用，降低了檔案管理系統的整體安全性。

實現事業單位人力資源檔案管理數字化需要必要的基礎設施。然而，在數字化背景下，事業單位的人力資源檔案管理結構和設備相對薄弱。首先，缺乏計算機等必要的數字化設施和設備，不具備數字化管理的基本硬件條件。第二，數字化工作對人力資源檔案管理的規范化要求較高，但傳統的人力資源檔案管理相對稀疏，紙質檔案嚴重缺乏數字化的基本條件和多樣化的特點，無法滿足現代數字化管理的實際需要。三是網絡傳輸能力相對有限，不僅浪費了人力物力資源，而且影響了人力資源檔案的數字化推廣效果，不利于軟硬件設備的實際作用。

人力資源檔案管理的數字化是一項系統工程，不僅需要必要的硬件設備和設備，而且要實現完善的系統設計，將人力資源數字化引入科學發展的軌道。首先，根據事業單位的現狀，對人力資源檔案管理系統進行總體設計，從管理系統類型、軟件系統開發、檔案插入等方面確定科學的程序和方法。二是加強檔案安全管理能力，確保數字檔案受到嚴密監控，落實基本的安全可靠性體系要求，注重多種形式的數字資產保護。三是將辦公系統與人力資源檔案系統有效連接，實現數據信息查詢功能，建立多種資源的連接渠道。

檔案管理人員的素質是實施數字人力資源檔案管理的重要因素之一，我們需要盡可能提高管理人員的職業素質。首先，讓檔案管理人員熟悉數字化人力資源檔案管理的操作方法，全面提高檔案管理人員的數字化工作水平。二是樹立檔案管理人員的創新意識，不斷提高檔案管理人員的創新思維，豐富檔案管理人員的知識體系，全面提高檔案管理創新能力。三是加強檔案管理人員數字知識業務考核，注重綜合相關工作經驗，力爭通過考核，全面提高檔案管理人員水平。

在硬件結構方面，可以建立專門的企業人力資源管理局域網，避免非法外部用戶的入侵，實現網絡系統的物理安全保護;此外，信息傳輸可以使用加密，以提高傳輸信息的安全性，防止重要信息在傳輸過程中被篡改和竊取;傳統防火墻也是有效提高信息安全的手段之一。在系統開發過程中，采取這些措施可以有效地改進信息管理系統;在人力資源檔案管理中引入該系統，將進一步保障信息安全，有效提高人事管理效率。加強培訓是企業發展過程中的一個共同話題。在信息技術培訓過程中，企業應保持開放、積極的態度，確保培訓內容與時代同步，讓員工了解檔案管理的最新理念和現代檔案管理技術。