國企辦公室秘書溝通協調的技巧及其要點分析

陳新

摘要：辦公室秘書是國企中的基本職務之一，主要的職能是協調領導處理綜合情況、調查研究、聯系接待、文書處理等，架起了上級領導與基層部門，或者與其他企業之間溝通的橋梁。這就要求國企辦公室秘書具備良好的溝通和協調能力，因為這將關系到其能夠協調企業內部，以及其他公司業務往來的各項事務。本文主要分析了國企辦公室秘書溝通協調能力的技巧和要點，旨在為國企辦公室秘書的工作提供參考建議。

關鍵詞：國企;辦公室秘書;溝通協調;技巧;要點

引言：

隨著文化、經濟的全球化發展，我國社會主義市場經濟體制發生了一定的變化，使得國有企業在發展中面臨著激烈的市場競爭，為國企的持續發展帶來了一定的挑戰。如今，各大企業在人才招聘方面的要求逐漸提高，不僅要求具有過硬的專業能力，還要具備一定的溝通協調能力，以便能夠提高工作效率。尤其是辦公室秘書這一職務，其溝通協調能力關系到能否準確傳達領導的意見，協調好部門之間的工作。因此，探討了促使辦公室秘書掌握好溝通協調的技巧和要點，增強他們溝通協調能力的。

1 國企辦公室秘書溝通協調技巧

溝通是人與人之間、人與群體之間思想與情感的傳達與反饋過程，國企辦公室秘書的溝通主要體現在協調工作上，具體的溝通主體包括領導、同事和客戶，這就需要國企辦公室秘書針對不同的主體，應用有針對性的溝通協調技巧。

1.1與上級領導的溝通技巧

領導是整個企業的管理者，也是任務、命令的下達者，秘書在與上級領導的溝通中主要注意的點較多。首先，明確自己的職能，做好自己的本職工作，在與領導的溝通中，以領導的要求和需求為先，發揮自身的助理職能，盡可能的為領導提供有利于的幫助。其次，考慮到領導的工作特殊性，為了節約領導的時間，提高辦公效率，在與領導溝通之前，就要將需要匯報的工作內容進行整理，然后用簡練、精準的語言傳遞給領導，這樣才能確保不浪費領導的工作時間。最后，要結合領導的性格、愛好，以及在公司的職別，選擇有針對性的交流方式，這就需要辦公室秘書在工作中細心，留心觀察領導的言行，方便采用便于領導接受的方式與其進行溝通交流，更好的確保工作的順利開展。

1.2與同事的溝通技巧

雖然在工作性質上辦公室秘書與其他同事不同，但是本質上都是企業的普通員工，在平時的溝通和交流中，能夠維持與同事之間的工作關系，并建立自身的人際圈。所以，在與同事的溝通協調中，最主要的就是以誠相待，保持真誠的心態，在自己能力范圍之內幫助同事解決困難，更好的維系融洽、和諧的工作關系，這樣能夠為處理協調工作和其他相關工作的順利開展奠定基礎。同時，還要做到尊重同事，辦公室秘書作為一名普通的企業員工，在與同事相處的過程中，應該要堅持相互尊重的原則，切勿在言行上侮辱他人【1】。

1.3與客戶的溝通技巧

接待客戶也是秘書的工作職能之一，由于秘書子在與客戶溝通時，代表了企業的形象，所以要求秘書懂得職場上的禮儀，為客戶留下好印象。客戶是與企業合作交流的對象，任何合作的開始都以“共贏”為前提，因此秘書在交流之前要做好準備工作，通過交流了解客戶的需求，這樣有利于采取適當的協調手段，激發客戶的合作意向，促成與客戶的合作。除此之外，秘書還要具備足夠的耐心，傾聽客戶的訴求、意見、建議和心聲，從而對客戶進行深層次的了解，為雙方的合作爭取有利空間。

2 國企辦公室秘書溝通協調要點分析

2.1謙遜的工作態度

溝通是一門語言藝術，秘書在溝通協調中要想保證高效率的工作狀態，需要具備較強的溝通協調能力，這樣有利于秘書更好的協調周圍的人際關系，為保障工作的順利開展奠定基礎。在開展溝通協調工作時，秘書要針對面向的主體，做好自身的定位，不管是對領導、同時，還是對合作的客戶，都需要具備謙遜的工作態度和清晰的意識【2】。溝通中尊重他人，善于傾聽他人，讓交流對象感受到被重視，有利于協調工作的開展，從而推動企業工作的順利進行。

2.2委婉的溝通語氣

秘書在溝通的時候不僅要重視自己的語言表達，還要注重自己的語氣表達，盡可能的保持委婉的溝通語氣，在與領導、同事，或者客戶的溝通中，過于直白的語氣和強硬的態度會給人留下不好的印象，溝通和協調對象感受不到被尊重。這樣會使溝通效果大打折扣，嚴重時還會激化與溝通對象的矛盾，不利于工作的順利開展，有損于企業形象。這就體現了委婉的溝通語氣的重要性，所以需要國企辦公室秘書提高重視，在交流中時刻保持委婉的語氣，提高與他們的溝通效率。

2.3語言精練簡潔

溝通過程中，實時性的信息更有利于為雙方的交流提供有力證據，提供有效價值，尤其是在秘書與領導進行交流的過程中，及時地將一些重要決定、重要事件傳達給上級領導。同時，在匯報工作、傳達決策的過程中，秘書的語言要精練簡潔，保持思路清晰，語言簡練、內容精辟的狀態，避免拖泥帶水，這樣才能有效提高溝通效率。既能保證不耽誤重要工作的開展，為及時做出應對策略爭取更多的時間，又可以確保工作效率，為企業創造更多的利益。

2.4尊重溝通對象

尊重無論在何時都是人應該具備的優良品質，是社會文明建設中不可或缺的因素。國企辦公室秘書同樣應該具備這一優良品質，這關系到秘書的職業素養。因此，在與他人溝通時，無論溝通的主體是哪個層次的人，秘書都應該表現出對溝通對象基本的尊重，這不僅是一個人應該具備的禮貌，也是人與人之間交流溝通的基本原則。因此，辦公室秘書在與領導、客戶、同事的溝通中，都應給予對方起碼的尊重，從而獲得同等的尊重，確保整個溝通交流工作是在相互尊重、公平公正的情境下進行的，有利于排除私心雜念，真正實現工作內容有效傳達【3】。

結語

綜上所述，良好的溝通和協調能力是國企辦公室秘書應該具備的基本能力，為了協調好工作中的關系，秘書要掌握不同的溝通協調技巧，同時注重分析溝通協調要點，結合自身的工作經驗，不斷的提升自身的綜合能力，為企業的發展提供助力。

參考文獻

[1]李娜，.國企辦公室秘書溝通協調的技巧及其要點思考[J].中國集體經濟，2017，（6）

[2]甘龍超[1]，.國企辦公室秘書溝通協調的技巧及其要點思考[J].市場周刊·理論版，2020，（20）

[3]桂國鴻，.新形勢下國企辦公室秘書的職業要求探討[J].辦公室業務，2018，0（16）

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