基于大數據背景下的高校人事檔案管理信息化建設分析

朱興榮

[摘要]高校在大數據背景下，利用數據處理技術，提高了人事檔案管理信息化建設的基本能力，而且還提高了人事檔案管理的質量。人事檔案管理為高校日常管理工作中非常關鍵的一項管理內容，并且也為一個復雜的系統工程，不但信息量龐大、變更頻繁，也有廣闊的涉及面，需要確保其及時、保密和精準，加之管理人員非常匱乏，因此想要將高校人事檔案管理工作做好，難度依舊很大。如今，社會中廣泛應用計算機網絡信息技術，使得高校人事檔案管理信息化逐步邁向了信息化管理，最終也有效提升了工作質量與效率，然而，當前時期，依舊有一系列問題存在于高校人事信息化建設中，因此深入思考和探尋這些問題的解決方式較為關鍵。

[關鍵詞]大數據背景；高校人事檔案管理；信息化建設；分析

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）06-0067-02

大數據技術還可以深入挖掘出人事檔案數據信息之間的關聯性，每一項人事檔案管理的工作內容，都應該依據大數據的處理規范去操作，這樣不僅能加快處理速度，而且還能得到有參考價值的數據信息。應用大數據信息技術，不斷量化人事檔案管理的實際數據，并且可以幫助高校積極開展出有針對性的管理活動內容。而通過科學地預測出高校的發展方向，就可以量體裁衣，制定出適合的人才培訓方案，真正做到人才崗位匹配的精準性，進而推動高校人才管理目標的落實。

一、高校人事檔案管理工作的現狀

（一）人事檔案信息化意識相對薄弱

我國高校在計算機等硬件設備上投入較大，校園的數字化建設也在不斷推進，但對人事檔案管理的重視程度不夠。另外，當前很多高校管理觀念、管理模式相對落后，仍以簡單機械的方式為主，主要通過人工手動方式查檔、翻檔、摘錄和分析，甚至對幾百上千份檔案逐一排序、比較，然后進行統計、梳理等。這既費人力，又容易出現誤差，在此狀況下，信息化意識比較薄弱，面對信息化工作無從下手。

（二）檔案從業人員專業素質有待提高

由于資金及認識等因素的限制，很多高校對人事檔案管理工作重視程度不夠[2]。人事檔案管理人員的培訓和提升不夠及時和連續，導致相關從業人員的檔案管理水平仍處于傳統檔案管理和紙質管理水平。受傳統人事管理模式的影響，這些人事檔案從業人員專業素質不過硬，直接制約著現代人事檔案信息化水平的提升。

二、高校人事檔案管理信息化的必要性

就當下而言，這種模式與高校的持續性發展、教師資源的配置及政策措施等不匹配。高校檔案管理水平的高低直接影響當前及以后整個學校的管理布局[1]。

（一）完善人事檔案電子信息是實現現代高校人才與崗位匹配的有效手段

人才引進和積累是現代高校發展的重要途徑。檔案的管理對優秀人才的使用以及崗位的匹配起到重要的作用。各個高校都非常重視優秀人才的引進，在交流、宣傳方面，檔案管理亦有著舉足輕重的作用。在人才的選拔和任用方面，信息化檔案可以方便快捷地為部門提供可靠的信息來源和依據。

（二）人事檔案信息化建設是檔案長久保存和保證真實性的有效途徑

當前，我國人事檔案一般由紙質檔案材料組成。一個人自建檔開始，檔案會經過若干次的拆封和重新裝訂，更換保存地點。在此期間，可能會由于多次拆閱導致紙質受損或丟失，也可能由于保存不當導致受潮，或因為意外、災害而受損，這都影響著檔案的真實性和完整性，從而影響工作的效率。人事檔案信息化可以避免這些問題，而且也可以有效地阻止他人對檔案的修改、換取，甚至偽造等。當然，前提是檔案被信息化之前，必須保證信息準確完整、真實有效等。

三、高校人事檔案信息化管理的途徑

我國有很多高校很早就重視檔案信息化的工作，并嘗試付諸實踐。近年來，隨著高校的快速發展，人事檔案的信息化工作顯得更為重要。截至目前，由于受各種因素制約，信息化建設出現很多亟待解決的問題。

（一）資金充足是人事檔案信息化的必備條件

資金短缺是普遍出現的問題。我國高校學生數量龐大且流動性強，教職工數量多且構成復雜，所以在人事檔案信息化建設的過程中，不僅要考慮教職工的檔案管理，還要考慮學生檔案的管理問題，人事檔案信息化需要龐大的資金支持[3]。另外，在購置信息化設備時，也需要相應的資金支持。我國大多數高校只有有限的資金，導致人事檔案信息化建設進程緩慢。

（二）人事檔案管理人員專業水平的提高是人事檔案信息化實現的堅實基礎

我國很多高校對人事檔案信息化缺乏足夠的認識，在可支配資金有限的情況下，更容易忽略人事檔案管理工作，缺乏相應的培訓[4]。不僅要求他們具備較高的職業素養，而且要求他們必須掌握相應的信息化技術能力和應對處理能力。這就要求我國高校的管理者和規劃者重視信息化建設，認識到信息化是未來趨勢，重視人員待遇，提升其工作的積極性，這樣可以吸引更多有專業素養和專業技能的人才加入，有利于高校檔案信息化人才的積累。

（三）安全保障體系和管理制度的建立是人事檔案信息化的重要保障

計算機本身的不穩定性和網絡不安全性給人事檔案的信息化帶來了挑戰。一旦檔案信息丟失或泄露，可能會造成很嚴重的后果。因此，實現人事檔案信息化，要建立獨立的運行系統，保障其安全性和保密性。要對不同部門、不同管理人員設置不同的瀏覽權限。要建立嚴格的人事檔案信息化管理制度，防止泄露和利于追究責任。要利用人事檔案信息化的特點，充分發揮在人才交流、宣傳、把關、使用等方面的重要作用，為高校的人才建設和管理發展提供有效的保障。

（四）建立資源共享數據庫

伴隨我國互聯網信息科技力量的持續進步，當下我國各個高校在執行各項作業的時候，大多都會使用獨立的信息數據系統，而各個部門所采用的信息管理系統存在切實區分，使得高校自身的信息化管理工作缺乏聯動，難以契合發展的長遠需求。對此，高校在進行人事檔案信息化建設的時候，就要注重建立整個高校的共享數據庫，使得不同部門、不同職能人員能夠在同一信息管理系統下運作，使得高校的認識管理信息化成效更高。例如，每一年高校都會有不同的人員檔案信息，不僅來源非常豐富，且其中的內容也較多，具備極強的實用價值[5]。而其整理、歸類和匯總的工作難度較大，因此相關的作業效率相對較差。而通過將其在大數據背景下的信息化建設，能夠利用互聯網和計算機的作用，將不同的數據進行自動化的歸類、整理，各個部門一旦需要使用人事檔案數據，即可在互聯網下運作和交接。而針對多部門、跨部門之間共同的人事資料使用，就需要在此基礎上進行大數據背景下的互聯共享資源的建設，將所有的人事資料內容上傳至公開的平臺，各個部門根據自己的需求進行分門別類地找尋。因此，在各項數據的統計和匯總的時候，要確保采用統一格式，才能更好契合大數據下的人事檔案管理的有效共享。

（五）轉變管理理念，實行信息化管理

當前大數據背景下，應該改變原來的思維模式，創建可以容納大數據和個人數據的全面思維方式，并在這個基礎上創建“大”系統，將整個大學里的個人信息都融入進來，這才是管理優秀的趨勢所在。而“大”系統需要有固定的端口，能迅速提取個人的全面信息，如此就能切實提高各個大學部門的工作質量和實際的工作效率。除此之外，“大”系統創建的過程中，還要考慮信息安全，主要是為了限制訪問，優化并解決實際問題，不僅要防止教師信息被不法分子盜取，而且還要能防止知識產權被侵犯。第一，高校檔案的信息比較多，以往紙質的信息又不實用，而大數據信息技術的應用可以將大學工作人員的所有信息都收集起來。第二，大數據信息技術能夠對存儲的所有信息進行分類，所以可讓人力資源去使用信息管理，這樣要比傳統手工控制效率更好。而大數據和其他技術相比，在管理上除了能保證高效以外，還很容易讓人理解。第三，在使用方法上，用大數據管理教工作人員利用計算機進行決策，這對于信息的訪問更加有利。

總之，需要建立完善的信息化體系，同時也要重視應用大數據技術，充分進行有效的人才管理，從而不斷加強管理水平，以更好地為高校日后發展奠定基礎，希望通過以上闡述，能夠保證人事檔案管理的有效開展。

參考文獻

[1]黃超平.“互聯網+”背景下的人事管理信息化建設思考[J].人力資源，2019（16）：127.

[2]夏振影.數字化校園背景下加強高校人事管理信息化建設的研究[J].內蒙古科技與經濟，2019（15）：32+39.

[3]高虹.大數據背景下檔案的管理與利用探究[J].佳木斯職業學院學報，2019（08）：293-294+298.

[4]杜娟.大數據背景下的檔案管理與利用服務研究[J].創新科技，2016（11）：90-91.

[5]祝彩鳳，楊曉慧.大數據背景下檔案信息資源利用服務工作的特點研究[J].辦公室業務，2015（23）：97-98.