財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化升級建設(shè)問題探討

公衍峰，公秀娟

（1.山東安融達信管理咨詢有限公司，山東 濟南 250000；2.巨能資本管理有限公司，山東 濟南 250000）

大數(shù)據(jù)時代下，財務(wù)工作作為企業(yè)發(fā)展的重要支撐，將企業(yè)財務(wù)工作與大數(shù)據(jù)技術(shù)相結(jié)合，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式，實現(xiàn)財務(wù)共享，是財務(wù)工作的發(fā)展大勢。變革財務(wù)管理模式，是打造價值型財務(wù)體系的一項重要工作，帶動公司財務(wù)管理模式的創(chuàng)新，極大地促進了業(yè)財融合的緊密程度，具有極強的現(xiàn)實意義。

1.財務(wù)信息化建設(shè)總體目標(biāo)

為配合公司下一步集團化管理，滿足公司對財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化和會計核算的統(tǒng)一升級要求，確保全公司財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化升級改造工作順利實施，在已有公司財務(wù)管理軟件基礎(chǔ)上，我們聘請國內(nèi)比較專業(yè)的金蝶軟件開發(fā)公司組織開展升級，去年底開始在全公司全面推行財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化升級管理。系統(tǒng)升級上線后，所有分公司與公司本部實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，進一步提高公司整體財務(wù)管理和會計核算工作的質(zhì)量和效率，實現(xiàn)我公司對多項目、多場地、多物資的集中管控，嚴(yán)格了材料出入庫管理，匯算數(shù)據(jù)準(zhǔn)確及時，為公司領(lǐng)導(dǎo)及主管部門提供強有力的數(shù)字保障。以求解決各分公司分散經(jīng)營多頭項目管理導(dǎo)致的數(shù)據(jù)滯后、延時的現(xiàn)象。確保一手數(shù)據(jù)能及時準(zhǔn)確傳達至財務(wù)數(shù)據(jù)庫。

2.財務(wù)信息化建設(shè)的重點任務(wù)

2.1 手機、電腦多形式、多級別、異地審批

各分公司、部室相關(guān)負責(zé)人可靈活運用手機、電腦直接通過手機進行業(yè)務(wù)申請及業(yè)務(wù)的審批，利用領(lǐng)導(dǎo)碎片化的時間辦公，即做到了嚴(yán)格把關(guān)，又提升了工作效率，分散了領(lǐng)導(dǎo)集中簽批的工作量，同時也符合了簽批留痕的制度要求。一是異地賬表查詢處理，實現(xiàn)按核算項目兩個維度的靈活查詢，所有賬表均支持打印和引出到EXCEL 的功能。提供所有的賬表以及核算項目與科目組合表、科目利息計算表、調(diào)匯歷史信息表。二是各分公司、項目部內(nèi)部的往來業(yè)務(wù)處理。往來業(yè)務(wù)管理是財務(wù)管理的重要工作，對往來業(yè)務(wù)的管理包括的內(nèi)容較多：往來客戶信息管理、往來余額管理、呆賬管理、核銷管理等等，幫助企業(yè)及時掌握往來業(yè)務(wù)動態(tài)，系統(tǒng)提供自動收付款動態(tài)，幫助用戶及時收取款項，減少人工帶來的極大工作量。三是內(nèi)部往來協(xié)同網(wǎng)絡(luò)化。總公司、分公司之間往來款項內(nèi)部往來協(xié)同憑證處理，把內(nèi)部往來對賬的控制由事后提前到事中。加強了對內(nèi)部往來業(yè)務(wù)的核算處理，集團內(nèi)部的各個子單位發(fā)生的內(nèi)部往來業(yè)務(wù)，只要有一方在記錄往來業(yè)務(wù)時，實現(xiàn)了由系統(tǒng)告知另一方及時做賬，減少了雙方的往來差異。

2.2 新建材料軟件管理模塊的應(yīng)用

新建材料軟件管理模塊同時支持手機端、電腦端異地多項目同時管理。將以往手工填寫的單據(jù)升級為金蝶系統(tǒng)自動打印管理，擺脫了以往手工書寫不規(guī)范不及時易丟失的弊端，物資即時出入庫，單據(jù)經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審核后立即生效，規(guī)范了流程，減輕了倉管的工作量，可以騰出日常繁瑣開單記賬占用的時間，將精力集中在倉管物資的實物管控。一是采購訂單管理。系統(tǒng)提供完整的訂單管理功能，企業(yè)向供應(yīng)商發(fā)出采購文件，雙方將按照采購訂單進行具體的采購業(yè)務(wù)，規(guī)范了采購作業(yè)流程，提高處理效率。二是入庫成本確認。采購結(jié)算后，入庫的商品確認入庫成本，準(zhǔn)確核算外購入庫成本。實現(xiàn)發(fā)票、入庫單自動，跨期間鉤稽、費用補充鉤稽，減少差錯率。三是出、入庫管理。入庫業(yè)務(wù)是倉庫的基礎(chǔ)核心業(yè)務(wù)， 系統(tǒng)提供負庫存控制，負庫存提示時可以在單據(jù)行進行顏色標(biāo)示負庫存，通過對出入庫單據(jù)的業(yè)務(wù)日期管理，幫助企業(yè)掌握庫存周轉(zhuǎn)情況及呆滯料信息。四是支持單方金額合同與數(shù)量金額合同。金額合同支持不確定商品明細，常用于框架性采購協(xié)議，用于項目性采購協(xié)議，做到無縫連接，支持多級審核；

2.3 規(guī)范流程管控

所有單據(jù)進出有據(jù)可查，包括打印次數(shù)都有嚴(yán)格審批控制，杜絕了重復(fù)入賬、重復(fù)付款、重復(fù)發(fā)料的可能性，消除跑冒滴漏隱患。一是即時庫存管理。即時庫存是用來查詢當(dāng)前物料實時庫存數(shù)量和相關(guān)信息，及時庫存查詢及單據(jù)錄入時即時庫存顯示功能，提供完善序列號管理解決方案，通過序列號管理功能幫助企業(yè)在管層面上實現(xiàn)對分銷渠道和運作平臺的管理控制。二是庫存預(yù)警管理。提供物料保質(zhì)期、倉庫負庫存、周期盤點、最高庫存、最低庫存、安全庫存等關(guān)鍵業(yè)務(wù)的系統(tǒng)預(yù)警，幫助企業(yè)實時、準(zhǔn)確掌握倉庫管理信息的變化，及時制定業(yè)務(wù)應(yīng)對策略。

2.4 往來款項管理

往來款項隨單據(jù)即時同步登賬，改善了以往財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)獨立的現(xiàn)象，消除信息孤島，做到了賬賬、賬實相符，付款清晰精確，提升了企業(yè)的商業(yè)信用。一是報表分析功能。系統(tǒng)提供豐富的采購業(yè)務(wù)分析報表，支持靈活設(shè)置查詢分析條件，幫助企業(yè)快速、準(zhǔn)確地分析采購業(yè)務(wù)狀況。二是對MTO 計劃模式的支持。對MTO 計算產(chǎn)生的采購申請單，在后續(xù)的訂單、收料、發(fā)票等單據(jù)中，系統(tǒng)自動攜帶計劃跟蹤號，達到對MTO計劃模式物料的采購全程跟蹤監(jiān)控。

2.5 管理鏈條

實物資產(chǎn)多部門共享，采購可以根據(jù)短缺庫存結(jié)合項目進度提前安排采購計劃，解決了采購不及時、臨時大批量采購資金占用的情況，施工部門也可以根據(jù)實時庫存合理安排領(lǐng)料計劃，庫管可以根據(jù)情況了解倉位及物資的調(diào)配，庫存周轉(zhuǎn)率得以提升，根據(jù)庫齡分析可以合理安排發(fā)貨批次，建議合理采購減少物資積壓和資金占用。

3.財務(wù)信息化建設(shè)的工作要求

一是加強組織領(lǐng)導(dǎo)。各分公司、部室要高度重視財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化管理升級改造工作，充分認識抓好此項工作的重要性和緊迫性。各分公司、部室要專人負責(zé)，確保系統(tǒng)改造和建設(shè)工作按期順利完成。二是強化協(xié)調(diào)配合。各公司要建立完善部門、項目部等分工協(xié)作機制，既要明確職責(zé)任務(wù)，又要強化協(xié)作配合。結(jié)合本公司實際，綜合考慮一線工地、項目管理、各不同業(yè)務(wù)、資金、信息化基礎(chǔ)等方面的因素，對項目建設(shè)進行科學(xué)規(guī)劃，并主動協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同推進系統(tǒng)建設(shè)。三是確保信息安全。各地要嚴(yán)格執(zhí)行《公司財務(wù)制度匯編》、《公司材料管理辦法》采取嚴(yán)格的技術(shù)防范措施，防止信息泄露。要切實加強數(shù)據(jù)安全管理，做好數(shù)據(jù)備份。有條件的分公司，要建立應(yīng)用級的容災(zāi)備份系統(tǒng)，確保網(wǎng)絡(luò)、硬件等故障發(fā)生時，財務(wù)辦公業(yè)務(wù)不受大的影響。

4.財務(wù)部搭建共享中心實施方案舉例

根據(jù)事業(yè)部財務(wù)共享方案的要求，擬對A 商品財務(wù)相關(guān)核算業(yè)務(wù)進行優(yōu)化調(diào)整，為確保調(diào)整順利實施，特制定本方案。

整體情況方面，各分部費用報銷、供應(yīng)商貨款結(jié)算、A 商品財務(wù)除外銷客戶結(jié)算、商品核算、商品供應(yīng)商結(jié)算（合計513 個，其中農(nóng)戶202 個、合作社和農(nóng)場157 個、公司戶154 個）、費用報銷初審業(yè)務(wù)外，其余全部集中到財務(wù)共享中心處理；A商品部需要留存?zhèn)溆媒穑糜诰o急支出或者現(xiàn)金收取時的找零等。調(diào)整時間自年期間7 月上旬開始，時間跨度3 個月。調(diào)整業(yè)務(wù)內(nèi)容及調(diào)整方案如下表：

序號 業(yè)務(wù)內(nèi)容 調(diào)整后 備注1 費用報銷：差旅費、業(yè)務(wù)招待、零星購置、宣傳費、促銷費、車輛費用（含外租車相關(guān)款項的收取，收取的裝卸費等；外租車運費明細的抽查等）等報銷業(yè)務(wù)；下派費用、內(nèi)部分攤費用原始單據(jù)可由A 商品核算環(huán)節(jié)進行初審，如查驗發(fā)票真?zhèn)蔚龋皇掷m(xù)的齊全性、合理性，是否符合報銷標(biāo)準(zhǔn)等由財務(wù)部對口崗位負責(zé)；單據(jù)可由A 商品核算環(huán)節(jié)代為傳遞（傳遞部門匯總、封存各自單據(jù)）2 預(yù)付款項、各類借款、現(xiàn)金需求 轉(zhuǎn)移至財務(wù)部結(jié)算處；手續(xù)齊全后到財務(wù)部對口崗位處理整體轉(zhuǎn)移至財務(wù)部結(jié)算處，包括：單據(jù)傳遞、報銷審核、賬務(wù)處理、款項支付、收取等；手續(xù)齊全后到財務(wù)部對口崗位處理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)需提前籌劃，財務(wù)環(huán)節(jié)可協(xié)助傳遞相應(yīng)單據(jù)等臨時性用工如：季節(jié)工、促銷員等人力環(huán)節(jié)金蝶系統(tǒng)中無工資方案，如不建立方案需傳遞紙質(zhì)版簽批付款明細，并由人力環(huán)節(jié)提報費用報銷單；員工需現(xiàn)金上交的人力費用（產(chǎn)假保險公積金等、可由員工網(wǎng)銀電匯至公司戶）和離職審核等業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)部對口崗位負責(zé)4 工程項目、資產(chǎn)等購置項目，質(zhì)保金的清退、收取；固定資產(chǎn)管理3 工資等人力費用支出，保險、公積金分攤；福利費用等轉(zhuǎn)移至財務(wù)部；手續(xù)齊全后到財務(wù)部對口崗位處理轉(zhuǎn)移至財務(wù)部；工程支出、設(shè)備購置等手續(xù)齊全后到財務(wù)部對口崗位處理；資產(chǎn)日常管理由財務(wù)部對接A 商品

5.結(jié)語

共享方案成果表現(xiàn)為財務(wù)共享以后，各分部財務(wù)由兩名財務(wù)人員調(diào)整為一名財務(wù)管理員，總部統(tǒng)一進行業(yè)務(wù)處理，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、信息共享，降低人員成本，事業(yè)部共節(jié)約43 人，節(jié)省人力成本約170 余萬元。其他事宜方面，轉(zhuǎn)移前后各環(huán)節(jié)保持正常業(yè)務(wù)開展，不必突擊到財務(wù)處理各類事項。7 月份預(yù)算調(diào)整進行中，各環(huán)節(jié)正常對接處理。業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)7 月13 日前下發(fā)供應(yīng)商告知函（供應(yīng)商告知函文本由財會處于7 月9 日提供），通知到轉(zhuǎn)移供應(yīng)商。其他未盡事項，請在本方案發(fā)布后2 天內(nèi)通知財務(wù)或者相關(guān)環(huán)節(jié)討論，過期不再處理。