巧用Excel函數(shù)實現(xiàn)中職學(xué)生成績數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計

何朝輝

（華容縣職業(yè)中專，湖南 華容414200）

0 引言

在學(xué)校的工作系統(tǒng)中，學(xué)生的成績既是學(xué)生認知自己階段學(xué)習(xí)成果的重要數(shù)據(jù)，同時對于之后的教學(xué)實踐與教學(xué)改革方向也有著重要的指導(dǎo)意義，因此學(xué)校行政系統(tǒng)既要從思想上重視成績的統(tǒng)計分析工作，同時也要積極探究工作效率提高的方式方法。而從當前的辦公軟件的應(yīng)用來看，Excel函數(shù)有著強大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能。在日常的行政系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)處理過程中，如何應(yīng)用Excel函數(shù)快速高效的實現(xiàn)成績的統(tǒng)計與數(shù)據(jù)的分析是當前中職學(xué)校行政系統(tǒng)所要關(guān)注的問題。

1 統(tǒng)計學(xué)生成績分布情況

在中職學(xué)校對于學(xué)生成績進行分析以及統(tǒng)計的過程中，以百分制為計算方式，學(xué)生的成績分為不同的統(tǒng)計分段點，而在不同的成績區(qū)間有著不同的人數(shù)分布。根據(jù)中職學(xué)生的成績分布可以明確學(xué)生在階段學(xué)習(xí)中的學(xué)習(xí)情況，也能考核在一階段內(nèi)中職教育的最終成果。教師借助Excel軟件通過對frequency函數(shù)的應(yīng)用，以區(qū)域內(nèi)數(shù)據(jù)頻率的分布來快速的分析學(xué)生的成績情況[1]。

從具體的操作來看，在該Excel函數(shù)的應(yīng)用過程中，首先要進行學(xué)生成績的整體錄入，在單元格區(qū)域內(nèi)完成學(xué)生數(shù)據(jù)成績的整理工作。而學(xué)生成績表錄入完成之后，為了有效的對于學(xué)生的考試成績進行統(tǒng)計分段，在百分制的計算方法下其統(tǒng)計分段點可以分為6種：100分，90～99，80～89，70～79，60～69以及59分及以下。在設(shè)置具體的統(tǒng)計分段點之后，在整個數(shù)據(jù)的操作過程中，首先要通過區(qū)域數(shù)據(jù)的選中來明確Excel函數(shù)的應(yīng)用范圍與應(yīng)用方向。而整體的單元格區(qū)域選中完成之后。該Excel函數(shù)為數(shù)組公式的應(yīng)用背景使得其在具體的操作中可以通過按鍵的簡單操作實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速處理。

2 核算歸納補考名單

中職學(xué)校在開展教育時采取了學(xué)分制的考核方法，學(xué)生在單一課程的學(xué)習(xí)過程中，如果在學(xué)期內(nèi)有著不及格的學(xué)科成績，則要通過補考的參與以及補考的及格來得到該門課程的學(xué)分。因此在中職學(xué)校進行成績統(tǒng)計的過程中，教師也要對于數(shù)據(jù)內(nèi)的學(xué)生成績進行分類，明確補考的人員名單，并按照該名單來指導(dǎo)之后的補考工作。

而在整體的成績統(tǒng)計工作過程中，成績的補考查詢則要根據(jù)一定的條件進行邏輯判斷，教師可以通過if函數(shù)的應(yīng)用，在條件函數(shù)的應(yīng)用過程中以條件的設(shè)置來判定學(xué)生的成績并明確學(xué)生的某一門課程是否需要補考[2]。

在具體的數(shù)據(jù)操作過程中，if函數(shù)作為條件函數(shù)，在應(yīng)用的過程中有著具體的語法結(jié)構(gòu)，既有著結(jié)果成立的可能同時也有著結(jié)果不成立的可能。而教師在進行條件設(shè)置時，則要根據(jù)具體的科目要求的不同來限定不同的判斷條件。在成績的處理過程中，前期的考試成績分布情況將學(xué)生的成績分為了6個不同的等級。從考試的補考條件來看，第六等級的學(xué)生也就是59分及以下的學(xué)生是需要補考的。因此，教師在進行數(shù)據(jù)處理時可以60分為條件，學(xué)生大于或等于60的則不需要補考，而學(xué)生小于60，即59及以下則需要進行補考工作。具體操作如圖1所示，選中C2單元格，輸入：=IF(B2>=60,"及格","不及格")，然后按“Enter”鍵。

圖1 成績及格數(shù)據(jù)統(tǒng)計

通過該種條件的設(shè)置，對于之前所收集到的學(xué)生成績進行統(tǒng)一的處理。而在條件函數(shù)的應(yīng)用完成之后，在成績的下一欄輸出最終的結(jié)果，以是和否相對選擇來判定學(xué)生是否需要補考。在同一數(shù)據(jù)表中進行Excel函數(shù)的操作，可以采用復(fù)制粘貼的形式，教師進行數(shù)據(jù)的處理以及成績補考的查詢過程中可以通過以第1行Excel函數(shù)的正確設(shè)置為基礎(chǔ)，通過數(shù)據(jù)的復(fù)制與粘貼來實現(xiàn)其他單元格的數(shù)據(jù)處理，既提高了工作效率，同時也保證成績統(tǒng)計收集、處理分析的科學(xué)性與有效性。

3 按成績進行人數(shù)統(tǒng)計

在對成績進行數(shù)據(jù)的處理以及分析過程中，教師要根據(jù)整體的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)對于學(xué)生的名次進行排名，同時也要統(tǒng)計補考的人數(shù)以及整體的課程及格率。因此，為了提高成績數(shù)據(jù)處理的效率，在進行數(shù)據(jù)處理的過程中可以通過countif函數(shù)的應(yīng)用，以引用范圍與應(yīng)用條件的確立來實現(xiàn)成績處理工作效率的提高。

首先從排名次的功能設(shè)置來看，在該Excel函數(shù)的應(yīng)用過程中，成績的排名主要涉及參與考試的所有學(xué)生，因此，為了在不改變工作表記錄順序的情況下計算每個學(xué)生的名次。教師可以通過設(shè)置對各科平均分按“優(yōu)秀、良好、及格和不及格”統(tǒng)計人數(shù)。在具體的操作過程中，首先可以通過Excel函數(shù)條件的限制來命令單元格開始工作，在得到單元格的值之后，工作人員可以通過公式的復(fù)制粘貼來實現(xiàn)所有數(shù)據(jù)的及時處理，既保證單元格區(qū)域不變，同時也輸出學(xué)生的最終名次。操作方法和步驟:(1)可運用SUM(C3:F3)、AVERAGE(C3:F3)、RANK(H3,H3:H43)等 函 數(shù) 公 式 統(tǒng)計班級各學(xué)生的總分、各科平均分和成績排名;(2)單擊M4、M5等單元格,在編輯欄內(nèi)輸入“=COUNTIF(H3:H43,">=85")”按Enter鍵確認、“=SUM(COUNTIF(H3:H43,">="&{75,85})*{1,-1})”按Enter鍵確認,可以計算出M4、M5單元格內(nèi)數(shù)值,如圖2所示。

圖2 學(xué)生成績分數(shù)段人數(shù)統(tǒng)計

其次，在補考人數(shù)的統(tǒng)計過程中，應(yīng)用該Excel函數(shù)并不需要判斷每個學(xué)生的成績，只需要根據(jù)之前的成績排名以及補考人數(shù)統(tǒng)計情況來判斷在所有的學(xué)學(xué)群體中成績小于60分，也就是需要補考的最終人數(shù)合計。因此在應(yīng)用countif函數(shù)時，其引用的條件只需要限制在成績小于60分，即可通過小于60分的人數(shù)核算來明確在之后的教學(xué)安排中需要參加補考的學(xué)生人數(shù)。

最后，在對及格率的統(tǒng)計過程中，該項工作內(nèi)容與補考人數(shù)的統(tǒng)計有著一定的類似性，在Excel函數(shù)的應(yīng)用過程中，補考人數(shù)的限制條件是小于60分，及格率的限制條件則是大于60分。當確定了具體的人數(shù)之后，通過一定的計算方法就可以計算出整體考試的及格率，當Excel函數(shù)提取到最終的及格人數(shù)之后，工作人員可以通過及格人數(shù)除以總?cè)藬?shù)的計算手段來明確考試的及格率，在單一學(xué)科的及格率計算過程中，也可以通過篩選的手段，以學(xué)科為條件來限定計算的范圍，得出課程的及格率。

4 結(jié)語

面對在成績處理過程中涉及到的大量數(shù)據(jù)，Excel函數(shù)在使用的過程中既能提高工作效率，同時其工作精確性也會大大提高。在工作過程中人工參與的減少會降低工作過程中存在的不確定性因素，以信息技術(shù)手段的應(yīng)用來快捷方便智能的完成數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作。