基層事業單位紙質檔案和電子檔案的并存與融合管理

徐志紅

摘要：近年來，經濟快速發展，計算機技術不斷發展，紙制檔案與電子檔案并存是事業單位檔案管理的客觀現實，在推動檔案管理電子化、信息化和標準化的理念下，應當優化紙質檔案與電子檔案的管理思路，明確兩者的不同側重點，進一步形成相互印證的檔案體系，并且實現原始數據信息的充分挖掘，達到提高檔案管理質量目標。

關鍵詞：基層;事業單位;紙質檔案;電子檔案;并存;融合管理

分類號：G271;G276;D630

引言

在電子信息技術（ElectronicInformationTechnology）日益發展的今天，電子檔案應用而生，成為人們不可或缺的一項保存記錄的方式。電子檔案的優勢不言而喻，但是傳統紙質檔案也有著不可替代的作用，所以今天的人們更習慣于將二者結合使用，既發揮了電子檔案在存儲、管理上的優勢，又不丟失傳統檔案的不可替代作用。未來一段時間，傳統紙質檔案和電子檔案一定會相互存在、協同使用，讓檔案管理事業更加方便快捷。

一、紙制檔案管理與電子檔案管理特點

①紙質檔案的概念及優劣勢。紙質檔案是以傳統的紙張作為主要檔案信息存儲載體的方式，紙制檔案主要由圖紙、電報、相冊、書稿、證書、圖表等組成。我國事業單位以往主要歷史檔案均由紙制材料制作和組成。紙制檔案具有穩定性、完整性、安全性和風險小的特征。紙制檔案有明確的規則和制度標準，需要加蓋公章和印章，要求紙制檔案有法律效力。但是，紙制檔案管理也有一定的局限性，紙制檔案查閱速度慢，需要占用一定的空間，在借閱時容易損壞，而且保存的時間相對較短。②電子檔案的概念及其優劣勢。電子檔案是借助信息技術進行管理的存儲方式，電子檔案可以通過計算機有效識別，其主要內容具有形式多樣的特征。電子檔案的存儲空間巨大，可以實現對文字、視頻、圖表和各種信息的多元化存儲。電子檔案具有共享性、實時性、互動性和快捷性的特征。可以在智能化的設備下自動實現檔案的存取。

二、基層事業單位紙質檔案和電子檔案的并存與融合管理

1加強檔案管理信息化的建設

根據目前檔案管理的形勢來看，傳統的紙質檔案管理模式已經十分成熟，無論是在管理制度上還是人才支撐上，若要加強紙質檔案與電子檔案的有效融合，就必須要完善檔案管理的信息化建設。在各個組織和機構中，要根據自身的情況，來建立特有的信息化檔案管理模式，才能確保檔案管理信息化建設目標的實現。在檔案管理信息化建設中，要堅持“雙軌制”的原則，雙軌制就是紙質檔案與信息化檔案共同實施，以紙質檔案為正本，以信息化檔案為副本。雙軌制的信息化檔案建設，不僅可以有效的實現了紙質檔案和電子檔案雙重備份，同時還促進了檔案檢索和查詢的效率提升，也能夠保障檔案管理和存儲的安全性。另外，還要實現檔案全周期的管理。在傳統模式下，檔案的管理僅僅是在檔案存儲和使用過程中進行管理，在檔案的全周期管理則是要從檔案的產生、存儲以及銷毀的整個生命過程，所以管理人員必須要掌握檔案管理的客觀規律，才能實現對不同檔案的全周期管理的工作目標，提升檔案管理的科學性和準確性。

2樹立檔案融合思想

應當明確檔案管理工作的重要性，進一步樹立檔案融合思想，在紙制檔案無法被替代的現實條件下，轉化提高檔案資源的利用效率。進行檔案數據信息的充分轉化，推動紙制檔案資源不斷創新發展。重點保證檔案資源的和諧共存，建立通力合作的檔案管理機制，達到檔案管理的綜合化目標。明確檔案管理改革重點。第一，實現紙制檔案管理的分類改革，保證紙制檔案管理健全化，根據業務檔案、行政檔案、人事檔案的分類方式形成綜合化的檔案管理與存儲體系。其次，建立協作分工機制，在專業化、信息化、標準化的背景下明確檔案管理事業改革的時間窗口，促進檔案的深度融合，不斷挖掘紙制檔案蘊藏價值。

3電子檔案的優化管理。

①完善、引入電子檔案管理制度。落實電子檔案管理是當前的必然選擇，要求館員積極轉變工作理念，構建起完善的電子檔案管理制度。在此過程中，應當在單位內重點宣傳、推廣電子檔案管理，為檔案管理工作的展開提供更好的內外部環境保障。在制定電子檔案管理制度中，需要對工作范圍、內容以及程序等進行明確規劃，并實現電子檔案收集、歸檔、借閱與利用等環節的統一管理、全過程管理及監督。另外，應當深入挖掘檔案之間的歷史聯系，實現綜合開發利用，保證電子檔案全面性的同時避免資源浪費。②加強檔案數字化建設。就紙質檔案與電子檔案的使用與管理情況來看，雖然在當前的發展中，紙質檔案占據主要地位，但是電子檔案是檔案管理工作未來發展的必然趨勢。基于這樣的情況，必須要積極落實檔案數字化建設，實現檔案管理工作的現代化。在此過程中，應當重點展開紙質單反與電子檔案同步歸檔，分批完成紙質檔案的電子化、數字化。在此基礎上，還結合管理軟件平臺，推行網絡化服務，滿足不同用戶的實際需求。

4規范制度，建立長效機制，保障人事檔案安全

檔案的實體安全及信息安全是檔案工作的重中之重。隨著互聯網技術的蓬勃發展，個人信息泄露已經讓許多百姓苦不堪言，比如因手機號碼泄露引起的各種電信詐騙事件、花樣百出的推銷電話，嚴重影響了人們的生活。人事檔案記錄了檔案本人所有的學習、工作經歷、家庭住址、主要家庭人物關系網、個人獎懲事件等重要信息，一旦這些信息泄露都會造成極其嚴重的后果。人事檔案的完善是一個漫長而系統的過程，通常持續幾十年甚至上百年。事業單位人事檔案管理部門應依據新時代國家檔案相關法律法規，制定長效的人事檔案安全管理制度，結合防偽、防盜技術的使用，以保障紙質人事檔案及電子人事檔案的安全。國家檔案局、中央檔案館在《電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》中明確規定：具有保存價值的電子文件，必須將電子文件以相應的紙質文件等拷貝一并歸檔。電子檔案系統應具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術手段確保利用過程中電子檔案不被非法篡改。可以在管理后臺對電子人事檔案查閱界面設置只讀功能并制定管理者權限，底層頁面設置特殊水印等使電子人事檔案頁面不能被編輯、刪改以防止泄密等。

5加強兩種檔案的共存性和互動性

紙質檔案與電子檔案在未來一段時間會長期的共存，紙質檔案不會被淘汰，電子檔案也不會占據主要的優勢。紙質檔案與電子檔案在信息技術的不斷提升下，融合會越來越深入。目前來說，首先要提高紙質檔案的共存性和互動性，才能實現兩者有效的結合。所謂共存性，就是紙質檔案與電子檔案兩種形式共同存在。因紙質檔案是首先存在，電子檔案是隨后衍生出來的，因此紙質檔案作為主體存在，電子檔案作為紙質檔案的副本而存在。另外，一些視頻、音頻等信息，在互聯網空間及數字存儲設備中進行存檔以外，還應該進行光盤的刻錄，建立實物存儲形式。這樣，紙質檔案與電子檔案兩者共同存在，能夠保證檔案更加安全的保存。另外，紙質檔案與電子檔案在共同存在的基礎上要加強相互之間的互動和聯系性。紙質檔案與電子檔案兩者各自的特點，可以在查詢、檢索中廣泛的應用。紙質檔案長期的存在為電子檔案的發展提供了穩定的基礎，紙質檔案也要不斷通過電子檔案的優勢，來補充自己的劣勢。電子檔案在長時間作為紙質檔案的輔助功能，也在信息查詢檢索等方面，發揮著巨大的優勢。紙質檔案與電子檔案的互助性，是未來檔案建設與管理的重點方向，也是實現兩者良好融合的重要條件。

6調整檔案管理設施

紙質檔案管理是當前事業單位檔案管理的客觀現實，紙制檔案與信息檔案并存的狀態長期存在。在事業單位投入檔案管理經費有限的情況下，應當立足于做好傳統的紙制檔案管理工作，推動紙制檔案管理向標準化的方向發展。還要進一步優化檔案資源存儲空間，不斷提高檔案管理的硬件水平。首先，基層事業單位應當優化檔案管理庫房，不斷更新檔案管理設備設施，對紙制檔案、文獻古籍，設施設備進行防霉防潮處置，并且持續購進管理用品和設施設備。其次，加強計算機設備的更新更換，保證存儲介質的安全性和可靠性，同時提高檔案的存儲特點和調整水平，加強檔案質量管理。

7事業單位人事檔案紙質檔案與電子檔案有機結合可以相互揚長避短

目前，人事檔案紙質檔形式仍然是主力軍，但隨著辦公自動化、電子信息技術的發展，電子檔案的在查詢檢索方面的效率優勢使其飛速發展。人們一度猜想電子人事檔案將取代紙質人事檔案，但電子檔案的易復制、修改、刪除特點，又使其合法性大打折扣。此外，電子人事檔案對檔案管理系統的依賴性、易遭病毒和黑客攻擊等客觀缺陷也成了電子人事檔案的短板所在。因此，紙質人事檔案與電子人事檔案只有優勢互補、取長補短，才能更高效地發揮人事檔案的價值與作用，更好地提供利用和服務。

三、結語

綜上所述，紙質檔案與電子檔案的融合是未來檔案建設的重要內容。在社會信息化水平逐漸加深的環境下，智能生活與線上辦公成為主流趨勢，檔案的管理與人們的職業和生活息息相關，復雜的檔案管理程序已經于當下的先進的社會生活方式極為不符。檔案管理人員要從自身的工作實踐做起，通過實踐的經驗和理論的積累，為檔案工作的發展和優化提出合理化的建議，能夠不斷促進檔案工作的完善與進步。

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（山東省濟寧市汶上縣南旺鎮政府，山東濟寧? 272506）