OA辦公系統環境下疾控文書檔案管理的思考

鐘群

[摘 要] OA辦公系統是電子信息技術發展的產物，該系統提高了辦公網絡化和自動化水平。疾控文書檔案管理中應用OA辦公系統可以明顯提高檔案管理水平。文章主要分析了疾控文書檔案管理中OA辦公系統的應用情況。

[關鍵詞] 疾控文書；檔案管理；OA辦公系統

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）03-0057-03

目前，電子辦公系統作為常用的辦公軟件已在各級企事業單位廣泛應用起來。在各級疾控系統的文書檔案管理中，應用OA辦公系統可以提高檔案管理的自動化水平，對于高效、便捷處置疾病預防與控制的各項日常業務具有重要意義。因此如何提高OA辦公系統在疾控文書檔案管理中的應用效率，是目前疾控文書檔案管理人員的關注重點。

一、OA辦公系統介紹

OA辦公系統的全稱為辦公自動化（office automation，OA）系統。該系統以辦公管理制度為基礎，構建起計算機和其他網絡系統之間的聯系，屬于多功能辦公系統。OA辦公系統可以實現一體化辦公模式，能有效解決以往手工辦公模式存在的不足，對于提高信息資源收集和處理的效率具有重要意義。此外，OA辦公系統可以有效節約人力資源成本，與現階段我國積極提倡的節約化辦公相符合，能切實提高部門管理水平。在網絡信息化飛速發展的今天，OA辦公系統已經在政府機關和各級各類企事業單位中廣泛推廣使用，極大地提高了企業辦公效率[1]。

二、疾控文書檔案管理的重要性

疾控文書檔案管理是疾控中心綜合管理不可缺少的內容。疾控中心的前身是衛生防疫站，屬于衛生健康委員會下屬機構。疾控中心主要擔負疾病的預防控制、公共衛生技術管理與服務及公共衛生檢測等職能。尤其是在新型冠狀病毒出現后，國家和政府部門對疾控中心建設高度重視。同時，疾控中心也成了各地人民群眾關注的重點衛生機構。基于此各地疾控中心需要以滿足人民群眾需求為發展目標，積極引進先進的辦公設備和辦公系統，加快衛生機構改革的腳步。但目前我國各地各級疾控中心均不同程度存在較多問題，主要體現在體制建設和人力資源結構上。此外，檔案管理在各級疾控中心都屬于弱勢學科，受領導重視程度不高，也缺乏專業的管理人員，但疾控中心文書檔案管理涉及的內容又較多、數據較龐大。這些文書檔案管理需要耗費大量的人力、物力，因此積極引進先進的辦公系統，借助現代化辦公系可以統提高數據信息的收集速度，以及信息數據的準確性和可靠性，提高疾控文書檔案管理水平[2]。

三、疾控文書檔案管理應用OA辦公系統的優勢

（一）提高了疾控文書檔案管理效率

OA辦公系統極大地提高了我國各類文書檔案的管理效率，各級疾控中心推廣使用OA系統后，疾控文書檔案的管理效率也相應得到了一定的提升。在傳統文書檔案管理模式下，檔案管理人員每天都面臨較多且煩瑣的工作任務。各類文件資料的收發、歸檔、分類、編號及入庫等都需要大量的人力資源，既加大了檔案管理人員的工作負擔，又難以提高管理效率。推廣使用OA辦公系統后，疾控文書檔案開始進入信息化管理，使用電子信息管理可以在一定程度上減少檔案管理人員的工作量，節約人力勞動，同時也簡化了文書檔案管理流程，使疾控文書檔案變得更具規范性和高效性。

（二）提高了疾控文書檔案利用率

傳統文書檔案管理模式多以人力為主，容易出現檔案遺失、泄露等問題，直接降低了檔案資源的完整性和利用率。而OA辦公系統則可以解決傳統文書檔案管理受人員限制的問題，借助網絡就可以向用戶傳遞需要的文書檔案，便于用戶及時獲取自己所需的資料，這在一定程度上顯著提高了疾控文書檔案的利用率[3-4]。

四、疾控文書檔案管理應用OA辦公系統存在的問題

（一）文書檔案管理制度有待完善

盡管目前各級疾控中心均制定了較為完善的各類與疾病預防控制相關的管理制度，但是大多數疾控中心制定的這些制度中并沒有涉及或極少涉及與文書檔案管理相關的內容。因此在OA辦公系統環境下，疾控文書檔案管理制度有待進一步完善，這是現階段各級疾控中心均需解決的重要問題。比如，文書檔案歸檔時間、人員崗位職責劃分情況、歸檔范圍等都需要在管理制度中體現出來。而實際的情況是有些疾控中心管理者普遍缺乏文書檔案保存意識，管理者的不重視直接導致文書檔案管理制度難以落實[5-6]。

（二）網絡安全問題有待解決

疾控中心是主要負責疾病預防控制、公共衛生技術管理與服務職能的專業機構。文書檔案管理同樣也是疾控中心不可缺少的環節。疾控文書檔案具有較高的實用價值，檔案中涵蓋了許多疾病的預防和控制的具體措施，同時也涉及一些公共衛生監測相關的安全信息。特別是一些敏感性較強的傳染性疾病等，都在疾控文書中有詳細記錄。OA辦公系統下的疾控文書檔案管理模式采用的多數電子版內容，電子版檔案與紙質檔案相比，更容易被篡改。不排除存在少數不法之徒利用網絡漏洞肆意傳播網絡病毒，篡改檔案信息的可能性，這為文書檔案的安全性帶來極大威脅。

（三）檔案管理信息化程度有待提升

OA辦公系統的使用進一步推動了我國信息化建設的進程。疾控文書檔案管理在應用OA辦公系統時面臨的一大問題就是檔案管理信息化程度有待提升，具體表現為一些檔案管理人員對現代化的設備和軟件等不熟悉，不知道如何借助網絡信息技術對文書檔案進行管理。人員素質直接影響文書檔案信息化管理水平。此外，部分疾控中心領導重視疾控業務的發展，但忽視對文書檔案的管理，沒有對文書檔案管理部門投入足夠的資金和設備，因此檔案管理的信息化水平難以得到進一步提升[7-8]。

五、OA辦公系統環境下加強疾控文書檔案管理的措施

（一）完善文書檔案管理制度

疾控文書檔案管理離不開完善的制度。我國現存的疾控文書檔案管理制度還有待完善，因此需要相關部門總結文書檔案管理經驗和技術規范，完善檔案管理制度。上級檔案管理部門可以加大對各級疾控中心檔案管理的指導和督導，及時發現疾控文書檔案管理中存在的問題，并敦促其進行整改。同時，各級疾控中心內部應制定相應的電子文書檔案管理制度，對各個環節的工作要求及責任人進行明確，以提高檔案管理的實效性和科學性。文書檔案管理制度的制定需要以OA辦公系統為基礎，分析該環境下與檔案保存、人員崗位設置、文書檔案管理等相關的管理制度，對其原有的制度不斷完善[9-10]。

（二）強化網絡安全建設

網絡安全管理力度不強是OA辦公系統環境下疾控文書檔案管理面臨的重要問題。因此需要信息科等相關部門強化網絡安全建設。一是提高對疾控文書檔案安全管理的重視程度，制定定期檢查和不定期抽查計劃，及時升級網絡信息化軟件，及時修補安全漏洞，為文書檔案管理提供安全的網絡環境。二是加強電子文書檔案管理的保密建設和網絡應用權限設置，采取密鑰管理模式和程序保密管理模式，同時對不同用戶提供不同級別的訪問權限，確保文書檔案的安全性。三是定期對疾控文書檔案管理人員進行網絡技能和法律知識宣教培訓，加強對檔案安全管理的宣傳教育，增強崗位職責意識，強化管理人員法律意識，確保管理人員掌握更多與文書檔案管理有關的網絡安全知識和法規條例，規范自身行為。

（三）創新文書檔案保存模式

提高對檔案規范化管理的重視度，積極推行電子版和紙質版兩種方式并存的文書檔案保存模式，并復制留存電子版文書檔案副本。對于一些需要永久保存的文書檔案和原始性電子文書檔案要及時轉化成紙質文件。構建紙質文書檔案，提高檔案載體的可靠性，可解決電子版檔案查閱不便的問題。雙軌制檔案管理模式下一旦其中一套電子文書檔案被病毒侵襲，可以使用另一套來恢復，確保文書檔案管理的安全性[11-12]。

（四）完善OA辦公系統功能模塊

針對OA辦公系統在運行過程中出現的問題，檔案管理人員應協助開發人員進一步完善OA辦公系統功能模塊。一是OA辦公系統內部辦公模塊，內部辦公模塊作為疾控中心內部資源庫，主要囊括了疾控中心內部的技術檔案、學習資料、收發文件及管理制度等。完善內部辦公模塊可以滿足疾控中心辦公人員查詢辦公的需求；二是完善OA辦公系統衛生檢驗模塊，該模塊主要包括現場檢測管理信息、實驗室數據管理信息、檢測計劃、檢測方案、檢測單位相關信息、檢測結果、檢測報告等；三是完善OA辦公系統物資管理模塊，物資管理模塊主要是信息化管理疾控中心的生物制品、辦公用品、實驗室耗材等。該功能模塊可以細化疾控中心各種物資管理流程，能及時了解疾控中心內部各類物資流動情況；四是完善OA辦公系統檔案管理模塊，該模塊可以實現對疾控中心各科室兼職檔案管理員的管理，能夠保證各類文書檔案及資料的安全性和完整性。不管是完善上述哪個功能模塊，都需要檔案管理人員積極轉變原有的思想理念，敦促領導提高對現代化辦公軟件的重視程度，積極引進先進的辦公設備，提高疾控文書檔案自動化管理水平。除此之外，還需要檔案管理人員熟練運用OA辦公系統，對該系統包括的各個功能模塊全面熟悉，以便在后續工作中可以根據實際情況選擇最佳的功能模塊。只有這樣才能最大程度體現OA辦公系統的有效性，進一步提高疾控中心文書檔案管理水平，充分發揮我國疾控中心在疾病預防控制和檢驗檢測等方面的作用[13-14]。

六、結語

綜上所述，疾控文書檔案管理積極應用OA辦公系統可以顯著提升檔案管理效率，因此此種辦公系統可以在疾控文書檔案管理中廣泛推廣。借助OA辦公系統可以為疾控文書檔案提供更便捷、高效的管理模式。

參考文獻：

[1]姜兆蘭.OA辦公系統環境下疾控文書檔案管理的幾點思考[J].蘭臺內外，2020（1）：11-12.

[2]黃勇.淺談醫院信息化管理中OA辦公自動化系統的應用[J].中國醫療器械信息，2020，26（4）：186-187.

[3]孔凡麗.OA辦公系統在醫院檔案管理中的建立與應用[J].辦公室業務，2019（23）：184，189.

[4]劉小華.OA辦公系統在醫院文書檔案管理中的應用[J].卷宗，2017（18）：90-90.

[5]胡靜.OA辦公系統在醫院檔案管理中的應用策略[J].管理觀察，2016（31）：180-181，184.

[6]曾霞.OA辦公自動化系統在醫院文書檔案信息化管理中的應用[J].辦公室業務，2015（4）：90-90.

[7]林樺.協同OA辦公系統提升醫院文書檔案應用初探[J].城建檔案，2016（8）：52-53.

[8]劉曉雪.淺談醫院檔案管理中如何有效應用OA系統[J].科學與財富，2018（35）：10.

[9]鄭永英.OA系統在醫院檔案管理中存在的問題與對策分析[J].辦公室業務，2018（14）：186-187.

[10]張潔.淺談醫院檔案管理中如何有效應用OA系統[J].世界臨床醫學，2017，11（2）：237.

[11]趙宏.OA系統應用與醫院文書檔案管理[J].辦公室業務，2018（5）：185-186.

[12]崔岱.淺析基于OA平臺的醫院檔案管理信息系統建設[J].辦公室業務，2016（9）：139-139.

[13]CHEN X L，RU Y，ZHENG D B. Design and implementation of university student organization office automation system[C]//Proceedings of the 2018 3rd International Conference on Control，Automation and Artificial Intelligence （CAAI 2018）.2018.

[14]SUN M，ZANG Q.The design and implementation of library OA system based on workflow： taking the library office automation system of Shenyang Aerospace University for Example[J].Applied mechanics and materials，2013，2700（825）：492-496.