常態(tài)化疫情防控下的檔案服務(wù)
——以山東省自然資源資料檔案館為例

文·于海

新冠肺炎疫情出現(xiàn)初期，全國(guó)各級(jí)各類(lèi)檔案館紛紛暫停現(xiàn)場(chǎng)查檔服務(wù)和接收檔案進(jìn)館。在疫情得到初步控制后，為保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)的有序開(kāi)展，很多檔案館根據(jù)自身情況，做出一些有益探索，為常態(tài)化疫情防控下的檔案服務(wù)開(kāi)拓了可供借鑒的新路徑。山東省自然資源資料檔案館是山東省收藏地質(zhì)檔案最齊全的專業(yè)性檔案館，主要職能是承擔(dān)全省國(guó)土資源資料檔案的接收、征集和保管工作，并面向社會(huì)提供查詢服務(wù)。本文通過(guò)疫情前后山東省自然資源資料檔案館檔案服務(wù)主要數(shù)據(jù)和工作內(nèi)容的比較研究，淺析造成這種變化的原因及發(fā)展趨勢(shì)。

一、疫情期間檔案工作新舉措及影響

地質(zhì)檔案是地質(zhì)勘查單位、科研機(jī)構(gòu)和礦山企業(yè)開(kāi)展工作的重要資料來(lái)源。山東省自然資源資料檔案館館藏各類(lèi)成果地質(zhì)資料總計(jì)15000余檔，全省礦產(chǎn)資源儲(chǔ)量套改檔案694份，各比例尺的地質(zhì)圖件300余套近10萬(wàn)余張。疫情期間檔案館兼顧疫情防控與社會(huì)服務(wù)，積極探索新的服務(wù)模式，為企事業(yè)單位快速?gòu)?fù)工復(fù)產(chǎn)提供服務(wù)支持和便利條件，由此產(chǎn)生的效應(yīng)也深刻影響著檔案館自身的發(fā)展與走向。

（一）暫緩催交，預(yù)約匯交

按照自然資源部《關(guān)于在疫情防控期間地質(zhì)資料匯交有關(guān)事項(xiàng)的通知》要求，暫緩對(duì)到期未匯交地質(zhì)資料的催交工作，到期未匯交地質(zhì)資料的匯交人可在疫情防控工作結(jié)束之日后的2個(gè)月內(nèi)完成匯交。同時(shí)，加強(qiáng)與地質(zhì)勘查單位、行業(yè)部門(mén)和匯交人的溝通交流，保證工作正常進(jìn)行，利用電話、QQ、微信等方式及時(shí)反饋資料檢查驗(yàn)收結(jié)果。為減少人員聚集，實(shí)行地質(zhì)資料匯交預(yù)約登記服務(wù)，并專門(mén)配備檔案文件電子消毒柜。

（二）提供代閱者收集地質(zhì)資料服務(wù)

2020年3月，在檔案館網(wǎng)站發(fā)布《疫情期間開(kāi)展代閱者收集地質(zhì)資料服務(wù)的通知》，檔案利用者將所需查詢的檔案名稱和證明性材料等發(fā)送到指定郵箱，通過(guò)審核后根據(jù)需求有針對(duì)性地進(jìn)行收集整理，加工完畢通知閱者憑相關(guān)證件到館領(lǐng)取。開(kāi)通電話、QQ群、微信群在線答疑服務(wù)，確保服務(wù)流程暢通。

（三）主動(dòng)為涉密地質(zhì)資料借閱復(fù)制證書(shū)延期

主動(dòng)為符合條件的地質(zhì)資料借閱復(fù)制證書(shū)辦理延期，確保涉密檔案的借閱、復(fù)制服務(wù)不中斷，同時(shí)可減少人員聚集，降低疫情防控風(fēng)險(xiǎn)。

（四）疫情對(duì)檔案查閱借閱的影響

2020年共接收電話和網(wǎng)上咨詢5000余次，接待各類(lèi)查詢借閱人員572人次、12353檔次、744784件次，數(shù)據(jù)量為992.03GB。盡管受疫情影響暫停借閱近2個(gè)月，但全年借閱總量較去年反而增長(zhǎng)44.06%。疫情期間各項(xiàng)檔案服務(wù)更加趨向數(shù)字化，由線下轉(zhuǎn)向線上，減少了人員接觸，節(jié)約了交通和時(shí)間成本，提高了工作效率。

二、查閱借閱數(shù)據(jù)變化的原因分析

表1 2016-2020年山東省自然資源資料檔案館主要查閱借閱數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表

從2016年至2020年山東省自然資源資料檔案館主要查閱借閱統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)（詳見(jiàn)表1）可以看出，2016年以來(lái)，到館查閱檔案人數(shù)呈下降趨勢(shì)，與之形成鮮明對(duì)比的是檔案查閱量不降反升。其中，電子文檔比率逐年上升，實(shí)體檔案使用率逐年降低。疫情雖然對(duì)查閱借閱數(shù)據(jù)的突變具有直接影響，起到加速變化的作用，卻不是近年來(lái)數(shù)據(jù)變化的根本原因。綜合分析，查閱借閱數(shù)據(jù)的變化是近年來(lái)檔案服務(wù)水平提升、數(shù)字化、智能化等多方面因素共同促成的。

（一）深化“放管服”改革，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量

1.服務(wù)方式由被動(dòng)轉(zhuǎn)向主動(dòng)

開(kāi)展送資料上門(mén)活動(dòng)，向地質(zhì)勘查單位、科研機(jī)構(gòu)、礦山企業(yè)贈(zèng)送檔案開(kāi)發(fā)利用指南、檔案目錄清單及數(shù)據(jù)庫(kù)、山東省地質(zhì)圖接圖表和各比例尺圖件詳單等資料和工具書(shū)，主動(dòng)向服務(wù)對(duì)象介紹業(yè)務(wù)情況，對(duì)接服務(wù)需求。

2.提供專題服務(wù)

每年為保證國(guó)家、省、市重大項(xiàng)目，提供專題服務(wù)，開(kāi)辟綠色通道。以2020年為例，為各級(jí)重大項(xiàng)目提供地質(zhì)資料7000余檔，源文件數(shù)據(jù)1300余檔。

（二）檔案涉密清理，分層管理

由于行業(yè)的特殊性，山東省自然資源資料檔案館館藏檔案大部分涉密。截至2020年底，館藏涉密檔案10928檔，占全部檔案的73.45%。因此，檔案涉密清理是數(shù)字化并提供分層服務(wù)的前置條件。

1.涉密及受控檔案清理

按照密級(jí)界定原則，對(duì)檔案進(jìn)行涉密清理，判定密級(jí)、保密期限和知悉范圍，匯總形成涉密情況登記表。受控檔案雖然不屬于國(guó)家秘密，但內(nèi)容敏感，不主動(dòng)向社會(huì)提供服務(wù)，依申請(qǐng)，經(jīng)審批后提供。目前館藏大部分檔案已經(jīng)完成相關(guān)清理。

2.資源庫(kù)分層開(kāi)放

依據(jù)涉密等級(jí)將山東省地質(zhì)資料數(shù)字資源庫(kù)劃分為山東省地質(zhì)資料源數(shù)據(jù)庫(kù)和公開(kāi)版數(shù)據(jù)庫(kù)。山東省地質(zhì)資料數(shù)字資源庫(kù)用于線下服務(wù)，并納入自然資源系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)供各單位使用。公開(kāi)版數(shù)據(jù)庫(kù)用于外網(wǎng)，供社會(huì)公眾使用。

（三）檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、集成化

1.制定檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系

2017年啟動(dòng)國(guó)土檔案標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，用2年時(shí)間，通過(guò)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范制定，文書(shū)檔案、建設(shè)用地檔案目錄數(shù)據(jù)、原文數(shù)據(jù)等數(shù)字化建設(shè)，建成國(guó)土資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)110萬(wàn)頁(yè)館藏檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，檔案信息實(shí)現(xiàn)初步互通共享。

2.數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一整合

解決檔案電子數(shù)據(jù)格式多樣、標(biāo)準(zhǔn)不一的問(wèn)題，打破業(yè)務(wù)壁壘，聯(lián)通信息孤島，為檔案共享、查閱利用提供便利條件。對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換，把單頁(yè)的TIFF、JPEG、DOC、XLS等不同文件格式進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和整合，制作成PDF電子書(shū)。為貼合互聯(lián)網(wǎng)查閱需求，提升圖件瀏覽速度，把JPEG格式的圖件進(jìn)行瀏覽切片處理。

3.檔案云端服務(wù)

2018年起，啟動(dòng)“地質(zhì)云·山東”建設(shè)，開(kāi)發(fā)借閱服務(wù)系統(tǒng)，涵蓋檢索、查閱、服務(wù)管理等8個(gè)子模塊，支持在線服務(wù)與申請(qǐng)服務(wù)功能，提供公開(kāi)資料服務(wù)、非公開(kāi)資料借閱申請(qǐng)、申請(qǐng)審核與結(jié)果告知等服務(wù)內(nèi)容。在維持現(xiàn)有服務(wù)流程基礎(chǔ)上，嵌入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，線上、線下協(xié)同互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。

4.檔案在線管理

開(kāi)發(fā)山東省地質(zhì)資料管理系統(tǒng)，功能包括查詢、借閱、加工、著錄、移交、保管、庫(kù)房管理、接收統(tǒng)計(jì)、館藏統(tǒng)計(jì)、借閱統(tǒng)計(jì)、加工統(tǒng)計(jì)及系統(tǒng)維護(hù)等，實(shí)現(xiàn)檔案收、管、存、用和電子閱覽室等一體化管理。

5.實(shí)體檔案物聯(lián)網(wǎng)化

采用新技術(shù)，使用RFID電子標(biāo)簽對(duì)館藏實(shí)體檔案實(shí)施物聯(lián)網(wǎng)化處理，粘貼電子標(biāo)簽，為智能化查詢、調(diào)閱檔案打下基礎(chǔ)，初步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化庫(kù)房管理。

（四）業(yè)務(wù)培訓(xùn)與溝通

檔案館每年以工作座談會(huì)的形式，同全省各地質(zhì)勘查單位、地方政府地質(zhì)檔案管理者、礦山企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)交流。研討檔案工作前沿動(dòng)態(tài)，提升地質(zhì)檔案服務(wù)水平和匯交質(zhì)量，就地質(zhì)檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行溝通解決。

三、后疫情時(shí)代檔案服務(wù)的趨勢(shì)

在整個(gè)社會(huì)都步入數(shù)字化、大數(shù)據(jù)的時(shí)代，檔案工作正急速由信息載體管理向數(shù)據(jù)整合服務(wù)轉(zhuǎn)變，疫情只是檔案服務(wù)工作急劇變化的催化劑。探索大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等新一代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，既是新時(shí)代檔案行業(yè)緊跟社會(huì)發(fā)展的需要，也是檔案從業(yè)者適應(yīng)工作要求的必備素質(zhì)。推進(jìn)檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展、高質(zhì)量發(fā)展，檔案工作既要不斷創(chuàng)新數(shù)據(jù)保存方式，又要加大對(duì)檔案交互整合的深度和廣度。同時(shí)，面對(duì)細(xì)分化、個(gè)性化的社會(huì)需要，以及服務(wù)對(duì)象遠(yuǎn)距離、多時(shí)空利用檔案的需求，檔案行業(yè)應(yīng)該從供給側(cè)提供更多的智能化、互動(dòng)化服務(wù)選擇。