“6S”管理在醫院檔案痕跡管理中的意義探討

鄭開

濰坊市人民醫院院辦中心檔案室，山東濰坊 261041

醫院檔案屬于醫院文化的重要組成部分，其以體現醫院既往歷史與成就為主要目標，并隨著醫院的發展而不斷完善[1]。在當今信息化時代，隨著計算機、網絡為載體的現代化設備的應用與推廣，使得醫院檔案管理得到快速完善[2]，更好地為提高醫院檔案管理的統一、規范、科學、標準化等提供依據，從而更好地確保醫院痕跡資料的完整、有序地及時歸檔，同時便于調閱與獲取，提高醫院整體管理水平[3]。

醫院檔案的管理工作，其最終目的在于完整高效地保存醫院發展過程中的相關信息及患者在就診治療過程中的全部資料，為醫院的發展服務，為兼具知識性與服務性雙重職能于一體的管理學科[4]。但目前針對醫院痕跡資料的信息化管理遇到許多問題，故如何更為有效且合理地提高醫院痕跡資料的存儲效率，提高其管理效能，落實醫院內部各部門、科室之間的同質化管理，以提高醫院檔案管理效率，是目前的研究熱點[5]。“6S”管理的價值在于創造并保持組織有序、清潔、高效的高質量運行，興起于1950年代，并逐漸融入社會發展的方方面面[6-8]。為此，該研究選擇2020年1月—2021年10月該院后勤、行政科室檔案管理人員15名，臨床科室檔案管理人員35名，醫技科室檔案管理人員6名為研究對象，主要探討“6S”管理機制在醫院檔案痕跡管理中的應用價值，現報道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

選擇該院后勤、行政科室檔案管理人員15名，臨床科室檔案管理人員35名，醫技科室檔案管理人員6名為研究對象。其中2021年度開始，醫院中心檔案室在檔案管理過程中以“6S”管理理念為基礎進行統一管理，將其設定為觀察組，針對所有醫院相關痕跡資料進行管理，對照組為2020年度未實施“6S”管理，僅實施主要以信息科為基礎的常規檔案資料管理。

1.2 方法

“6S”醫院痕跡資料管理主要內容包括整理、整頓、清掃、清潔、素養、安全等6大方面：①整理的主要方法為通過醫院行政發文形式要求在院各部門（后勤行政科室、臨床科室、醫技科室）首先針對本科室相關醫院痕跡資料進行自我整理與歸類，丟棄無關緊要的材料。②整頓的主要方法為針對醫院痕跡資料將其統一設計為紙質版文件目錄，采取彩印特殊圖案形式將其鑲嵌進入目錄中，確保各部門、科室的目錄內的定點、定量、定容相統一，以便各種資料的隨時獲取、放回與整理。統一做好各電子文檔文件名的制定，規范存檔路徑，以便通過目錄名與文件名及時有效地檢索到相關電子文檔。③清掃的主要方法為要求各部門（后勤行政科室、臨床科室、醫技科室）針對本科室的醫院痕跡資料做到無死角的責任落實管理，并明確專人進行監管，及時發現問題并整改到位。④清潔的主要方法為針對各部門（后勤行政科室、臨床科室、醫技科室）自身醫療痕跡資料的管理過程應逐步落實其標準化管理，做好可持續發展，并將其制訂為管理制度由醫院下文以紅頭文件形式進行落實。⑤素養的主要方法上，則建議由醫院院辦統一制訂各科室的管理經驗，并挑選其中優秀的案例進行宣傳與推廣，定期組織統一學習，更好地落實醫院檔案管理的標準化與規范化。⑥安全方面，則以確保醫院檔案在日常工作得到規范化的管理、存儲、使用，促進醫院可持續發展。從而更有效地減少人力成本，提高工作效率，節約存儲空間，更好地利用醫院痕跡資料在醫院可持續發展中所發揮的作用，更高效、規范地做好醫院痕跡資料檔案存儲與管理。以上措施需要中心檔案室在“6S”管理過程中組建專門團隊實施統一管理與推行，定期針對優秀案例進行示范、講解、表彰，確實落實其在全院范圍內推行的效率。

1.3 觀察指標

比較兩組資料放置規范率、資料完整率及整體合格率，比較兩組取得痕跡資料耗時、放回痕跡資料耗時，比較兩組醫院痕跡資料管理人員對整體管理水平、資料取放便利度、整體工作量和配合度的工作滿意度。

1.4 統計方法

采用SPSS20.0統計學軟件進行數據分析，計量資料符合正態分布，表達方式為（±s），組間差異比較采用t檢驗；計數資料的表達方式為[n（%）]，組間差異比較采用χ2檢驗或Fisher精確概率法，P＜0.05為差異有統計學意義。

2 結果

2.1 兩組資料放置規范率、資料完整率及整體合格率比較

觀察組資料放置規范率、資料完整率及整體合格率均顯著高于對照組，差異有統計學意義（P＜0.05）。見表1。

表1 兩組資料放置規范率、資料完整率以及整體合格率比較[n（%）]

2.2 兩組取得痕跡資料耗時、放回痕跡資料耗時比較

觀察組取得痕跡資料耗時和放回痕跡資料耗時均短于對照組，差異有統計學意義（P＜0.05）。見表2。

表2 兩組取得痕跡資料耗時、放回痕跡資料耗時比較[（±s），min]

表2 兩組取得痕跡資料耗時、放回痕跡資料耗時比較[（±s），min]

組別取得痕跡資料耗時 放回痕跡資料耗時觀察組（n=56）對照組（n=56）t值P值3.2±1.4 5.5±1.6 8.096＜0.001 2.3±0.4 4.9±1.2 15.382＜0.001

2.3 兩組醫院痕跡資料管理人員對工作滿意度比較

觀察組醫院痕跡資料管理人員對整體管理水平、資料取放便利度、整體工作量和配合度的滿意度均顯著高于對照組，差異有統計學意義（P＜0.05）。見表3。

表3 兩組醫院痕跡資料管理人員對工作滿意度比較[n（%）]

3 討論

切實強化與落實醫院痕跡資料檔案收集與管理，有效提高醫院檔案的流程化、規范化，促使工作的簡單化、統一化，提高工作的可協調性[9]，從而達到可持續發展，是醫院檔案管理工作的重點與難點，亦是確保醫院痕跡資料緊張有序歸納，輕松方便查閱的前提[10]。“6S”管理模式最早由日本國在企業管理中應用，隨著該管理理念的推廣，其已經滲透到社會生活中的方方面面，可有效確保工作的有序、清潔、高效與高質量開展，如果能夠得到長期的嚴格落實與執行，其還將提高整體團隊的綜合素養[11]。對于醫院檔案的痕跡管理上使用“6S”管理，從而制訂規范且統一的標準，達到更好地強化醫院檔案管理重要性的目的[12]。

針對醫院檔案痕跡管理，該研究觀察組應用“6S”理念進行管理，相對于常規管理，比較兩組資料放置規范率、資料完整率及整體合格率發現，觀察組資料放置規范率、資料完整率及整體合格率均顯著高于對照組。證明針對醫院檔案痕跡管理，應用“6S”理念進行管理，能有效提高醫院痕跡資料放置的規范率，確保醫院痕跡資料的完整性，從而提高醫院痕跡資料管理的整體合格率。另外比較兩組取得痕跡資料耗時、放回痕跡資料耗時發現，觀察組取得痕跡資料耗時和放回痕跡資料耗時均短于對照組（P＜0.05）。說明針對醫院檔案痕跡管理，應用“6S”理念進行管理，在一定程度上還可縮短醫院檔案使用過程中的資料獲取便利性，縮短相關資料放回原位所需時間。最后比較兩組醫院痕跡資料管理人員對工作滿意度發現，觀察組的醫院痕跡資料管理人員對整體管理水平、資料取放便利度、整體工作量和配合度的滿意度均顯著高于對照組（P＜0.05）。進一步說明針對醫院檔案痕跡管理，應用“6S”理念進行管理，能顯著提高醫院檔案管理相關工作人員對管理水平的滿意度。

針對醫院痕跡資料的管理上實施“6S”管理，結合醫院各部門（后勤行政科室、臨床科室、醫技科室）工作、管理與運行特點，制訂針對性的個體化細則管理制度，促使各部門將相關痕跡管理資料制定成既定目錄，并印發后發放[13]。同時為避免醫院痕跡資料管理的混亂無序性，實施“6S”管理后期更好地促進相關人員培養良好綜合素養[14]，通過定期檢查與監督，更好地落實“6S”管理理念[15-16]，從而促進各部門在實際運行過程中針對醫院痕跡資料做到有序、清潔、高效與高質量整理、歸類與管理[17]，從而營造更為切實可行的醫院痕跡資料管理氛圍，突觸醫院檔案管理工作重要性，為醫院可持續發展提供重要保障[18]。

綜上所述，針對醫院痕跡資料的管理上實施“6S”管理，可有效地提高醫院檔案資料的管理效率，提高資料獲取、放回便利性，與工作滿意度。