現代信息技術在辦公室資料管理中的應用

摘要：在信息技術快速發展的背景下，辦公室資料管理也迎來了新的發展和改革機遇，本文在這一背景下探索了辦公室資料管理的信息化建設，信息化技術與設備的引進工作等內容，以此來提高辦公室資料管理綜合效能。本文通過查閱文獻資料、實踐調查等方式展開研究，了解到當前辦公室資料管理存在著管理和服務意識淡薄、管理混亂、軟硬件設施不夠完善等問題。為進一步解決上述問題，實施信息化建設成為一條可行之徑，借助信息技術的優勢，可以在辦公室資料檢索、管理自動化、資料積累方法拓展等方面實現辦公室資料管理方法的創新。

關鍵詞：信息化技術;辦公室資料管理

引言

隨著社會經濟的快速發展，越來越多行業開始著眼于信息化建設，通過現代信息技術的引進實現生產或管理機制的創新改革，借此提高管理效能。對于辦公室資料管理工作來說，傳統管理方法過于依賴人力，面對大量的資料資源難免出現管理混亂的情況。在信息化背景下，辦公室資料管理方法的要求也有了轉變，信息化水平的提升成為實現現代化發展的必然需求。在辦公室資料管理過程中，信息化建設的全面推進能夠在辦公室資料的采集、歸納、管理、檢索等多個環節發揮效用，在提高服務質量的同時讓辦公室資料利用率得以提升。

1.現代化信息應用技術在檔案資料管理中的不足

1.1現代化信息技術應用導致出現設計、規劃方面的不足

隨著現代信息化技術在辦公室管理檔案工作中的普遍應用，出現規劃布局設計相對滯后的問題，資料管理工作的實質是實現對檔案資源信息的管理，而生成想要的資料數據需要充足的存儲空間，同時資金方面的支持非常重要。因此，在設計、實施統一的具有一定標準的方案時，要對以上問題進行充分考慮，避免因為規劃設計問題而影響實施。

1.2現代化信息技術應用導致出現管理方法不足

在現代化信息技術應用背景下，檔案相關管理方面的工作仍然存在欠缺，需要在未來的工作中不斷完善和提高。部分資料管理部門，不能建立起科學、完善的管理制度，缺少對檔案日常管理工作的詳細規范，具體來說，檔案日常管理制度及獎罰制度不夠完善，各類檔案資料管理混亂;檔案編碼不科學、不合理，在檔案收集、整理時難做到統一協調，造成資料整理過程中的時間和人力耗費;從事管理工作的人員對計算機操作不熟練、不能快速準確應用管理軟件等，這些都在一定程度上影響現代化信息技術的應用效果和工作效率。

2.信息時代相關資料管理措施

2.1信息時代資料管理措施

信息化技術的應用，大大提高了檔案資料信息的處理量，隨著數據資料的大幅增加，資料管理難度也相應增加。資料管理部門應創新管理辦法和管理體制，有效提高檔案資料管理的質量和效率。具體包括：1.在現代化信息時代急需解決的問題是管理好、利用好這些信息，要想真正實現規范化的系統信息管理，要結合資料管理的實際工作建立健全現代資料管理制度和規范，不斷完善考核績效制度。2.在信息化時代實際資料管理工作中，要特別重視數字信息資料的管理，切實增強信息在存儲和保管過程中的安全性。3.加強信息化資料管理“云計算”的技術應用，不但可以實現對信息檔案資料的整理、分析、歸納、總結，有效降低數據計算運行的時間，減少管理人員的工作量，大幅提升檔案信息管理的工作效率和工作質量。由于引入現代化的信息技術，相關檔案信息也隨之變得復雜多樣，其中不僅包括文檔資料、還包括大量的音頻、圖片、視頻，這不僅增加了檔案處理強度，同時處理難度也大幅增強。故此，要不斷提高和完善系統平臺的功能和性能，制定相應的系統維護管理辦法。

2.2信息時代資料管理措施

在傳統的檔案資料管理工作中，時常會因為文檔錯誤、丟失、串碼等原因造成檔案查找困難的狀況，不僅影響正常的資料管理工作，還會導致經濟方面的損失。管理部門在對重要檔案資料進行彌補、修復時需要耗費大量物力、人力、財力，會增加部門管理成本和工作量。故此，應建立和完善科學合理的現代化檔案資料管理模式，充分利用計算機及先進的管理系統不斷完善檔案電子化的管理，有效避免此類狀況的發生。

2.3信息時代加強檔案資料私密性管理

隨著信息化時代的時來，電子化檔案模式以其先進的信息化、智能化、現代化受到人們的歡迎和喜愛。在信息化資料管理工作中，實現對檔案資料存儲保管的是網絡虛擬空間，如果存儲檔案信息的硬件發生故障，就會造成數據信息的損壞或丟失，為有效避免發生這種風險，要加強檔案數據私密性保護，目前最有效的解決辦法是做好數據的備份和保管，以確保檔案信息的安全、完整。使資料管理價值得到最大化發揮。

2.4信息時代資料管理人才的培養

信息化的應用實現了對檔案智能化、數據化、自動化、現代化管理，現代化檔案資料管理需要具有更高綜合素質的人員來完成，是影響和決定單位檔案整體管理水平和處理能力的重要因素。信息化時代的檔案工作管理需要創新，而實現創新的關鍵是管理檔案的人員。首先，管理檔案人員要具備過硬的業務能力，因此，相關部門要注重專業人才的培養。信息時代的檔案資料管理一方面要求工作人員具有良好的專業技能，同時也要求工作人員具有其他方面的業務知識，比如圖書管理學和管理學類的知識等。隨著信息技術的普遍應用，基本實現了電子化信息管理，由此，檔案工作需要擁有一批可以熟練操作計算機、掌握系統軟件應用的工作人員。單位在招聘時要提高對計算機應用能力的要求，同時，還要通過各種部門培訓提高工作人員的業務能力和操作水平，更好地滿足信息化時代資料管理工作需求。其次，現代信息資料管理理念需要創新，資料管理人員要積極學習和引用先進、高效的管理方法和技術，要具備熟練應用計算機的能力，才能適應信息時代資料管理工作。最后，要建立完善的資料管理人才培養機制，通過有計劃、有組織的人才培養，為資料管理工作不斷輸送業務能力強，思想覺悟高，工作勤懇努力的優秀人才，從而保證現代信息時代資料管理工作高速有效。

結語

信息化時代的到來使得辦公室資料管理機遇與挑戰并存，抓住機遇和應對挑戰的主要路徑便是信息化建設。辦公室資料管理效率是其服務效能的主要因素，而信息化建設則可以讓辦公室資料管理更加方便快捷，這樣才能滿足信息時代資料管理和應用需求。

參考文獻：

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