淺析基層單位檔案管理工作

孫婷婷

摘要：基層檔案管理是機關工作的一部分，伴隨著日新月異的網絡時代，如何做好這項工作也就成為基層單位所關注的一個焦點。那么針對當前檔案管理工作存在的問題，究竟采取何種措施，以便更好的推進基層機關檔案管理工作也就成為一個亟待解決的問題。本文就圍繞如何做好基層單位的檔案管理工作進行簡要分析。

關鍵詞：基層機關;檔案管理;存在問題;有效措施

在社會發展的進程中，檔案發揮著重要的作用，可以為相關決策提供基礎性的歷史信息和資料，能夠有效提高辦事的效率，減少對人力資源的浪費。基層單位檔案，是各機關在履行相關職能作用中，形成的各種有利用和保存價值的文件、憑證、報表、案卷、聲像、電子數據等不同形式或載體的歷史記錄。對于基層機關來說，只有對檔案實施有效的管理，才能充分地發揮檔案的積極作用。

一、當前基層單位檔案管理存在的主要問題

（一）沒有得到足夠的重視。有些基層機關還是將檔案管理簡單地理解為是對檔案資料的保管，能夠滿足日常翻閱或者是檢查就可以了，沒有從根本上認識到檔案實質上代表了一個單位的發展歷史。認識上的不足導致這些機關在檔案管理工作上存在先天“缺陷”，缺乏基本管理舉措和長遠規劃。

（二）投入力度不夠。在一些基層機關的檔案管理中，辦公地點往往都比較陳舊，嚴重缺乏相關的設備;有些解決了硬件問題，但是軟件不夠。比如濕溫度管控、紅外線監控等現代化的設備更是匱乏。更嚴重的是，有些機關直接將管理檔案的位置設置在倉庫中……這種落后的管理條件，都會造成檔案信息變質或者是遺失的情況，存在較大的檔案管理安全風險。

（三）管理人員的水平普遍較低。一是檔案管理人員自身能力不高，專業能力較低，對先進的設備沒有很好的掌握，難以快速準確地對檔案信息進行歸檔、整理、收集和查找;二是管理人員流動較大，在處理退休、轉出、轉調等轉接的時候，不可避免會對檔案管理銜接工作造成較大影響。

（四）對現代化管理技術的使用較少。隨著科學技術、信息化時代的不斷發展，信息化技術在資料電子化方面得到了運用。但是在政務辦公領域，還停留在紙質檔案與信息檔案之間，甚至出現脫節的情況。此外，也有一些基層機關雖然認識到信息化技術對推動工作的重要意義，但是其檔案管理設備較為落后，數據資料難以進行有效的移植，檔案管理信息化力不從心。一旦有改制企業職工、外部單位或者機關自身需要查閱相關檔案資料，面對浩如煙海、雜亂無章的檔案往往是毫無頭緒、望而卻步。

二、提升基層機關檔案管理能力的有效措施

（一）提高對檔案管理工作重要性的認識。基層機關中的領導者一定要加強對檔案管理的重視程度，促進檔案管理的信息化建設，并且增加對檔案管理的人力資源和設備的投入，以此推動稅務機關檔案管理工作。可以從頂層設計角度出發，設立專門的工作小組，對檔案管理進行專項負責、定期查驗。同時，對待檔案管理工作，不能簡單地理解為保管和收集相關的資料，還應該充分挖掘檔案的價值，繼而進行有效的利用。

（二）建立健全檔案管理制度。健全的檔案管理制度，是順利開展檔案管理工作的基礎和前提。由于檔案管理的工作具有一定的嚴肅性和條理性，這就需要健全的管理制度作為工作開展的保障，避免在工作的過程中出現隨意性。基層機關可以制定《檔案庫房管理制度》《檔案保管期限表》《歸檔范圍表》《檔案借閱制度》《檔案保管制度》等制度，將所有的崗位職責進行明確化，并在管理中嚴格執行，落實到每個人。尤其是要加強對檔案的借閱、傳閱、保存、立卷、歸檔、分類、整理、收集等環節的操作，要在細節把握上下功夫、扎深根。

（三）提高管理人員的綜合素質與業務技能。基層機關首先要通過多樣化的方式，來達到提升檔案管理人員專業素質的目的。首先，可以定期組織他們去參加專業化的培訓，借鑒檔案專業管理部門的經驗，掌握當前先進的檔案處理技能，從而提升他們的管理能力，進而提高其對檔案管理的重視程度和責任意識;其次，要根據社會經濟的發展，加強信息化技術在檔案管理中的使用，可以借鑒現代圖書館的管理經驗，來促進檔案管理信息化的建設;最后，全面提升檔案管理人員的知識水平和業務能力，加強對檔案管理在人力資源和設備方面的投入，加強其基礎設施建設，這也是培養管理人員業務能力的基礎。

（四）加強對現代化管理技術的運用。隨著科學技術的進步，無紙化辦公逐漸取代了傳統的方式，更符合現代社會的需求，但是無紙化辦公對檔案管理的要求更高，所以必須改變傳統的檔案管理方式，與時俱進實施現代化的管理。可以由省、市檔案管理部門進行統籌開發配備檔案管理專門軟件。檔案經過計算機計時分門別類的儲存，查找、閱讀更加的方便，在節省更多時間的同時，也減少了對人力、物力、財力的浪費，有助于工作效率的提高。

（五）增強檔案管理的服務功能。檔案工作成效的衡量尺度就是服務質量的好壞，充分發揮基層機關中檔案信息的積極作用，加快社會經濟的快速發展。首先在基層中開設檔案閱覽室，這樣就能夠充分的發揮檔案的首要服務作用;其次是管理人員需要加強歸納和總結檔案信息資料，對信息中的可利用資源進行深度挖掘，堅決不能出現“一入檔就不了了之，再用找不到”的情況。

三、結語

基層機關的檔案，詳細、客觀、真實地記錄著該機關的發展過程和建設活動，并提供了相關的建設參考資料，重要性不言而喻。因此，要加強基層機關的檔案管理工作，要從觀念上更新采取有效措施，借助現代化的檔案管理技術，有效地提高檔案管理水平和質量，讓基層機關事業更上一層樓。

參考文獻：

[1]廉麗.試析信息化條件下如何改進檔案管理工作[J].才智，2016，18：278.

[2]史曉紅.試析信息化條件下如何改進檔案管理工作[J].現代國企研究，2015，02：53+55.

[3]聶玉珍.談當前下崗失業人員檔案管理的現狀及幾點建議[J].華章，2011，（36）：336