淺談實驗室如何提高報告及時率

侯美倩

(北京北達智匯微構分析測試中心有限公司，北京 102401)

報告及時率，為實驗室在規定的或約定的時間內報告結果的比例。

實驗室各項活動的主要目的之一就是確保檢測結果的有效性，檢測結果有效性不僅體現在“準確性”、“公正性”，還體現在“及時性”。客戶選擇實驗室，會考慮資質和能力、價格、服務周期。合同評審[1，2]時，報告出具截止日期也是重要的評審內容之一。

很多實驗室把“高效”作為實驗室質量方針，把報告及時率作為實驗室的質量目標，在管理評審時會作為輸入項之一。尤其是第三方檢驗檢測機構及檢測和校準實驗室，提高檢測效率以及報告及時率，在一定程度上就是提高市場競爭力。

1 報告及時率的統計方法

實驗室可階段性統計報告及時率，每年或從上次管理評審至本次管理評審匯總一次。可參考以下統計公式：

其中，每一份報告算1(同一報告編號，一式多份時也算1)。客戶不需要報告，且實驗室未報告結果的情況下，此樣品單記為1，只要該樣品單有未及時告知客戶檢測結果的項目，建議整個樣品單算為“不及時”。

2 實驗室報告延遲情況統計

本人調查了有代表性的7家實驗室的報告延遲情況，其中A為大型第三方檢測實驗室，業務量大、范圍廣；B為中型第三方檢測實驗室，業務量中等，領域較少；C為事業單位實驗室(接受上級布置的檢測任務)，其余4家為企業內部實驗室。

4家企業內部實驗室均表示極少發生報告結果不及時情況，主要因為內部實驗室檢測工作內容、時間、頻次、方法較為固定，人員充足，同類設備多，消耗品儲備量大，多方面保障結果報告的及時性。

表1為A、B、C 3家實驗室2019年度報告延遲情況。

由表1、圖1可知，A實驗室中“測試量超出負荷”、“分包”、“設備”原因導致的報告不及時排前三位。說明對于大型第三方檢測實驗室而言，業務人員應充分了解現階段業務量及試驗進展，短期業務量較大時，在充分考慮樣品有效期及客戶接受的前提下，合同評審時適當協商延長報告結果時間，增加樣品分包比例；另外應加強對分包實驗室的監督及考核，必要時更換分包實驗室；日常加強設備的管理，適當加配，避免或減少因設備導致報告延遲。

表1 A實驗室報告延遲情況表

圖1 A實驗室報告延遲情況示圖

由表2、圖2可知，B實驗室中“短期內樣品量太大”、“消耗品短缺”、“結果報告復核和批準不及時”導致的報告不及時排前三位。說明對于中型第三方檢測實驗室而言，業務人員應充分了解階段業務量及試驗進展，適當協商延長報告結果時間，可能時將樣品分包檢測。如果實驗室處于業務上升期，及時招聘人員、引入LIMS系統、加配設備等；關注消耗品庫存量及消耗速度，及時補貨；加強內部管理，避免或減少因報告復核和批準等原因導致報告延遲。

表2 B實驗室報告延遲情況表

圖2 B實驗室報告延遲情況示圖

由表3、圖3可知，C實驗室中“樣品量超(人員、設備)負荷”、“復測”、“采樣”導致的報告不及時排前三位。說明對于事業單位實驗室而言，應在上級單位安排抽樣和檢測任務時，充分考慮實驗室現有樣品量，及實驗室消化樣品的能力；約定檢測時限時應考慮結果異常時樣品復測需要的時間；合理安排采樣任務。

除了主要原因外，關注其他導致報告不及時的因素，針對原因采取糾正措施，整體降低報告延遲率。

表3 C實驗室報告延遲情況表

圖3 C實驗室報告延遲情況示圖

3 如何提高報告及時率

針對以上實驗室報告延遲的原因分析，結合實驗室工作的經驗，總結出的減少報告延遲的方法，涉及實驗室“人、機、法、料、環、測”所有要素，供參考。

3.1 與客戶商定合理的檢測周期

與客戶商定合理的檢測周期，一般為檢測實際需用時間的2～5倍，不足1日按1日計。需綜合考慮樣品要求的保存期。如：較為穩定的樣品，檢測全過程及出報告、報告審核批準全流程實際需用2個工作日，實驗室可和客戶約定5～10個工作日內報告結果。

“加急”、“特加急”樣品承諾客戶的時間應滿足正常檢測樣品、編制報告和審查記錄和結果報告的需求。

實驗室業務人員應掌握實驗室的動態，實驗室未處理或處理中樣品較多時，或有關鍵人員不在崗時，應在客戶可接受，并且符合樣品檢測要求的前提下，商議盡量長的報告結果截止日期。

3.2 方法

實驗室計劃長期開展的方法在對外開展檢測服務前，應經過充分的驗證或確認，并模擬若干次。避免因方法細節不明確或人員不熟悉、操作不熟練導致耽誤時間。

如有客戶委托樣品檢測項目為實驗室未開展過的，且資源充分，可適當爭取服務周期。

3.3 消耗品保障

實驗室常規消耗品庫存量應充分，常做的檢測項目不能因為缺少試劑、標準物質或耗材等消耗品耽誤時間。

常用的消耗品應設定最低庫存量。除特殊的物品外，如保質期短的、價格昂貴的，建議一般實驗室以3個月用量為最低庫存量。階段用量可通過統計以往用量及業務量走發展趨勢進行估計。每月核實庫存量，到達最低庫存量附近時通知使用人員，及時提出采購申請。

供應商評價應考慮供貨期。每種消耗品的合格供應商至少保留兩家。

3.4 儀器設備

保證儀器設備狀態正常，按時檢定/校準、維護保養、期間核查，規范操作，盡量避免設備因超過檢定周期或故障導致影響樣品消耗。

設備操作人員應掌握簡單的設備排故、簡單的維修、更換配件的方法。

3.5 樣品檢測過程

樣品檢測過程應操作規范，質量控制項目如樣品空白、樣品加標、平行樣按規定的要求進行，不私自減少或增加，盡量避免返工復測。

3.6 記錄

記錄應規范。優先采用自動化生成記錄，節約時間，避免人為的錯誤。常用的計算，可實驗室內部在受控的電子表格中編輯好計算公式，供實驗室相關人員使用。

3.7 檢測順序

實驗室樣品，除了加急樣品單外，應先進先出，按收樣的順序檢測。避免因遺漏樣品，導致報告結果超過委托合同規定的日期。

三方實驗室不能因某樣品單樣品少就放著，計劃著明天后天還有同樣的樣品來一起處理。如果時間暫時充分，等待時間最好不超過一天(該時間由實驗室自行綜合評估確定)。

實驗室應有文件化的程序和實用的措施避免遺漏檢測樣品、提示快到報告結果截止日期的樣品。

3.8 復核和批準

實驗室不可因復核和批準耽誤時間，理論上在無錯誤的情況下，上午收到的原始記錄和報告，下午工作結束前應審核完畢，蓋好章發出。下午收到的，第二日上午工作結束前應發出。有錯誤的，當天反饋，不得拖延。

3.9 人員

避免因人員請假耽誤工作。實驗室與檢測工作相關的所有的崗位都不應該只有一個人勝任。建議實驗室設置關鍵崗位代理人，避免因人員請假或休假導致工作延誤。

人員正式上崗前充分培訓和監督，確保操作正確且熟練后再獨立頂崗。根據人員熟練程度安排工作量。

定期組織人員交流，各自表達工作心得和一些工作中總結的小竅門。

3.10 長期加班的情況

長期加班的實驗室應分析原因。必要時考慮引入LIMS系統(自動抓取數據、自動計算、自動報告結果等)、購入自動化或半自動設備，或增加人員。

3.11 設施和環境

必要時，實驗室應監測并記錄環境條件。實驗室宜定期檢查實驗室設施，如空調、排風設施等，避免因環境條件不滿足導致延誤報告結果。

3.12 后勤保障

實驗室應做好其他保障工作，如網絡維護、電腦升級等。必要時，實驗室可安裝備用電源，避免因實驗室長期停電影響工作。

4 結論

實驗室應充分記錄報告“不及時”的原因、責任人、客戶反饋的問題以及其他影響。針對影響報告及時率的因素做出改進[1，2]。“不及時”報告責任人較為集中時，應與相關責任人進行充分有效的溝通，分析原因，針對原因實施糾正和糾正措施[1，2]。

質量目標中包括報告及時率的實驗室，在管理評審[1，2]時應將目標實現情況進行輸入，并按準則要求進行輸出，必要時可調整質量目標。在實驗室內部實現良性循環，提高或保持試驗效率，確保結果準確及時，提高客戶滿意度。