信息化時代創新檔案管理服務模式探究

郎 平 王東華 楊豐霞

（1.鄆城縣檔案館，山東 菏澤 274700；2.鄆城縣房屋征收補償服務中心，山東 菏澤 274700）

隨著我國不斷發展，企業、學校、機關單位的檔案數量不斷增多。信息化時代應當抓住機遇，有效運用信息技術構建安全的人事信息體系。信息化是一個時代發展的必然趨勢，它關系到與人們生活息息相關的新技術和新產品，也必然帶來前所未有的變化和檔案管理問題，檔案管理無可避免會受到信息化和數據采集時代新趨勢的影響。本文將探究信息化時代創新檔案管理服務模式。

1 信息化時代創新檔案管理服務模式的意義

1.1 方便查閱

傳統的文檔檔案資料密度高、數量豐富，并且存儲時散落、分布范圍大，非常不利于查找文檔。而信息化時代檔案數量飛速增長，海量的數量必須在整齊程度上遠遠高于傳統文檔，在有需要調閱查找文檔時快捷準確便可查詢。創新檔案管理模式在檔案管理工作中增強了工作效率，提高工作質量，并且在一定程度上為檔案工作人員減負。

1.2 靈活管理

機關、團體與企業單位是人員更迭換代最頻繁的場所之一，在工作人員升職、降職、離職、退休等事情中，會產生海量的資料與檔案需要管理，并且有特殊情況時需要隨時查找檔案資料。使用傳統文檔可能出現文檔丟失、錯亂的情況。創新檔案管理模式可以在當下進行快速查找，提高辦事效率。并且在每年的人員調動、新人入職時可迅速準確調整檔案，減少不必要的工作量，可以為檔案管理工作人員省下更多的時間為部門做貢獻。

1.3 信息同步化

信息化時代各方面發展日漸增長，機關、團體與單位的各種信息多變性較高，想要所有的人員檔案跟著大團體同步變化是很繁瑣的事情。創新檔案管理模式可以實現信息一體化管理，使這些龐大的檔案資料與檔案所在單位信息同步化，真正做到一臺機器解決所有問題。

1.4 節約資源

信息化時代下，創新電子文檔的應用慢慢取代傳統的紙質化文檔與檔案資料，紙質化的檔案不僅數量巨大、難以整理，并且極易丟失，在每次更新資料時更是需要豐厚的紙張資源來支撐，成本高、易浪費。文檔一體化修改方便，無需紙張，利用在學校與企業中都節約了大量資源、省下了不少資金，避免鋪張浪費。

1.5 有效應對巨量檔案

隨著我國不斷發展，久而久之檔案資料越來越多，尤其是當今時代人們對檔案重要性的認識越來越高，對檔案積累的重視程度越來越高，這增加了檔案的存儲量和管理員的工作量。創新電子檔案使檔案管理更加快捷、方便。它的優點與使用價值越發明顯，是管理現代化的新潮流趨勢。

2 信息化時代創新檔案管理服務模式出現的問題

2.1 缺乏科學管理意識

在信息化時代下創新的電子檔案管理過程中，檔案管理人員在此過程中起到重要的作用非常重要。首先，管理者必須以科學的管理原則為基礎，保持檔案及存檔，以滿足不同人員的查閱需要，為人員提供高素質的搜尋服務與完整的存檔信息。然而在某些情況下，檔案管理員意識到存在錯誤和技術缺陷時，這不僅會降低搜索服務的質量，但也剝奪了他們在信息化時代滿足發展需求的能力，更重要的是一些文書檔案資源不宜廣泛使用。

2.2 缺乏專業的管理人員

缺乏檔案管理專業人才也是管理中的主要問題之一，電子檔案初期使用階段，平時的檔案管理工作者可能并不能流利地操作好電子檔案管理模式。有必要配備專業的計算機人士，廣泛的信息化時代背景下的檔案管理也需要一定的技術水平。部分單位沒有專門的檔案檢查控制機制，管理員的檔案保護意識也較為淡薄，導致管理不當、檔案外泄等，影響人員未來發展，使文書檔案管理工作無序且拖沓，違背了信息化時代創新管理檔案的初衷。

2.3 檔案存放機器的安全性

信息化時代帶來的便捷是豐盛的，同時有利也有弊，信息化背景下電子檔案需要計算機來支撐，但無法保證存放檔案的機器百分百安全，要預知到計算機有可能產生病毒，導致文件缺失、損壞，安全性仍然有待考究。因此，想要在文書檔案管理資料中利用大數據技術，必須要重視起檔案存放機器的病毒問題。

3 信息化時代創新檔案管理服務模式探究方法

3.1 加強標準建設

信息化時代電子檔案管理是一項規模大、難度大的工程，首先，需要有一個基于愿景的長期計劃。除了管理時期，在平日也要積極宣傳電子文檔的管理體制，逐漸替換傳統的紙質檔案，為后續工作打下基礎。接著制定標準，明確目標，管理人員必須對每種電子政務的規則和要求了如指掌，明確每類電子文件檔案的保存時限和規則，明確具體的管理要求。必須確保每一份有價值的文件都能按規定的順序完整地收集、整理和歸檔。最后明確，文件檔案管理需要每個檔案人員的共同努力，每個部門都必須參與文件歸檔，根據需要，逐步形成部門協作模式。電子檔案最大的優點之一是存儲安全，電子檔案歸檔方便，存儲方便快捷，免去了紙質檔案占用面積的問題。因此，電子檔案具有許多優點和便捷，但要真正發揮電子檔案的作用，更重要的是要使人員能夠以不同的標準查閱電子檔案，達到高標準，必須做到理性、有條理、有秩序，這是信息化時代創新檔案管理模式的目標之一。

3.2 留住人才，設立人才激勵制度

在信息化時代，人才的地位越來越重，特別是在檔案管理領域，經常出現人員干勁不足、人才類型過于單一，必須加大力度引進人才，擴充人才隊伍。想要留住人才，首先要對其尊重，重視其勞動成果并鼓勵，繼續尋找新技術，解決信息化檔案管理中出現的新問題。檔案管理工作難免枯燥乏味，難以引起興趣，需要提高員工的工作熱情與積極性，建立激勵機制，將質量特征與數量指標結合起來，建立健全制度化和規范化獎勵，如業績考核的基礎是對人才的質量評估，對工作人員的高效利用，強調工作人員發揮和提高的能力，不僅可以激發其對工作上業績的競爭精神，也可以培養和利用人才，充分發揮出人才的內在潛力，這將提高檔案工作的整體質量，重點發展和加強管理人員的能力，還可以用評職稱的方式來激勵管理人員奮發向上，用此方法發現人才、培養人才并留住人才，在一定程度上實現雙贏，確保檔案部門的發展一直是前進狀態，不是停滯不前。充分調動積極性，營造良好的工作氛圍，員工在輕松愉快的環境中完成任務。確保不浪費每位優秀人才的能力，使其找到適合自己的崗位，才能最大限度發揮作用。同時為避免因一些工作者不愿接受新興方式的檔案管理，需要向傳統的檔案管理工作者科普電子文檔管理的重要性以及對工作者自身的好處。提高思想認知是實現創新檔案管理的前提基礎與重要條件。

3.3 加強檔案管理人員培訓

一些檔案管理人員由于專業水平不夠，管理能力不足，要避免這一問題影響工作效率，需要在上崗前進行培訓，在一定程度上可以保證工作人員有足夠的基礎管理能力。單位可以根據文化的規模和水平進行短期或定期的培訓，培訓結束后，管理人員必須通過認證與考核再接手工作。要按照創新的電子檔案的要求來看待任何文書檔案，并建立一個有機的檔案管理部門與管理機制，有序的培訓檔案管理人員，將檔案管理的私密性、重要性普及給管理人員，使管理人員有意識的保護文檔，必要時也可以與管理人員簽訂合約。引進專業人才，為文書檔案管理部門配備專業人士，電子檔案管理的實現進程中，必須為系統軟件開發人員、系統維護人員等提供必要的計算機專業人才，并且需要專業人士向工作者傳授知識與經驗，加強檔案工作人員對工作的熟練程度與速度。

3.4 完善檔案管理制度

建立利用信息技術管理檔案的新模式。目前我國文書檔案管理過程應靈活運用信息技術，逐步完善傳統檔案管理流程。首先，將傳統的檔案管理方法與更廣泛的數據背景下的發展目標聯系起來，摒棄傳統觀念，從傳統管理方法中去除不必要的浪費，完善檔案管理制度，并設立合理的獎罰制度。例如：注重檔案資源的收集和處理，優化檔案管理單位的內部配置。

3.5 定期檢查計算機并備份文檔

定期對計算機進行殺毒掃描工作，盡量避免在存放文檔的計算機里下載安裝不正規的軟件工程，除管理檔案或檢查機器的專業人士外，避免他人接觸機器。每日對電腦中的檔案資料數據進行備份，同時也要備份到數據庫中的數據，保證即使系統出了故障仍然可以找回檔案。管理信息存儲系統的安全和相關單位、部門的網絡保障非常重要，管理者需要加強個人檔案信息系統的安全性。為了及時進行病毒檢測和信息驗證，他們需要在文件信息的存儲、備份和硬盤中進行嚴格的網絡隔離和數據加密，搜索和傳輸文件信息，在建立有效防范黑客攻擊的網絡防火墻和定期監控網絡環境方面，系統定期更新和維護，同時，對能夠登錄、查看、使用信息的個人，要加強權責監督，避免檔案外泄。還可以建立檔案風險評估制度，利用輔助工具或分析法定期評估檔案風險，防患于未然。

3.6 更新觀念加強檔案館信息化

作為主要基于電子文檔、檔案等非建設性數據管理的數字數據檔案，檔案館不僅作為一個數據中心，而且不僅作為一個信息傳播工具，還具有有序處理和綜合管理的功能。因此，在信息化和數字化的過程中，為了使工作順利進行，必須改變檔案的呈現方式，讓他們盡快適應檔案數字化的進程，這讓檔案管理員走出了管理層的視野，克服部門間的局限性，此外，在各級管理優化過程中，考慮檔案信息資源的不同要素，有利于優化提高可信度、完整性，檔案信息資源的有效性和有序性，最終導致檔案信息的整合和用戶需求的滿足。

4 結束語

總而言之，電子檔案是在信息化時代背景下發展出的新型檔案管理模式，用全面、科學的發展幫助文書檔案管理海量資料，極大程度的提升了工作效率。從全局出發，使日后的檔案快速查閱、替換、更新等管理工作事半功倍、快捷方便。電子文檔推動檔案工作人員的管理與時偕行，提高工作效率、確保工作質量。與此同時，信息化時代創造了更多的機遇，信息化時代的檔案建設是為了抓住機遇，適應時代發展，加快信息化建設，整合檔案資源和創新服務，在信息化時代下利用電子檔案進行檔案管理必然會帶來更大的發展空間。