數字化背景下的高職院校檔案管理探析

趙海云

（廣東省粵東技師學院，廣東 汕頭 515041）

在新時期下，高職院校為了獲得更好地發展，在數字化校園建設方面的投入力度不斷增加，但并未體現在檔案管理方面，大量數字資源無法得到可靠、有效的保管，使得高職院校檔案管理工作的難以發揮應有的作用。故此，為適應時代發展要求，高職院校必須重視對檔案管理工作的研究，以確保檔案管理服務質量的不斷提高，進而為學校的發展打下重要基礎。

1 高職院校檔案管理工作現狀

1.1 重視不足，觀念落后

有效的檔案管理工作對學校其他工作的開展具有重要的促進作用，如學校的人才評估中，就需要使用到相應的檔案信息；部分畢業生因落戶需要查詢相關的學籍檔案；校內重點工程項目建設同樣也需要查找相關參考資料等。但是，學校部分領導對檔案管理工作的重視并不足，并未從根本上認識到它的重要性。究其原因，檔案管理工作在短期內所能給學校帶來的收益是有限的，所以很多學校的領導會潛意識里忽略檔案管理工作，故而，也就不會將其納入數字化校園建設之中，使得檔案的數字化建設一直處于為啟動的狀態。

1.2 管理體制不健全

檔案管理工作的有序實施，需要有完善制度的保障，但是從實際工作情況來看，多數高職院校的管理體制并不健全，一方面是對整個檔案管理工作的責任沒有進行細化，工作流程不夠明確，另一方面未能將考核獎懲措施予以有效落實，導致檔案管理的開展情況并不是特別理想[1]。此外，在學校檔案管理工作中，其他職能部門的參與度不夠，使得檔案工作受到一定影響。

1.3 服務技術手段落后

隨著社會的進步與發展，信息化技術已滲透到社會各個領域之中，部分高職院校也在校園管理工作中引入了信息化設施，在這種情況下，數字化的檔案管理已然成為這一工作的開展趨勢。不過，目前大多數高職院校在檔案管理工作中使用的信息化設施還比較有限，其中相當一部分還較為落后，只能用于一些比較簡單的工作，如檔案信息資源的錄入等，還難以真正達到數字化的要求。在管理方式上，仍舊以傳統模式為主，這樣不僅工作效率低下，還會出現檔案信息資源丟失或損壞、檔案信息價值得不到發揮等問題，使得檔案管理的作用無法充分體現。

1.4 缺少優秀的檔案管理人才

在傳統的檔案管理工作中，檔案管理人員只需懂得一定的專業知識即可，但在數字化背景下，高職院校檔案管理工作發生了天翻地覆的變化，尤其是在工作方法上，已經不再是傳統的紙質檔案管理，而是逐漸實現了數字化、信息化與網絡化，這對檔案管理人員的綜合素質提出了較高的要求。然而，許多高職院校普遍存在缺少優秀的檔案管理人才的問題，使得檔案管理工作無法跟上時代的發展步伐。

2 數字化發展在高職院校檔案管理中的作用

其一，與傳統紙質檔案相比，電子檔案的實用性更強。在數字化發展下，高職院校檔案管理工作將在數字信息化技術的支撐下，將傳統紙質檔案逐漸轉變為數字化檔案，之所以做出這樣的轉變，主要因為電子檔案具有傳遞速度快、便于儲存、使用壽命長等優點，這對提升檔案管理的質量與效率具有積極作用。

其二，促進檔案資源的共享。數字信息化技術除了可以更快、更好地收集整理相關檔案信息，還能實現檔案資源共享的目標，以提升檔案資源的利用價值。在以往的檔案管理工作中，使用者要想獲取相應的檔案信息，必須經過繁瑣的流程，還無法保證最終是否可以如愿獲取，而在數字信息化技術的有效應用下，使用者只需借助網絡平臺就可以很快檢索到所需的檔案信息，這樣既方便了使用者，也減少了管理者的工作量，大幅提高了檔案管理服務質量[2]。值得注意的是，在進行檔案資源共享的過程中，管理人員必須要做好對私密性信息的安全監管工作。

其三，符合高職院校的發展需求。隨著高職院校的不斷發展，檔案類別呈現多樣化趨勢，而檔案內容也變得更為復雜，信息量大幅增加，倘若還是沿用以往的檔案管理工作模式，必然會降低檔案的使用價值，同時也會影響到高職院校的發展，而在檔案管理中引入數字信息化技術，轉變管理理念，正符合高職院校的發展需求。

3 數字化背景下加強高職院校檔案管理的有效措施

3.1 強化對檔案管理工作的認識

為提高檔案管理水平，高職院校的領導層與檔案管理工作人員必須要進一步強化對檔案管理工作的認識，一方面需要認識到檔案管理工作對學校發展具有的重要意義；另一方面，必須認識檔案管理信息化建設的必要性，同時可以落實好相關責任，有序推進檔案管理信息化建設工作的開展。在此期間，學校領導應當從根本上認識到這一工作的重要性，并在實際工作中發揮帶頭作用，以更好地改變檔案管理思想封閉、缺乏創新的工作現狀[3]。

3.2 引入高新數字化檔案技術和手段

檔案管理本身就是一項比較繁瑣的工作，如今隨著高職院校的快速發展，檔案類別與數量與日俱增，使得該項工作的實際效益受到了嚴重影響。壓縮衣，將高新數字化檔案技術引入高職院校檔案管理工作中是很有必要的，通過這些先進技術完成檔案的收集、整理、存儲以及檢索等，不僅確保了工作的質量與效率，還節省了大量物力、人力與時間成本?？梢?，在數字化背景下，檔案管理工作引入高新技術手段是必然結果，對提高這一工作的效果發揮著重要作用。

在使用數字信息化技術方面，除了可以用于檔案信息的收集、整理與存儲以外，還可以進行電子檔案庫的構建，并對其中部分內容進行公開，例如，可以對在校師生予以開放，師生可以憑借自己的賬號登錄查看相應的檔案信息，同時在新生建檔與后期完善檔案信息的過程中，也可以讓師生進行自主完善，然后經過檔案管理人員審核之后進行統一保管，這樣不僅能提升檔案管理的效率，也可以保證檔案信息的準確性與可靠性。此外，在實行信息化管理之后，也為畢業生存放與提取檔案提供了便利。例如，可以通過條形碼或二維碼的形式對學生的畢業證予以標注，這樣學生可以根據自己的需要，通過掃描條形碼或二維碼獲取個人信息。必須注意的是，為了避免檔案信息的泄露，應在信息入口設置密碼。

3.3 構建完善的檔案管理制度

在推進檔案管理信息化建設中，高職院校應先構建檔案管理工作體系，在該工作體系中，分管辦公室的領導應承擔起主要責任，學校各部門負責人作為本部分檔案管理的責任人，并在各部門要專門安排一名兼職檔案員，負責本部門檔案資料的收集與整理，然后與檔案室的工作人員做好對接。這樣就能明確各部門在檔案管理工作中的責任，同時也確定了基本的工作流程，避免出現分散管理的現象。其次，需要結合檔案管理信息化建設的需求和高職院校檔案管理工作現狀，對相關的制度進行優化與完善，主要涉及檔案的收集整理、鑒定、統計、保管等相關工作，有了制度保障的前提下，檔案管理工作才能更加規范化、制度化與科學化，這對提升高職院校檔案管理質量意義重大[4]。同時，在完善制度的過程中，也不能忽視責任追究制的構建，以明確相關人員的責任，促進實際工作的順利開展。

3.4 加強檔案信息資源建設

對檔案管理工作而言，檔案信息資源是開展這一工作的重要基礎，若是沒有豐富的檔案信息資源，那么就難以推進檔案信息化建設，更不能提高檔案管理服務質量。故此，高職院校需要重視檔案信息資源的建設，具體可以從以下幾方面著手：第一，實行部門立卷，即學校的各個職能部門需要先進行部門內部的檔案信息資源收集與整理，然后交由學校檔案室集中統一管理，并且在歸檔時，需要電子檔案與紙質檔案同步進行。第二，擴大收集范圍。在收集檔案信息資源的時候，學校需要在原有的范圍上進行擴大，以豐富檔案信息資源，尤其是對重大活動或重點工程建設項目的檔案信息資源收集中，應安排專人進行。第三，抓整合。在對檔案管理工作予以不斷優化與完善的過程中，將原本分散在學校各職能部門的檔案信息資源進行統一保管，然后對所有檔案信息資源進行合理歸類與整理，以方便全校師生進行查閱。在此期間，高職院校需要加強基礎設施建設，主要是根據檔案管理信息化建設的需求，引進相應的信息設備與管理軟件，這樣既便于檔案信息資源建設，也能優化檢索系統，進而有效滿足師生的查閱需求。

3.5 重視檔案人才隊伍建設

重視檔案人才隊伍建設也是檔案信息化管理實現過程中一個不能忽視的問題。在數字化背景下，高職院校檔案管理崗位的工作人員既要了解檔案管理工作的相關知識與技能，也必須具有一定的計算機能力與創新能力，這對促進檔案管理工作的開展十分關鍵[5]。因此，高職院校必須要結合具體工作情況，配備一定數量的專職與兼職檔案管理人員，并且要對所有參與檔案管理工作的人員進行培訓。同時，還要定期開展經驗交流分享會、專家指導座談會等活動，對檔案管理人員的業務能力予以培訓，以促進專兼職檔案人才的綜合素質提高，更好地滿足高職院校檔案信息化建設的需要。

4 結束語

總之，高職院校檔案管理工作的數字信息化是其發展的必然趨勢，只有充分利用數字信息化技術的管理優勢，才能更好地保存檔案信息和挖掘其價值，并有利于實現資源共享的目標。故此，在數字化背景下，高職院校需要加大對相關高新技術的探索，以促進檔案管理工作高效開展。