中學檔案室檔案數字化的困境分析

梁蓓蘭

（福建省泉州第一中學，福建 泉州 362000）

隨著信息化技術的發展，全球進入“互聯網+”時代，檔案室經過多年的數字化建設和管理，檔案資料匯總、歸檔等工作已全面進入信息化處理。中學是培養人才的重要機構之一，檔案管理效果不僅關系著學校的發展，也和我國經濟的發展密切相關。新課改的深入，使得中學進入全面改革，涉及的檔案資料更加多元、復雜，但是從當前來看，中學檔案室檔案數字化管理仍面臨諸多困境，阻礙檔案管理工作的開展，如何加強中學檔案室檔案數字化管理成為亟待解決的問題。

1 中學檔案室檔案數字化管理的作用

1.1 節約資源，降低管理成本

在以往的檔案管理工作中，每次都要配備專業的設備、人員對檔案資源進行整理、打印和存儲，消耗人力成本、時間成本。而且，人工開展檔案管理工作，還要有專門的場地，增加工作成本。而檔案數字化管理實施后，管理人員只需要建立檔案管理平臺或數據庫，將檔案信息上傳、存儲到網絡上，并設置權限，對通過權限的人開放檔案資料的查詢功能，提高檔案管理效率。另一方面，檔案數字化管理的實施，無需重復保存、復印紙質檔案，節約成本。

1.2 便于檔案資料存儲

傳統的檔案管理模式中，多以紙質檔案保存檔案信息，易受環境、工作等因素影響丟失或損壞，增加檔案資源的保管難度。數字化管理后，可以利用掃描、計算機等技術，以數字化的方式存儲紙質檔案，方便檔案資料存儲和備份，減少檔案丟失或損壞。另一方面，在檢索檔案時，可以直接用關鍵詞，提高檔案利用率。相較于傳統的人工查詢，既能夠保證檔案的完整性，又能提高查詢效率。

1.3 提高檔案管理效率

人工開展檔案管理工作，不僅費時費力，還無法保證檔案資料的準確性、完整度。中學師生多，檔案數據龐大，涉及內容廣，管理難度大，傳統的人工管理模式不再適應檔案管理工作。對其進行數字化建設和管理，可以打破時間、地域上的限制，簡化檔案查詢、調用等工作流程，提高管理效率，實現資源共享。

2 檔案數字化管理面臨的困境

2.1 不重視檔案工作

和以往相比，大多數學校開始重視檔案管理工作，但從整體來講，重視程度尚不足夠。部分領導認為學校的任務是教書育人，所以日常工作多側重于教學，極少關注檔案工作。究其原因：檔案工作的主要內容是收集、整理和存儲學校活動產生的材料，維護和清潔檔案，檢查檔案庫房等，和教學活動、教學成果沒有多大的關系。縱觀大部分學校，將檔案管理等同于對檔案資料的簡單整理，存在較大層面的缺失性，不利于檔案數字化管理的發展。

2.2 檔案管理體系不健全

檔案數字化管理工作的開展，離不開相關的規律規程，符合教研事業的發展，構建科學、完善的管理體系。具體工作中，很多學校并未針對檔案數字化管理進行規劃，仍沿用以前的管理體系，教育理念和管理工作不匹配，導致學校發展畸形。

2.3 基礎設施滯后

上述得知，多數學校不重視檔案數字化管理，重教學輕檔案現象依舊，檔案數字化程度不足。同時，受經費、人員等因素影響，數字化、信息化基礎薄弱，個別學校未配備專門檔案室，大多由臨時教學、辦公場所改建。此外，學校也沒有配備專業的掃描儀、計算機等設備，不符合檔案數字化管理的要求，加大檔案管理工作的開展難度。

2.4 管理隊伍能力不足

檔案數字化建設管理是一個動態的過程，需要緊跟信息化技術隨時調整，對檔案管理隊伍的工作能力和素質提出了較高的要求。從當前來看，檔案管理隊伍能力不足是一個普遍現象，發生原因為：在中學，檔案管理常被定義為后勤部門，負責養老或輔助工作，在安排檔案管理人員時，多由老師兼任，缺乏專業的管理知識；和大學不同，中學的費用由國家調撥，本身就存在資金問題，更沒有多余的資金來招聘檔案管理人員，加之老師教學任務繁重，沒有時間學習檔案管理知識，或者不愿意學習，導致其素養和崗位要求不符，不利于檔案管理工作效用地發揮。

3 優化檔案數字化管理的措施

3.1 加大宣傳力度，制定整體計劃

為提高檔案數字化管理效率，應該在中學內部開展檔案數字化教育和宣傳活動，比如：開展專門會議，依據數字化管理的目標和方向，讓管理層意識到數字化管理的重要性，加深對數字化管理的認知，提高工作責任感；利用學校媒體、宣傳欄等方式，向其他工作者宣講數字化管理的知識，只有全體教職工形成統一的認知，才能推動數字化管理工作的開展。另外，制定檔案數字化管理的實施計劃，在參與者中挑選一名組長和副組長，將責任落實到個人，確保數字化有清晰、完整的制度保障；構建檔案資料的著錄制度。實際工作中，應在相關要求和規則的基礎上，以法律法規為中心，明確檔案著錄原則，統一分類和提名流程，規范分類，提高檔案數字化管理水平。

3.2 健全檔案數字化管理體系

中學檔案數字化管理工作中，建立完善的數字化管理體系能夠為各項工作的開展提供保障。首先，明確工作流程，利用計算機網絡建立集數字化檔案、文化于一體的檔案資料收集、歸檔模式。收集到檔案資料后，管理人員以電子文件的形式發給檔案室，完成相關文件的歸檔工作。其次，確保檔案信息和設備安全。定期對檔案設備進行檢查，設置使用權限，以免他人亂用。加密檔案信息，設立殺毒軟件、防火墻，避免信息被篡改或丟失。

3.3 加強硬件設施建設

檔案數字化管理工作的開展，離不開基礎設施的支持，要想保障檔案管理質量，就要結合現狀配備足夠的硬件設施。實際工作中，校領導要加大數字化管理方面的資金投入，及時更新計算機設備和應用軟件，添置必要的設備，如照相機、掃描儀、打印機等，為檔案數字化建設管理提供保障。另外，為檔案管理建立工作場所，并為數字化管理預留場地。總之，從軟硬件兩方面為檔案數字化管理提供人力、物力和財力上的支持，有助于開展檔案數字化管理工作，提升工作質量。

3.4 加強管理隊伍建設

上述得知，檔案管理隊伍能力不足是制約數字化管理的關鍵因素，這就要求中學重視檔案管理隊伍的建設和培訓，為數字化管理提供人才儲備。首先，結合數字化的相關要求，對檔案管理人員進行教育培訓，尤其是信息技術方面的知識。其次，加大綜合型人才的引入力度，優先招聘具備專業檔案管理知識，掌握新興技術的人才，為上崗人員提供繼續學習的機會，完善知識儲備，提升專業素質。

3.5 構建檔案平臺

面對海量的檔案資源，若不使用新興技術進行管理，勢必會造成資源浪費。因此，中學在進行檔案數字化管理時，要積極、主動的引入新興技術，構建檔案平臺，共享檔案資源。同時，各區域學校要加強合作，建立統一的檔案資源平臺，明確管理標準，實現檔案資源的無縫銜接。另一方面，整理、挖掘并利用檔案資源，促進檔案管理一體化；合理使用云計算技術，充分整合其優勢，提升檔案平臺的服務能力，推動檔案管理工作可持續發展。

4 實例分析

4.1 檔案管理內容

以某中學為例，檔案工作人員的主要任務為：1）手工收集、整理和管理學校產生的檔案；2）立卷進行業務指導，確保每年立卷完整、規范；3）保管學校教師、領導的檔案。

4.2 檔案管理措施

第一，檔案整理。正式掃描檔案資料前期，按照當天的工作計劃，安排工作人員進檔案室領取檔案，檢查無誤后簽字確認。管理人員收到檔案后，先檢查案卷、文件是否完整，然后拆封，檢查頁號是否準確，發現錯誤后及時糾正，防止檔案文件錯序，方便后期裝訂。由于紙張質量差、登記幅面大于A4檔案無法使用滾筒式掃描儀，可以用平板式的掃描儀掃描。

第二，掃描準備。正式掃描前，先將掃描儀和計算機相連，注意先開掃描儀再開計算機；準備散張檔案，進行登記，掃描儀指示燈亮后掃描。

第三，正式掃描。打開制作軟件，選擇相關參數，包括掃描方式、亮度值、頁面大小等。若把握不足，可以先嘗試掃描幾頁后再調整。合適后，填寫文件名、存儲路徑，認真檢查。將要掃描的文件放入稿臺或入紙口，啟動掃描程序開始掃描。

第四，圖像處理。計算機得到掃描圖像后，不代表所有工作完成。為保證圖像質量，還要適當修改糾正掃描偏差，使圖像更加規范、清晰。具體操作：因操作失誤造成圖像顛倒后，可90o或270o旋轉；因送紙時未垂直造成文件傾斜，可進行圖像糾偏；若文件有空白或黑框，可適當剪裁；若文件上有黑點，可使用去污程序將其去掉。待所有偏差都調整后，掃描工作才正式完成。

第五，后期工作。再次校對掃描后的圖像文件，檢查文件名和總量，抽檢文件質量。完全合格后，刻錄光盤保存。對完成掃描的紙質檔案，按照原有的順序整卷，無誤后入庫。

5 結語

綜上所述，中學檔案室檔案數字化是學校發展的主要內容，對解決檔案管理問題，提高檔案管理水平具有重要作用。文章基于檔案數字化面臨的困境，從加大宣傳力度、健全數字化管理體系、加強硬件設施建設、加強管理隊伍建設、構建檔案平臺5個方面，闡述了優化檔案數字化管理的措施，希望在增強檔案數字化水平的同時，給未來的現代化教育提供保障。