大數據時代背景下電力企業檔案開發利用優化策略探析

國 健

（山東電力工程咨詢院有限公司，山東 濟南 250013）

企業檔案不僅是記錄企業發展的“儲存器”，更應該是服務企業不斷創新發展的“驅動器”。信息革命如火如荼，科學技術日新月異，5G、AR、VR等新技術層出不窮，企業機制體制深化改革步伐也在不斷加快，但不可否認，在我國仍有相當一部分電力企業存在檔案管理意識不強、信息化水平不高、檔案管理重收藏輕利用等問題，傳統的檔案管理思路和方式已不適應企業快速發展的新要求。

面對新要求、迎接新挑戰，電力企業必須抓緊邁出由傳統檔案管理向數字化管理轉型的步伐，進一步優化企業檔案管理工作、完善企業檔案管理體系、強化企業檔案協同管理、豐富企業檔案的收集與歸檔內容，實現檔案管理業務向前端延伸、向后端拓展，與企業管理和生產經營等各項工作更加緊密融合，搭乘信息化快車，在大數據時代背景下，實現檔案業務的轉型升級發展。

1 大數據時代電力企業檔案管理的新變化

任何企業都有專屬于自身發展的特有檔案，這些真實的記錄在見證著每個企業的發展歷程。電力企業檔案也不例外，其具有信息量大、涉及面廣、種類繁多等特點。毋庸置疑，優質的檔案管理對于企業經營發展、知識庫建立和文化積淀具有重要作用，但不可否認，目前在企業管理中，依然存在很多的認識誤區，簡單地認為檔案就是“束之高閣”文件資料。

檔案管理作為一項系統管理科學，并不是簡單地將材料裝訂成冊或抄寫文件，而是更需要檔案管理人員與企業其他部門人員加強協作，進一步提升檔案價值，加強向企業生產力的轉化能力，成為企業快速發展的數據庫和“最強大腦”。在信息技術時代，檔案已不僅僅是傳統的文字資料，在“讀圖時代”更多的圖文影像資料逐漸成為檔案室內的“主角”，再加之大數據技術在各行各業中的應用愈發普遍，在信息技術的帶動下，企業檔案涉及的范圍越發廣闊。

面對新形勢，部分企業檔案管理選擇采用電子檔案與紙質檔案的雙軌制管理模式，這對電力企業的檔案管理工作提出來更高的要求，信息化以及大數據的深入推進，使資源共享成為一種發展趨勢。信息技術的飛速發展給電力企業檔案管理帶來最大的沖擊與改變是技術帶來的數據整合和搜索，電力企業可以借助技術手段將庫存檔案信息化與數字化，將原本碎片化、零散化的企業檔案通過數據庫的形式進行整合、分類，使企業檔案更加直觀、生動。

隨著信息技術的發展，電子檔案管理的重要地位更加凸顯。檔案管理電子化和信息化大大提升了電力企業檔案的管理效率和準確性，但在檔案的收集和處理的過程中的關鍵技術研究尚需突破，目前的電子檔案管理大多聚焦在紙質檔案數字化掃描上，與真正意義上的電子檔案管理相比仍存在一定差距。

2 大數據時代電力企業檔案開發利用現狀

2.1 企業檔案由被動服務向主動服務轉變

隨著檔案管理優化升級，檔案管理人員的管理意識和服務意識有了明顯提升，在檔案開發利用工作中，改變從前被動等各部門到檔案室查閱的工作作風，變為主動搜集企業生產經營信息，進行檔案利用分析，與有檔案利用需求的部門主動溝通，建立檔案利用咨詢渠道，提供專業利用服務，并圍繞“服務”主線不斷創新，助力企業做強、做優，實現企業效益最大化。

2.2 企業檔案借閱由實體檔案向電子檔案轉變

傳統的紙質檔案借閱已經無法滿足用戶需要，電子檔案借閱快速發展，這既為檔案利用帶來機遇，又帶來了挑戰。信息化以及大數據的出現使得資源共享成為全新的發展趨勢，檔案利用工作由線下向線上發展。隨著電力企業檔案庫存愈加豐富，許多珍貴檔案由于年代久遠，數字化為珍貴檔案保護和利用帶來了新思路。

2.3 企業檔案借閱時效性要求越來越高

信息化加速管理速度，對檔案借閱時效性的要求越來越高，傳統的檔案管理方式工作量大、人力成本高，而且保存起來占據庫房空間，存儲不當易造成文件損壞或者遺失。大數據時代，借助現代化技術手段，將紙質檔案數字化之后，不僅能夠大大提升檔案的查閱效率，而且更好地實現檔案信息共享，提升工作效率，更好地滿足現代企業快速發展的新需求。

3 大數據時代優化電力企業檔案開發利用的策略

3.1 健全檔案管理體系，創新檔案管理流程

體系是檔案管理提升的保障，電力企業要嚴格按照相關的要求和制度來開展工作，要根據企業的實際情況建立一個詳細的檔案工作體系表，對相關的檔案管理工作進行明確的分析，對相關的權責也要進行明確的分配。同時，要結合企業的實際發展狀況，對管理工作中的各個環節的內容以及操作步驟進行嚴格的規范，引導企業檔案管理工作走向更加規范、有序。電力企業要進一步規范檔案工作流程，指導公司各部門兼職檔案員明確檔案工作職責，做好檔案資料日常的收集、整理工作。同時，明確各類檔案的再分類、編碼、范圍以及整理步驟、流程圖等，并提供整理例圖，有效提高檔案收集整理工作的規范化程度。

企業要將檔案工作納入目標管理，做好檔案資料日常的收集、整理工作，特別是明確各類檔案的分類、歸檔范圍、編碼規則以及整理步驟、流程等，有效地提高檔案收集整理工作的規范化程度。與此同時，檔案管理部門要重視與企業內部其他各部門合作與配合，與各部門形成良性互動，讓各部門形成自覺移交檔案、主動借閱檔案的好習慣，從而用活檔案資料，在企業內部形成良性的檔案管理體系。在做好企業檔案管理工作的基礎上，企業要不斷創新檔案管理的內容與形式，加快檔案管理工作轉型升級的步伐，構建起基礎大數據核心的企業檔案現代管理體系，徹底打破檔案部門“信息孤島”的狀態，將原來的“死檔案”變成“活信息”，使得檔案更好地為高層決策提供數據支持，為企業轉型提供優質服務。

3.2 用專業知識賦能檔案管理，培育現代化檔案人員隊伍

檔案服務工作的開展離不開高素質的專業人才。信息時代的檔案管理對電力企業檔案管理工作者的專業素養提出了更高要求。檔案管理工作者不僅需要全面掌握企業發展的各個方面，同時又能夠駕馭各類信息技術手段，熟悉最前沿的檔案管理信息與技術。企業要定期舉辦檔案管理人員培訓班，加強對所屬單位檔案管理部門負責人和檔案管理人員業務知識和信息化能力培訓，確保檔案管理人員熟練掌握檔案規定要求及檔案技術知識，進一步提升企業檔案管理工作水平。

此外，企業還要重視對兼職檔案員水平的提高，定期組織兼職檔案員培訓、學習，強化兼職檔案員的專業知識素養和水平。特別是在重要檔案移交的過程中，專職檔案管理人員實行提前介入、現場指導，確保檔案資料移交的完整性、及時性。在此基礎上，檔案管理工作人員也要加強對檔案相關知識的普及，讓企業更多職工知曉檔案的價值及重要性，提升大家對檔案重要性的認可度，從而更好地促進相關工作開展。

3.3 推進檔案管理信息化建設，實現檔案管理智能化

技術是第一推動力，開展企業檔案管理信息化建設，開發并應用高效、可靠、智能、先進的文檔管理系統是推動文檔管理提升的重要工具。傳統的文件生成、流轉、組卷、數字化的模式主要依靠人工，耗時耗力、管理效率低、管理規范性差，受人為主觀因素影響大。未來的檔案管理系統應圍繞“怎么實現與各業務管理融為一體”、“如何生成合規有效的電子文件”、“如何實現文件生成到歸檔一體化管理”等問題，在各業務板塊的管理系統中內置文檔管理內容，對專屬于文檔管理的內容專門開發系統，通過項目文檔與信息技術的深入融合，從技術上解決業務管理和文檔管理分離的問題，達到智能化管理。

3.4 以“大數據”為圭臬，延伸檔案服務觸角

隨著信息技術的發展，在電力企業檔案管理過程工作中，借助大數據手段，將相關檔案信息錄入“云端”，實現企業檔案的信息化和數字化，已成為大勢所趨。順應時代發展，新修訂的《檔案法》也增加了“檔案信息化建設”專章，從法律層面明確了檔案信息化建設的重要作用，企業檔案管理必須重視信息化建設，實現檔案管理工作數據的數字化，利用相關的信息技術和網絡技術，根據電力企業檔案管理的實際情況，構建一個科學合理的檔案管理系統，將檔案管理系統建立成為一個大型的數據庫。在這一過程中，企業要不斷強化檔案工作的重要性、營造人人重視檔案的良好氛圍。

要通過信息化促進協同辦公檔案管理能力，通過協同辦公能夠有效實現檔案信息的儲存、分類、檢索和查詢。檔案管理員不僅能夠快速、規范的上傳相關檔案，也可在已歸檔的進行檢索、查詢，并通過區域網，實現統一管理。通過協同辦公平臺還可以進行移交檔案、發布通知、查看移交流程，實現電子文件信息資源共享，提高信息的利用效率，實現線上移交、收集、整理、編目等環節，操作便捷、流程規范，更好地利用檔案價值，使檔案管理工作在企業發展中發揮出更強大的作用。

4 結語

隨著網絡和信息技術的迅猛發展，檔案工作正在經歷著一場深刻變革，信息時代數據資源成為企業發展必不可少的重要資源和生產要素，這其中企業檔案發揮著不可替代的重要作用。特別是電力企業，歷經多年發展，企業本身已經積攢了大量的數據與信息，企業發展歷程、重大科研成果、重大合作內容、企業市場布局、人才體系構建、企業日常管理、重要客戶資源等等，這些都是企業實現發展不可或缺的重要資源。

檔案作為企業的無形資產，承載著記錄企業發展歷史、服務企業良性發展的責任與使命，其管理工作的重要性愈發突出，做好企業檔案管理工作，能夠使得企業更多的經驗得以總結、規律得以認識、歷史得以延續。特別是在信息技術飛速發展的當下，借助大數據和信息化手段，將企業檔案搬上“云端”，能夠大幅提高企業檔案管理的利用效率，提升檔案利用的準確性，更好地將檔案價值最大化，為企業技術攻關、項目改造、安全生產提供準確詳實的依據，為企業轉型升級、創新發展，重大決策提供重要的數據參考，并為企業可持續發展保留珍貴的歷史資料，更好地服務企業發展。