新形勢下如何做好電網項目檔案管理工作

徐全紅

（國網甘肅省電力公司張掖供電公司，甘肅 張掖 734000）

項目檔案管理需要得到相應的重視，各個單位需要按照相關的政策進行實施，這樣單位可以潛移默化的進行了重視，相關管理人員需要具備一些先進經驗，這樣在對電網項目行業中才能做好檔案管理工作。

1 在新時期進行電網項目檔案有效管理的價值

在電網項目中對檔案的管理這一工作是非常重要的工作內容，他可以把整個項目的過程都詳細的進行記錄，這為了以后的工作可以提供許多重要的幫助。電網建設中檔案管理的工作是較為重要的環節[1]。例如，在電網建設中馬上竣工驗收的時候還是需要對檔案進行驗收的，如果項目檔案在驗收的過程中出現問題導致不合格，項目也是沒有辦法進行竣工驗收的。并且，在工程評優和輸變電工程的時候是需要使用到檔案的。由此可見，對于電網的長期發展和建設來說，首先保證的就是電網在運行中的安全和穩定，這就需要對電網項目中的檔案管理進行建設，保證先進的管理方法和手段，在檔案管理過程中需要保證其標準化和嚴謹性。

2 我國電網建設項目檔案管理中存在的問題分析

電網建設項目檔案管理本身作為重要的一部分內容，會直接影響電網項目的運行和進展情況，實際上其中存在的問題實際上還比較豐富，包括檔案記錄的不完整、檔案記錄的真實性無法保障，以及檔案管理信息化水平低，還有檔案管理的專業人員缺乏等問題，都會嚴重影響檔案管理的實際效果。

2.1 電網建設項目檔案管理制度體系不完善

檔案管理體系的完善需要相關的管理制度能夠符合電網建設方面的客觀需求，確保電網建設項目的檔案管理工作能夠嚴格按照相對應的規范來執行。為了更好地實現對檔案的管理工作，體現出良好的檔案收集以及整理效果，優化檔案管理制度體系，使其實現更規范的落實和實施，我國已經針對檔案的建設以及管理方面提出了一些要求，也初步制定了一些具體的制度來對檔案管理工作的內容和流程進行規范，在此基礎上，需要電網單位的發展能夠了解檔案管理工作的客觀要求，對其進行正確的執行以及規范化的管理。具體來說，如果在電網項目檔案管理的過程中產生設計變更問題，就需要采取統一的編號來對其進行相應的記錄，以便于后續的查找，同時還要在電網項目的執行過程中安排施工單位對項目的進展進行全面的記錄，在建設項目中所采取的材料需要具有明確的嚴格的質量證明。當前我國的電網項目檔案管理工作中，檔案管理的標準并不完全相同，同時檔案管理的工作效率也無法保障，在檔案管理這過程中存在眾多的問題，嚴重影響到了檔案管理工作的效果，因此需要對其進行分析和解決。

2.2 電網項目檔案管理工作人員缺乏專業性

電網項目檔案管理工作的開展需要基于專業的工作人員來進行，因此要求工作人員本身能夠具有專業性的意識。但是當前很多電網企業開展的檔案管理工作可能會從其他的部門中調用專用的人員，或者是讓一個檔案管理工作人員同時承擔多種任務，導致其承擔除了檔案管理工作以外的其他責任，這就體現出了電網項目檔案管理不被重視的問題。實際中，檔案管理工作本身比較繁雜，其中涉及的內容比較豐富，需要檔案管理工作人員基于專業的意識，并且具有通順的邏輯思維來對檔案進行管理。如果缺乏專業的人員，必然會導致產生檔案管理混亂的情況，嚴重阻礙檔案管理工作的順利進行。當前，我國電網企業已經順利認識到了這項問題，但是實際中檔案管理方面的資金以及資源仍然比較缺乏，導致工作的效益難以順利提高，工作中存在的問題也無法解決。

2.3 檔案記錄不完整，真實性得不到保障

電網在建設的時候是需要許多單位部門共同參與進行工作的，并且由于工程比較復雜，因此在建設的時候周期都是比較長的，這就給檔案管理造成了非常嚴峻的考驗。并且在對檔案進行管理的時候相關人員沒有對檔案管理工作進行充分地重視和認識，并且對于檔案管理的投入資金較少，因此資料進行再保管的過程中出現記錄錯誤和不全等問題。并且有一些電網企業的檔案資料在收集方面不全面，只是簡單地收集紙質版的，沒有做好音頻資料，這就導致資料不全面。

2.4 電網項目檔案的管理信息化程度較低

在電網項目的檔案管理中，已經開始加入了科學信息的技術應用，但是還是有許多電網企業沒有進行及時的更新，使用的依然還是條目式錄入、單機等較為落后的工具，沒有辦法跟上現在的時代背景，從而也實現不了檔案管理的標準和目標。對于這些情況的主要原因：第一，科學的信息化手段沒有進行及時更新，數據庫在建設的時候時間太慢。第二，檔案在管理的時候沒有進行統一標準，也沒有合理的管理制度，對于人員的配置也沒有做到專業化標準。

3 新形勢下做好項目檔案管理工作的策略

在對檔案管理工作產生影響的因素進行明確的基礎上，結合實際情況來提出一些能夠有效做好檔項目檔案管理工作的策略，從管理的認識以及檔案管理制度還有檔案管理人員還有信息化管理等方面來綜合思考。

3.1 提高管理工作認識，深化制度改革

電網企業和檔案工作存在緊密地聯系，對此在電網企業中需要對電網檔案環節進行正確管理，對相應的檔案管理工作在制度上更加完善和優化。首先，在真正對檔案進行管理的時候，需要結合企業的實際情況，對檔案制度進行有效的制定，并且可以完成的落實在實際工作中。其次，電網企業中有些檔案管理人員和相關的人員都需要對檔案工作的管理進行充分地認識，了解其重要性，領導人員也需要對其管理工作提供資金上、人力資源、設備等相關的支持，這樣才可以保障檔案管理工作的工作質量和效率。最后，需要對已經制定出來的管理制度進行更深層次的優化，這樣可以保障檔案在管理過程中的規范性和穩定性，同時還需要對檔案管理工作進行正確的制定其計劃，保障改革檔案制度的實效性，讓檔案管理計劃和制度可以對實際的工作進行幫助。

3.2 規范檔案調取和回收

檔案如果想加快管理規范化和標準化是需要對檔案收回和調取進行正確規劃。檔案的退化和清查在管理工程中需要做到位，通過相關的規范和制度為主要依據，對檔案的收回和調取制定出合理的檔案。對于任何延長調取和退檔的檔案都需要進行登記，還需要通過相關部門的同意和認可[2]。檔案在退還的時候，必須通過檔案的所有負責人和管理人員的簽字才可以退還。如果有特殊情況需要對檔案進行延長使用，必須按照正規的程序進行辦理手續。在工作過程中，需要對相關檔案的調取和收回的制度進行優化和完善，這樣在保證萬無一失的情況才促進電網事業的發展和推進。在對過往的資料進行整理分類的時候，需要加強各個資料之間的相互互通和連接，從而得到思維邏輯上的有效性和連貫性，形成較為統一的資料數據系統，在查詢的時候也比較方便。檔案在歸檔和收集的時候，對于人員的耗費比較大，因此需要加強檔案管理的資金投入和經濟效益問題。

3.3 提升信息化水平，建立數字檔案管理系統

電網企業中信息管理部門和檔案管理部部門之間都需要加強合作交流，在電子檔案管理的過程中需要實現相應的分級制度和集中處理的問題，并且用戶在查詢的時候需要使用的權限作出合規的限制，對于文件分為非保密文件和保密文件，在區別管理的過程中，實現網絡共享原則。通過運用電子管理檔案的傳輸和文件錄入功能，可以實現計算機系統的智能化，避免出現多余的數據占用儲存空間，對政務網絡可以減少其占用率，對查詢速度和系統檢索進行提高。

3.4 切實提高檔案管理人員的工作能力和業務水平

電網企業中對于檔案管理環節需要多加重視，針對企業的檔案管理人員能力低下的情況，需要進行合理高效的培養，并且還需要培養出新時代的企業檔案管理人員。企業的檔案管理人員需要對檔案管理理論和知識進行積極了解和學習。了解檔案管理的相應法律條文，并且還需要在工作上崗之前取得相應的資格證書。以此同時，在工作過程中需要定期進行培訓，對工作能力和業務水平進行提高。對于電網企業中的檔案管理人員需要不斷地責任意識和自己工作性質進行認識和了解，重視自己的工作性質。

3.5 加強檔案工作的組織領導

在檔案管理過程中，可以建設相關的工作領導部門，建立檔案工作網絡、人員等相關科學的體系，對于每個人員的工作職責都需要進行明確，實行考核制度，建立完善的檔案工作的制度要求，在實際工作中對于工作程序和管理體制建立切合的實際需求。有效指導、監督真正管理檔案的工作人員，定期對檔案管理人員召開工作會議，對于檔案工作的相關情況和工作進度進行匯報，統籌安排下一步的工作內容和要求[3]。由于電網企業工作范圍比較廣，因此材料形成的比較多，設計的環節和單位都比較復雜，因此在對檔案進行管理的時候，需要做到標準化、規范化，但是僅靠檔案管理部門的人員力量還是不夠也沒有辦法切實的做到位。因此，需要對制度建設進行完善和加強。在對收錄文件的時候管理人員也需要進行正確的檢查和驗收，防止后續出現問題沒有辦法進行合理的解決在歸檔的時候要注重項計劃進度和材料的一致性。

4 結束語

綜上所述，電網企業中的檔案管理工作是非常重要的環節，隨著時代的發展和進步，現代信息化檔案在管理的時候通過不斷地革新已經慢慢去取代了以前的管理形式，現在的檔案管理滿足了社會的發展和需要。但是，我國的檔案管理中依然存在許多問題，這就需要相關人員和領導進行不斷的創新和改革，把我國的檔案管理工作的水平和質量進行優化和推進。