對高校檔案管理的公共服務質量優化問題的幾點探討

潘亞玉

（赤峰學院，內蒙古 赤峰 024000）

高校檔案管理工作是為高校的發展和管理提供一定的支持，并注重強調管理的服務性質，但是在傳統的管理模式下并沒有真正的提升管理的效率，對于檔案相關數據的利用率相對比較低。為此，在當前高校發展中要能夠認識到提升公共服務質量的必要性，以此更好地發揮檔案管理作用，為高校發展和社會需求提供更多助力。

1 高校檔案管理的公共服務質量優化要求

1）檔案管理服務公共利益。高校檔案管理的公共服務質量優化主要是采用企業或者是經濟學的相關方式方法作為基礎框架，以此對高校的管理職能進行優化，提升檔案管理效率。高校檔案管理工作應該能夠從功利角度進行出發，為公眾和高校管理工作提供完善方面的信息服務，這就需要轉變以往半封閉式的檔案管理模式，真正的面向社會公眾提供相應的服務，并實施開放式的管理，從而真正地強化檔案管理的利用價值。在這個過程當中，需要能夠處理好公共服務與檔案保密之間的關系，考慮到檔案自身的特殊性，應該選擇相應的、能公開的一些信息，對高校和社會公開提供利用。對涉及國家安全以及個人隱私的相關信息進行合法的保護，從而更好地滿足做好檔案管理工作的實際需求。

2）尊重權利。國家治理體系當中要能夠認識到公民權利是其重要的組成部分，只有公民自身的權利得到應有的重視，才能夠真正的凸顯民主以及法治的特點，對于高校檔案管理工作的開展來說，對于公民權利的維護主要體現在以下幾個方面，首先要能夠做好對檔案的登記以及歸檔等基礎性工作，確保檔案內容具有真實性，盡可能的避免可能對公民所造成的傷害，此外，要不斷的完善相關的服務機制，與公民之間形成良性的互動，切實的為公民做好相關的服務工作，方便對檔案的使用。

3）提升服務效率。在公共服務理論的指引下需要不斷提升高校檔案管理的效率，高校檔案管理工作的開展當中要積極的對外在的信息服務環境的變化進行關注，能夠利用當前時代新的技術來提升檔案管理工作的開展效率，在當前互聯網加時代，應該推進高校檔案管理的信息化建設，主要是通過信息化以及網絡化的方式來提升檔案工作開展的安全性及有效性。高校檔案管理作為國家信息資源的重要組成部分，也需要構建相對完善的共享機制，以此避免信息的重復，提升檔案資料的利用價值。

2 高校檔案管理的公共服務質量優化必要性

1）為高校工作的開展提供信息資源。社會本身的發展是由其活動所構成的，而高校檔案的內容包含教職工在內的活動情況、個人履歷，可以對現實生活進行真實地反映，通常情況下高校需要對自身的發展狀況進行研究，也需要以相關的檔案材料作為基礎。由此可以發現為了更好地做好相關的檔案管理工作，需要保證信息本身就有一定的完整、真實性，并成為可以研究的資源，通過提升檔案管理人員自身的水平，可以在一定程度上更好的提升檔案管理工作的高效推進。

2）保證高校工作開展的合理性。高校檔案管理工作的內容具有完整性，材料規范性及真實性，記錄相對系統化的方面的優點，這也是其他管理工作所無法媲美的。正因為如此，高校檔案管理工作也具有高質量的特點。例如高校要對教職工進行選拔和任用，要對相關的檔案資料進行閱讀和分析，以便能夠任用到合適的人才。如果再分析的環節，發現檔案內容缺少相應的公章，涂改等相關的現象，將會重新對此人進行考察，另外高校還要能夠結合檔案管理的年度考核表，掌握新錄用人員相關的管理能力、教學水平等，從而更好地開展高校的各項管理工作。

3 當前高校檔案管理的公共服務質量優化的幾個問題

高校檔案管理工作是一項綜合性的工作，主要是涵蓋了高校的管理、教學、科研等各個方面他的發展，也是高校的發展歷史。隨著高校的不斷發展，檔案管理所涉及的內容也不斷的增多，工作量也不斷增加。高校檔案管理部門也得建立與校高發展相應的檔案管理制度，從而使得檔案管理工作走向正規。隨著時代的發展，計算機技術的不斷發展，高校檔案管理也開始應用計算機技術進行管理，大量的電子文件也就應運而生，無紙化的步伐也日益加快，電子文件的產生在一定程度上改變了人們對于檔案管理的傳統觀念，從而使檔案的整理、歸檔、編目變得更加的齊全、完整，可以說是檔案管理的一場革命。

1）管理觀念陳舊，不利于高校檔案公共服務工作。高校檔案管理工作中，由于工作本身歷史觀念陳舊，服務意識受到限制。高校檔案的公共服務工作并沒有引起高校管理者的關注。但是要求檔案管理人員要以各種方式方法讓高校管理者認識到檔案管理工作所發揮的重要意義，以自己多年的工作經驗，讓管理者改變對檔案管理的認知。

2）重視程度有待提升，管理不夠規范影響檔案公共服務工作。長期以來相當一部分的人員，尤其是領導干部對于檔案工作的開展認識并不足，重視程度也不夠，并沒有真正的將檔案工作放在重要的位置，認為檔案工作也就是抄抄寫寫，做好文件的歸類并不是最為主要的工作，不能給高校發展帶來更多的經濟利益，只是應付了事。對檔案工作更多的是采用輕視的態度，這些現象的存在，表明人們對于檔案管理工作不夠重視，而當前的這種檔案管理工作的現象，也不能滿足當下檔案公共服務工作的需求。當前一些高校檔案管理普遍存在著不規范管理的問題，具體來說主要表現為首先檔案號的不正規，其次是檔案標題相當的不規范，第三個是大部分少目錄，從而導致檔案歸檔的現象相對比較混亂，嚴重影響檔案公共服務工作的質量。

3）管理手段落后，檢索效率低下嚴重影響檔案公共服務工作。高校的一些部門實行定編、定崗的方式對工作人員進行管理，從而導致很多檔案管理崗位不足，缺少專業檔案管理工作人員，這嚴重影響到檔案管理工作的開展。對于臨時抓來整理檔案的人員對檔案材料的收集、整理業務等都不太了解，對于檔案工作的意識相對比較淡薄，而且這樣的人往往都是身兼數職，對于檔案工作投入的精力并不多，沒有及時地對檔案進行歸納整理，這也就會在一定程度上嚴重影響到檔案管理工作的水平。在這種情況下所采用的管理手段也相對比較陳舊，在利用檔案時往往采用最原始的手工操作方式，這也會在一定程度上影響到檔案公共服務工作開展的安全以及保密性。這些部門在檔案管理工作當中，主要是采用傳統等手工檢索方式，在編制檢索工具當中也出現了不求精的一些現象，純粹認為檢索工具越多的檔案管理工作的質量越高，但是事實上這是一種錯誤的觀點。

4 高校檔案管理的公共服務質量優化策略

1）提升檔案工作人員素質，優化公共服務質量。要能夠認識到檔案管理人員自身的水平會直接影響到檔案管理工作的質量，隨著現代化時代的發展，檔案管理的載體也出現了多樣化，這就需要對檔案管理、利用方法不斷的進行改革，為此，對檔案管理工作人員提出了更高的要求，在業務知識、科學知識以及管理操作能力方面都需要及時的更新，傳統的管理方式和檔案利用工作方法已經不能很好地適應當前時代的發展需求。為此，這就需要檔案管理人員加強新知識的學習，要具備檔案管理和檔案利用工作的現代化的技術，熟悉檔案管理的專業知識，這樣才能夠更好地做好檔案管理工作和檔案公共服務工作。作為專業的檔案管理工作人員要注重自身專業水平的不斷提升，熟悉檔案管理工作和檔案公共服務工作的每一環節以及要求，提升檔案管理工作和公共服務利用工作開展的效率和質量，要積極探索檔案管理工作和公共服務工作中的新模式，從而得檔案管理工作更加的科學使用，為檔案公共服務工作提供更多的資源。

2）完善檔案管理制度，優化公共服務質量。檔案管理工作的開展中要不斷地健全相關的管理規章制度，規章制度要能夠體現出相對的科學與合理性，建立起的規章制度一定要能夠和自身高校發展的實際相互結合，以此更好地做好檔案管理工作和檔案公共服務工作。此外，規章制度制定也要做到簡明，具有一定的可操作性，以便使得各項制度能夠得以落實。此外還要兼職制度的雙向性，具有約束領導，又有約束職工的作用，領導的行為和形象也會在一定程度上影響到檔案管理工作的落實，而職工作為檔案管理工作的主要負責人，也要通過制度的方式對其進行約束。制度的制定也要具備一定的嚴肅性，檔案部門是制定檔案規章制度的主管部門，就是執行部門，在規章制度的制定過程當中一定要做到公平公正、安全保密，這樣才能夠更好地發揮制度的作用。

3）使用現代化技術，使檔案公共服務得到充分發揮。在檔案管理工作的開展中還要注重記錄的內容具有全面客觀和動態性，對于檔案管理的功能也要做到重新的定位，一是對原來檔案的重要部分進行保留，二是要對檔案所包含的內涵進一步的豐富和擴大，以便發揮檔案所有的功能對大部分的單位是試用的，從而更好地為高校發展和社會需求服務。高校和檔案管理工作當中記載著豐富的信息，也就是豐富的信息資源，但是對于檔案資料的整理和編研工作相對比較繁雜，而且勞動重復性比較強，強度比較大，而如果利用計算機現代化的方式對檔案進行管理，可以提升檔案管理的效率，一是可以使用人工立卷時，根據自己的理解對文件進行分類，盡可能采用統一的標準，但是由于每個人的理解有所不同對于文件的分類也會采用不同的方法，不可避免的可能會產生分類不準的現象，影響的案卷的質量和調閱檔案時的準確性，也給檔案管理工作和檔案的公共服務工作帶來消極方面的影響。而利用計算機模擬人工利率的方式，可以將檔案的條目分類，充分的體驗出計算機管理的優勢，也能夠盡可能的減少手工操作，提升了檔案管理、和公共服務工作的效率。

5 結語

總之，在當前高校發展中要能夠認識到檔案管理中優化公共服務質量的緊迫性，通過在檔案管理中優化公共服務質量能夠為高校工作的開展提供信息資源、保證高校工作開展的合理性，但是也要能夠認識到當前高校檔案管理中還存在很多問題，主要表現為：一些檔案管理工作的人員對于工作缺乏熱情，在完成資料的收集以后，也沒有對資料進行系統的篩選、歸類，就直接的存儲管理，這樣也就會在很大程度上影響檔案管理信息的真實性，不能很好地發揮檔案管理本身所具有的價值。