土地房屋征收補(bǔ)償安置及搬遷檔案管理的要點及探思

黃碧霞

（廣西欽州市欽南區(qū)土地房屋征收中心，廣西 欽州 535029）

土地房屋的征收補(bǔ)償安置檔案是保障被征收人房屋合法權(quán)益的重要憑證，它可以解決房屋征收中的各種糾紛，同時也是維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。房屋征收補(bǔ)償安置檔案是依法開展房屋征收補(bǔ)償安置的過程中形成的歷史記錄，它以文字、圖表、聲像等各種形式為載體，是具有保存價值的歷史文獻(xiàn)。房屋征收補(bǔ)償安置所涉及的經(jīng)濟(jì)利益比較大，因此，要通過文件的形式記錄保存，以免發(fā)生不必要的糾紛，這也是保證當(dāng)事人雙方權(quán)益和責(zé)任以及義務(wù)的依據(jù)，可以作為維護(hù)自身合法權(quán)益的保障，因此，土地房屋征收補(bǔ)償安置檔案的保存具有非常重要的意義和作用。

1 土地房屋征收補(bǔ)償安置檔案管理存在的主要問題

房屋征收是一項系統(tǒng)而又龐大的工程，其時間跨度較長，從征收公告發(fā)布到最后一戶被征收，以及所有被征收戶搬遷完畢，需要3-5年的時間。由于時間長、戶數(shù)眾多，所需要的手續(xù)也比較繁雜，因此，房屋征收補(bǔ)償安置檔案的管理一直沒有形成一套完整的管理機(jī)制，離規(guī)范化程度相差較遠(yuǎn)，目前，檔案管理主要存在以下幾個問題。

1.1 對房屋征收補(bǔ)償安置檔案管理重視不夠

房屋征收補(bǔ)償安置檔案的主要來源是房屋征收部門和房屋征收實施單位，他們都只重視征收的業(yè)務(wù)和結(jié)果，對于檔案的管理不夠重視。其主要表現(xiàn)在：沒有明確檔案歸檔的范圍和保管期限；有些檔案沒有及時上交統(tǒng)一保管，滯留在工作人員手中[1]。而有些單位的檔案管理比較松懈，只是當(dāng)做資料進(jìn)行管理，對于房屋征收補(bǔ)償安置檔案的歸屬也不明確。

1.2 房屋征收補(bǔ)償安置檔案的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)薄弱

由于缺乏房屋征收補(bǔ)償安置檔案管理的重視，負(fù)責(zé)征收人員和檔案管理人員保存意識薄弱，就導(dǎo)致房屋征收補(bǔ)償安置檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)薄弱。另外，由于征收單位所形成的征收補(bǔ)償文件沒有統(tǒng)一的規(guī)定和管理，再加之征收人員自身素質(zhì)較低，就會出現(xiàn)重復(fù)文件多，補(bǔ)充修改文件少，沒有達(dá)到規(guī)范要求和質(zhì)量的文件多，作廢文件多的情況，這也是檔案管理存在的主要問題。

1.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)

房屋征收實施人員和檔案管理人員很多都是兼職，并且流動性大，他們對檔案的管理缺乏一定的專業(yè)知識，對檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，這就讓檔案管理工作出現(xiàn)了各種漏洞[2]。

1.4 房屋征收補(bǔ)償安置檔案的內(nèi)容構(gòu)成

房屋的征收和補(bǔ)償工作不是一個部門能夠全部完成的，它需要很多個部門共同協(xié)作完成，如街道、法院、舊改辦、房管局、公證處、征收事務(wù)所等。其中征收事務(wù)所隸屬于房管局，它主要是實施征收工作的單位。所以，他們需要形成的材料也是最多的，也是房屋征收補(bǔ)償安置檔案形成的核心部門。他們所形成的檔案主要分為征收管理類、征收安置類、居住困難保障類以及司法強(qiáng)拆類[3]。其中，征收管理類包含以下幾個內(nèi)容：1）征收審批材料，其中包括征收范圍、報告、批復(fù)、復(fù)函、決定征收公告等；2）征收公式材料，包括被征收人意愿征詢、產(chǎn)權(quán)信息、價格評估、補(bǔ)償方案等；3）房源材料，包括房源的抽調(diào)、撥付、保留清單等。征收安置類包括征收補(bǔ)償協(xié)議、房屋評估材料、產(chǎn)權(quán)、戶籍材料、委托授權(quán)材料、新房進(jìn)戶材料等。居住困難保障類包括居住困難癥、居住困難申請材料、產(chǎn)權(quán)、戶籍資料等。司法強(qiáng)拆類包括司法裁決材料、產(chǎn)權(quán)、戶籍材料、安置房材料、協(xié)商談話材料等。

2 建立土地房屋征收補(bǔ)償安置檔案的重要意義

房屋征收補(bǔ)償檔案其產(chǎn)生具有特殊的背景，它是因為房屋征收補(bǔ)償安置而形成的文獻(xiàn)，在土地房屋征收補(bǔ)償安置方面有著重要的作用。它見證了歷史和社會經(jīng)濟(jì)與城市發(fā)展，具有非常重要的意義[4]。

2.1 具有見證歷史的意義

檔案本身就具有歷史意義，它是歷史的記錄者。而土地房屋征收補(bǔ)償安置檔案不同于其他歷史檔案，它真實的記錄了房屋征收前后的歷史面貌和演變進(jìn)程，房屋征收對社會和城市變革具有非常重要的歷史意義。

2.2 開展“補(bǔ)償先行”的經(jīng)濟(jì)意義

我國《土地房屋征收補(bǔ)償條例》中明確規(guī)定了土地房屋征收必須要補(bǔ)償先行。因為房屋產(chǎn)業(yè)所涉及的經(jīng)濟(jì)價值比較大，在房屋補(bǔ)償方面經(jīng)濟(jì)利益也比較大，所涉及的內(nèi)容也比較復(fù)雜，因此，要在房屋征收補(bǔ)償中，經(jīng)濟(jì)分配貫穿始終，而征收補(bǔ)償檔案正是處理這些經(jīng)濟(jì)利益分配的重要體現(xiàn)，當(dāng)有經(jīng)濟(jì)利益糾紛時，房屋征收補(bǔ)償安置檔案在維護(hù)被征收當(dāng)事人利益時，將會發(fā)揮決定性的作用。

2.3 對開展陽光征收具有參考意義

房屋征收補(bǔ)償安置檔案不僅記錄了房屋征收的事實以及經(jīng)過，還體現(xiàn)了房屋征收補(bǔ)償過程中所具有的智慧和經(jīng)驗，它將對以后房屋征收補(bǔ)償工作的完善和發(fā)展起到參考的意義。

2.4 對房屋的征收補(bǔ)償起到法律憑證的作用

房屋征收補(bǔ)償安置檔案中涉及了當(dāng)事雙方的利益，也反映了當(dāng)事雙方權(quán)益和義務(wù)以及責(zé)任。是房屋征收部門進(jìn)行管理的重要工具，同時也是房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理部門的重要依據(jù)材料[5]。產(chǎn)權(quán)部門對房屋征收的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍進(jìn)行確認(rèn)、征收、補(bǔ)償，保護(hù)被征收人的合法權(quán)益，以此形成房屋征收補(bǔ)償安置的權(quán)威性。

3 土地房屋征收補(bǔ)償安置及搬遷檔案管理的要點及探思

3.1 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，綜合管理

在以往的檔案管理工作中，如果工作人員有所變動，工作交接不到位，就會讓檔案管理工作雜亂無章，產(chǎn)生積壓，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前。因此，檔案管理部門要健全管理制度，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，配備專職的檔案管理工作人員，建立分層分級的檔案管理網(wǎng)格化。另外，還要保證資金的投入，落實檔案管理所需要的經(jīng)費，并且要讓檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)化。要把文件、材料進(jìn)行收集整理、立卷、歸檔等，讓檔案管理每個環(huán)節(jié)都規(guī)范化、制度化，做到收集齊全，合理分類、科學(xué)組卷、及時歸檔。建立科學(xué)有效的檔案管理工作，可以提升檔案管理的利用率，尤其是項目類檔案的整理，可以快速有效為紀(jì)委、監(jiān)察、法院等部門的工作提供證據(jù)，提供了方便、快捷的服務(wù)。

3.2 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

隨著檔案管理工作逐步科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平也要隨之提高。因此，檔案管理中心要定期或者不定期的安排檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在日常的工作中，也要加強(qiáng)與上級檔案局的溝通，咨詢檔案工作中遇到的問題，解決的辦法，不斷提高和規(guī)范檔案管理的水平和業(yè)務(wù)能力。

對于培訓(xùn)的內(nèi)容，既要科學(xué)又要全面，培訓(xùn)內(nèi)容除了基本的檔案管理知識、還要學(xué)習(xí)檔案管理的重要意義以及實施辦法，以及來提高檔案管理人員的思想意識。尤其是要學(xué)習(xí)國內(nèi)外的檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗，學(xué)習(xí)我國的《檔案法》，既要拓展檔案管理人員的眼界，還要增強(qiáng)檔案管理人員對檔案的尊重意識，進(jìn)而提高檔案管理人員的工作能力。

3.3 加強(qiáng)硬件設(shè)施，保證檔案安全

除了加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力之外，還要提升硬件設(shè)施的建設(shè)，這樣檔案保管才能更加安全。檔案中心可以專門開設(shè)置一間保管檔案的檔案室，這個檔案室要位置適當(dāng)、光照充足、不潮濕、不漏雨，確保檔案能夠得到妥善的保管。檔案室內(nèi)需要購置一個鐵質(zhì)文件柜、空調(diào)、裝訂機(jī)、干粉滅火器、干濕溫度計等物品，并且要安裝堅固的鐵門、鐵窗、防蟲藥等，用以保管檔案。檔案室還要每天開窗通風(fēng)、除濕，定期對檔案室進(jìn)行徹底的清潔。檔案的歸類整理要嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，建立檔案借閱登記制度，讓借閱檔案的手續(xù)流程齊全[6]。

3.4 檔案的保存與利用

檔案保存要按照行政區(qū)域劃分，一戶一卷的原則，對于檔案的保存總的要求是：遵循檔案材料的自然形成規(guī)律，卷內(nèi)文件有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別檔案的價值，這樣便有利于檔案的保管和利用。

需要歸檔的文件材料要真實有效、字跡工整清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，蓋章簽字手續(xù)完備。檔案中心要定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案保管期限已滿的文件要進(jìn)行鑒定，如果發(fā)現(xiàn)檔案已經(jīng)失去保存的價值，就要登記造冊，并向上級主管部門匯報，經(jīng)過審查批準(zhǔn)后，予以銷毀。如未批準(zhǔn)和鑒定的檔案，任何人不得擅自銷毀。對于檔案管理要加強(qiáng)防護(hù)，保證檔案的以及檔案信息的安全性。如果管理人員對檔案保管不力，造成檔案的損壞或丟失，將依法追究單位和相關(guān)人員的責(zé)任。

3.5 房屋征收補(bǔ)償安置檔案信息化管理

信息技術(shù)已經(jīng)是當(dāng)今時代的主流技能，它打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的弊端，讓文件查閱和保存的時間更加的長久。因此，檔案管理可以使用網(wǎng)絡(luò)軟件，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，收錄到電腦中以便保存。

4 結(jié)束語

隨著我國對土地征收補(bǔ)償工作的法律化、科學(xué)化的管理，檔案中心更要科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、常態(tài)化的進(jìn)行檔案管理工作，進(jìn)一步提升檔案管理水平。檔案中心要鞏固已有的成績，在此基礎(chǔ)上提高工作水平，不斷完善檔案管理手段，順應(yīng)時代的發(fā)展，使用電子化管理方式進(jìn)行檔案管理，使檔案工作再上新臺階。