基層事業單位檔案管理現代化實現路徑

陳鳳高

（山東省榮成市總工會，山東 榮成 264300）

檔案運行管理對事業單位尤為重要，因為這些檔案記錄了內部從業人員的一些主要行為，是個人長處以及短處的主要體現，也是判斷是否可以通過事業單位考核的重要依據。檔案運行管理是事業單位員工的一項艱巨任務，由于檔案比較多，整理起來比較困難，收集整理所需的周期也很長，因此這會對人力資源的時間資源造成浪費，所以將現代技術引入事業單位的管理過程當中勢在必行。

1 事業單位的檔案運行管理的現代化進程當中所面臨的挑戰

1）技術設備不足。事業單位在檔案運行管理現代化過程中面臨的難點之一是技術設備不充分，由于現代化過程中需要許多硬件設備的投入，所以配套設備必須十分完善。如果現代化的過程當中缺乏充足的硬件設備，或者由于硬件設備不夠符合現代化技術的有關要求，就會呈現出檔案內容失誤、文件存儲錯亂或者一些其他更為復雜的有關問題。當前事業單位檔案運行管理現代化最重要的挑戰之一就是無法配備完整的技術裝備，但配備完整的技術裝備是檔案運行管理實施的重要前提和保障。

2）管理人員操作不規范。在文件管理中，員工通常按照以往的日常習慣工作，對一些現代技術沒有透徹地了解，無法充分利用現代技術操作需要清理的文件。管理工作人員隨著閱歷的慢慢累積，對于新鮮事物的理解以及接受能力比起年輕人要慢上許多，對于現代化操作技術所需要的設備相關的應用操作技能沒能做到認知透徹，從而缺乏對于與現代化設備息息相關的工作經驗，對于工作缺乏積極性，對重復性的工作也未呈現出足夠的熱情，這也就逐漸成為事業單位的檔案運行管理現代化進程中所必須面對的重大挑戰。

2 基層機構檔案運行管理問題

1）文件管理系統不完善。基層事業單位的檔案運行管理當中并沒有形成十分完善的管理制度，也就存在著檔案編號遺失、個人信息編號錯亂、團體檔案編號不一致等一系列的問題，這種現象也間接反映出檔案運行管理系統的不完善。這是由于文件管理人員不注意整理，檢查不認真，經常導致文件丟失以及文件混亂，也是以后檔案運行管理所需要的額外注意的問題。如若沒有完整的文件系統，就無法實現文件的高效管理，也無法確保文件管理的安全可靠。

2）文件回收工作效率低。對于許多事業單位來說，現代技術都逐漸在單位內部普及了，但對于部分工作人員而言，工作效率反而因此降低了，這是因為每個文件的收錄過程中都必須仔細地檢查以及反復的比較，以確保文件的完整性和可靠性。但是，由于管理人員對于這一過程的開展仍然在堅持純手工的操作，這一方面是由于管理人員并不精通現代新技術，另一方面是管理人員仍覺得手動操作更為方便。由于管理人員存在這樣的心態，就使得整理文件的整體工作效率因此大大降低。

3）員工積極性低。長期穩定化的工作內容很明顯會使得員工的工作積極性大打折扣，且部分的檔案運行管理從業人員對于檔案的運行管理工作的重視程度相對不夠。隨著時間的推移，很多員工在這個職位上工作了十余年，這可能會致使他們出現疏忽大意等現象，這些問題的出現也客觀體了員工整理檔案的積極性相對較低，相對來說，這個問題相對于事業單位的檔案運行管理有關工作之中，算是比較嚴重的且出現頻率較高的問題。

3 基層的事業單位的有關檔案運行管理的現代化要求

1）檔案運行管理無紙化。在傳統意義之上，檔案一般是在紙質的資料庫當中展示、管理以及保存的。隨著計算機和互聯網的發展和普及，信息技術和信息產品變得更加便捷，為基層機構的檔案運行管理提供了新的存儲和管理方式。不同類型的存儲介質為文件管理提供了許多便利條件，管理人員可以根據管理任務的需要，選擇更方便的排序和存儲方式，這意味著文件管理任務是在計算機上執行的，可以開設便于文件管理的網絡平臺，利用信息平臺進行文件管理，從而大大提高文件管理的質量和效率。

2）檔案運行管理數字化。除了無紙化特征，檔案的運行管理現代化當中呈現的另外一個特點就是檔案運行管理整體呈現數字化特征。采用數字化的壓縮打包技術能夠直接將紙質檔案當中的文本、圖像等類型的數據轉換成為數字化存儲方式的電子文檔，再利用信息壓縮技術將電子文檔轉換為利用很小的存儲空間即可完成保存的數字電子文件。檔案運行管理的數字化方向轉型，不僅可以有效地降低檔案運行的管理成本，還可以大大的提高檔案運行管理的科學性、便捷性以及合理性，防止紙質文件出現損壞、丟失或更新恢復不及時。檔案運行管理員也可以隨時檢索檔案、補充、修改和錄入檔案，保證檔案的完整性和準確性，明顯延長檔案的保存期限，強有力提高檔案運行管理水平。

4 基層事業單位對于實現檔案運行管理的現代化的有關實現路徑

1）建立完整的檔案運行管理系統。缺乏嚴格健全的管理制度是基層檔案運行管理現代化過程中管理效率低下、管理混亂等現象出現的主要原因。尤其是對于婦幼保健以及計劃生育部門所而言涉及的人員眾多，工作量龐大，面對的數據內容也較為復雜繁瑣，不同專業之間存在數據重疊，容易使得責任重疊，影響歸檔管理的效果。因此，相對完善的基層組織機構的檔案運行管理制度的設置，可以有效地提高相關的單位檔案運行管理的效率以及質量。

首先，必須嚴格的建立完善的檔案運行管理的責任制度。在制度層面，明確檔案運行管理人員的工作職責，避免重復工作的出現使得人員相互推諉、逃避責任等問題出現，從而確保所有員工按規定明確職責。通過進行管理系統，可以采取員工責任制來規范員工的有關執業行為。例如，在職工服務中心，如與人力資源部門有協作工作內容時，兩部門保持相關檔案的協作溝通機制就很重要，兩個部門之間必須共同努力進行文檔組織和整理。檔案運行管理系統能夠通過明確員工在建立以及整理檔案過程中的任務以及責任，提高檔案的運行管理的效率以及質量。其次，建立和健全檔案運行管理的績效考核體系，這是指對于員工的工作狀態以及工作成效及時進行監督，在檔案運行管理的任務過程中對工作效率高、工作質量高的員工給予一定性的獎勵，再根據員工的有關工作態度，對于未完成績效考核的有關員工進行一些處罰。再次，建立健全檔案分類管理制度可以利用計算機的便利性，根據特定標準對文件進行分類和管理，例如長期有效性、短期影響、通用性和重要性等特征完成文件搜索、文件恢復、文件管理等工作內容。最后，通過建立了完整的檔案數據收集和管理系統，需要基層事業單位的檔案運行管理部門嚴格要求各業務部門定期收集、整理和上報本部門檔案，加強對各部門檔案資料收集工作的監督的同時，及時對上報數據進行錄入、整理和存儲，保證檔案的完整性和有效性，提高檔案的利用效率和質量。

2）深化檔案運行管理標準建設。現代檔案運行管理需要的是集中化和整合運營。特別是在無紙化電子文件數據錄入和管理以標準格式進行管理之后。因此，為了提高檔案運行管理數據收集、分類、錄入和管理的工作效率，使檔案分類操作更加方便，檔案運行管理操作應以規范、規范的格式進行。因此，對于基層事業單位在檔案運行管理的現代化進程之中，要深化檔案運行的管理標準建設，制定與本單位的實際以及檔案運行管理所需要相適應的工作標準，從而制定出相應的規范化要求。

檔案運行管理標準的制定，需要結合互聯網在檔案運行管理中的作用，結合互聯網和計算機傳輸和存儲的多樣化特征，以及單位內部的信息化管理系統有關特征，從而對檔案的類型進行準確的分類。此外，隨著工作環境的變化，通過加強和針對本單位工作需要的檔案運行管理系統及相關軟件的開發，使得相關工作能夠規范和有效地開展。

3）加強檔案運行管理人員隊伍建設。檔案運行管理的現代化在建設的期間，檔案運行管理有關的工作方式與傳統的檔案運行管理而言有著很大的不同，檔案運行管理人員必須充分意識到這些變化并主動改變和主動改變現有的工作方法和工作理念，及時做出新的適應當前狀況的工作研究，從而提高檔案運行管理的管理質量。

專業培訓主要包括文件管理相關軟件和信息平臺的操作和應用、相關文件傳輸過程中的信息安全技術、大數據的有效利用和文件管理平臺的維護。完善員工信息的現代化條件之下的檔案運行管理的專業性以及效率，能夠有效保證檔案運行管理的質量。檔案運行管理人員必須轉變工作觀念和工作態度，從傳統的被動接受數據處理轉變為主動收集和管理數據，以響應檔案運行管理的需要。

4）各檔案組織部門應當配備齊全的技術操作設備。檔案運行的管理部門要充分實現現代化的技術操作，就需要構建一套相對完整的技術操作有關設備。在無紙化操作的過程中，技術操作設備發揮著重要作用，因為它是無紙化操作的開展基礎，這也是基層單位對于實現檔案運行管理的現代化的唯一可行性途徑。對于基層事業單位，需要購買高質量的設備組合，以盡快擺脫紙質工作局限性，積極參與到現代化工作進程之中。這樣做一方面可以起到有效保護檔案信息的作用，另一方面可以通過讓員工盡快掌握現代技術，實現基層機構檔案現代化。

5）軟硬件配置環境的改進。根據檔案運行管理系統的基本特點，各部門可以通過網絡平臺快速、安全地傳送到檔案運行管理中心，檔案運行管理人員可以統一整理、存儲、識別文檔內容，確保信息的及時性、真實性和準確性。同時還應該選擇具有良好兼容性和穩定性的管理硬件及軟件，檔案部門有關人員必須使用相同的管理軟件，實現檔案運行管理的標準化，從而提高電子檔案的質量。

6）注意維護檔案信息安全。在推進檔案運行管理現代化的同時，也要重視檔案安全。基層事業單位的檔案大多含有國家機密，事業單位檔案運行管理與個人或企業大有不同，大多與國家的信息安全事件有關，面向事業單位開展的檔案運行管理應充分注重信息安全的維護。

5 結束語

基層機構檔案運行管理需要現代技術的全面應用，一方面，為員工節省了時間，另一方面，確保了檔案的完整性和可靠性，現代科技的融入能夠實現對個人信息的有效保護，也能夠使得必要時調用文件的流程得以簡化。這就要求各事業單位及相關部門要重視對現代技術人才的培養，從而促進現代技術的順利實施。