淺談學校檔案管理工作的重要性及策略思考

楊明明

（新疆生產建設兵團第四師第一中學，新疆 烏魯木齊 835000）

隨著經濟社會的快速發展和信息化建設時代的到來，學校檔案的保存與管理在日常業務和工作生活中發揮著越來越重要的作用，主要涉及學生檔案、學籍檔案、教師業務檔案、文書檔案、專業技術檔案、干部人事檔案、工資檔案、聲像檔案等等，因此，分析學校檔案管理工作的開展現狀，厘清管理舉措，建設一支綜合素質強、業務強、作風好的檔案管理人才隊伍非常重要，這不僅是我國現代經濟社會對學校檔案管理專業化、標準化、規范化建設的更高要求，也是新時代學校檔案管理的重要任務及必然要求。因此，在檔案信息化建設的進程中，我們不僅需要不斷提高對學校檔案管理重要性的深刻認識，還需要提高檔案管理創新和應用的意識。

1 學校檔案管理的重要作用

1）事業發展的重要依托。檔案是學校工作的重要參考和決策證據，客觀記錄了學校開展歷史活動的真實記錄，是多年連續工作必須認真審查的重要證據，檔案保管越完整，總結工作經驗教訓就越有用。檔案可以為學校主要領導、各職能部門和相關業務管理人員提供事實證據和有效參考資料，幫助他們熟悉實際情況，總結成功經驗，制定科學的發展規劃，做出精準的戰略決策，處理各種復雜問題，是學校事業發展的重要支撐和關鍵因素。

2）社會實踐活動重要參考。檔案誕生于中國社會主義實踐，它不僅準確記錄了學校建設的歷史演變，而且真實有力地反映了當前學校建設和社會發展環境、各種現實條件、重要發展規劃、實踐經驗等方面，對學校及時開展各種當前社會實踐教育活動具有重要的參考、建議和追溯作用。

3）可靠的教學和科研數據。任何學科的教育研究都必須以廣泛占有教材為教學基礎，以保證教材的真實性和可靠性為教學前提。在學校教科研活動中，檔案不僅可以通過原始歷史記錄提供直接的數據依據，還可以通過數據分析、歸納、總結、實驗等手段獲得間接的數據參考，從而為學校的教學和科研學術活動提供可靠、詳細的數據。學校的三大重要職能是培養人才、發展教學技術和服務社會。在育人的同時，學校也見證著每一個學生的成長，規范的學生檔案管理可以準確記錄每個學生在校學習的全過程，包含個人基本情況、考試成績、現實表現、參與社會實踐活動等。

4）生動的宣傳教育材料。檔案是歷史紀錄片，與其他宣傳資料相比，檔案具有獨創性、直觀性、具體性和生動性的特點，利用檔案寫書、講課、創作文藝作品、舉辦各種展覽、開展學生思想教育，會有更強的說服力和感染力。兵團四師一中建校近70周年，與兵團發展一脈相承，有著深厚的歷史底蘊和文化氛圍，學校建立了校史陳列室，展覽了許多珍貴的老照片、老物件，真實再現了學校發展的政治性、文化性、教育性，以此平臺開展德育教育和思想教育，引導師生愛校愛疆愛國，效果良好。

5）文化遺產的珍貴見證。檔案是用來保存歷史的，是歷史的一面鏡子。檔案文化精神承載著學校優秀的歷史發展、文化精神和物質文化，是學校歷史文化精神體系結構建設的重要參考，是歷史文化物質精神積累和傳承的重要文化交叉點和歷史文化階梯。它使學校優秀歷史文化的發展史和體系得以長期保存、延續、統一和完整。在多年的文化歷史發展中，隨著文化的傳承、發展和不斷積累，它已經成為學校文化不可或缺的寶貴文化和歷史資源，越來越顯示出其歷史文化的豐富性和文化歷史的重要性。沒有豐富的文化歷史檔案研究資源，文化的傳承和發展就無從談起。

2 管理問題分析

1）管理制度問題。在當下的中學學生檔案管理工作中，由于相關管理制度不夠健全完善，導致在這一工作開展的過程中不能夠以充分的制度體系作為工作開展的基礎前提，導致工作開展過程中出現問題不能夠以相關理論體系作為參考基礎，嚴重影響了這一工作開展的高效性。在進行中學檔案管理工作開展的過程中，由于其相關數據信息龐大的特點，在工作的過程中極容易出現問題。因此，對于相關管理制度具有高度要求。由于相關管理制度體系的缺失，導致學生的檔案信息不能夠得到充分保障，最終直接影響學生的學習與發展。在進行工作開展的過程中，學校應該重視這一問題，能夠高度明確管理制度體系的健全完善對檔案管理工作的重要影響，從而能夠在工作開展的過程中不斷進行制度體系的完善建立，保證檔案管理工作能夠以完善的理論體系作為開展前提，最終則能夠促進這一工作的高效性發展，能夠滿足學生的發展要求，充分落實為學生服務的工作性質，促進教育教學的快速發展。

2）過于程式化。在進行中學檔案管理工作開展的過程中，由于相關工作人員不能夠高度重視這一工作對于學生學習與學校發展的重要意義，從而在工作的過程中長期以傳統的工作方式進行開展落實，造成了工作開展的程式化，嚴重影響了學生的發展。在進行檔案管理工作開展的過程中，往往相關管理人員能夠對學生的相關入學登記、體檢、成績以及學籍等信息數據進行管理。但是，隨著快速發展的環境背景下，對于中學學生的檔案提出了新的管理要求。在這一要求下，檔案管理人員不僅要對學生的基礎信息數據進行管理，同時還要重視對學生進行創新能力、實踐能力以及綜合能力的信息體現，從而保證學生在未來發展的過程中能夠得到核心競爭力的有效提升，促進學生的高效發展。在進行檔案管理工作開展的過程中，相關管理人員應該重視當下發展對于這一工作的創新要求，從而能夠在進行工作開展的過程中不斷實現創新，從而能夠滿足社會需求，提高檔案管理工作效率，為學生的學習與未來發展奠定良好基礎保障。

3）管理方式落后。在當下的中學檔案管理工作開展的過程中，由于相關管理方式的落后，導致時常出現檔案丟失、損壞等問題。在當下快速發展的環境背景下，網絡信息化已經得到了全面的普及與發展。在這一背景下，中學檔案管理工作的開展已經得到了新的機遇。但是，在進行學生檔案管理工作開展的過程中，由于相關管理人員不能夠對這一新技術進行充分應用，導致檔案管理工作長期不能夠得到優化創新，嚴重阻礙了學生的學習與發展。在進行管理工作開展的過程中，往往檔案管理人員需要對學生檔案進行書面材料的整理與完善，不能夠以創新的信息化進行處理，導致管理工作效率低下。同時，在進行管理的過程中，由于管理人員不能夠創新管理方法，導致學生檔案內容千篇一律，不能夠通過檔案體現學生的獨特性，不利于學生核心競爭力的提升，最終也會阻礙學生發展。

3 建立健全學校檔案管理制度

目前，許多學校對學生檔案管理不夠重視，存在隨意轉接、無專人管理、程序不規范等問題，導致學校學生檔案管理體系落后、實施不完善，在一定程度上直接影響了學校檔案管理工作的順利開展。要做好學生檔案管理工作，應結合學校實際工作情況，建立一套完整的學生檔案管理規章制度，使用計算機建立和完善學校學生檔案管理信息系統，切實修補學校檔案管理方法的管理空白和技術漏洞，使學生檔案管理方法能與時俱進，有序、科學地進行，保證各級班級、年級、學科職能部門之間檔案信息的暢通交流，保證學校檔案管理系統的信息連續性和完整性[1]。

通過探索學校檔案管理監督體系的建立和完善，可以引導學校實現穩定、深入、高效、正規的檔案管理和監督。一是學校要認真制定和實施檔案管理的規章制度，按照檔案局的規范標準，統一落實學校檔案分類信息劃分、檔案信息處理、數據收集、統計數據分析等各方面的管理要求。檔案管理人員應當按照相關要求開展學校檔案管理相關工作。二是細化學校檔案管理的各個環節，要求學校檔案管理人員按照相關制度的要求，做好檔案資料的收集、分類、整理、編制、裝訂、掃描及日常保管工作，確保學校檔案管理的各個環節工作規范、嚴謹、科學。三是研究制定相關檔案管理專項問責檢查制度。對于相關檔案管理工作中出現的重大問題，如相關檔案的丟失和損壞、不規范的分類管理和歸檔等。對相關檔案單位的責任人要追究責任，并及時問責，找出問題的根本原因，最大限度地保證相關檔案管理和保存的安全性和規范性。例如，如果文件丟失、損壞和分類等。

4 提高管理人員能力素質

學校應當樹立“人才興檔”的意識，重視檔案管理人員的培養與考察，摒棄檔案工作任何人都可以干的思想，提高檔案工作人員的入職門檻，招聘專業對口或相近的高層次知識人才，以德為先，把好入口關，進行崗前技能培訓，持證上崗，使其具備專業的檔案管理素質，有效掌握學校檔案工作的規律和管理知識。學校應建立檔案工作人員定期學習交流的培養機制，加大經費投入，推進知識更新，不斷提高業務能力，從而提升學校檔案管理的質量和效率。為穩定人才隊伍，學校應努力創造檔案人員職務職稱晉升的空間，使其甘于奉獻、愛崗敬業，把心思都全心全意放在工作上。檔案管理人員自身也要定期溝通，互相探討，交流檔案管理中的問題，最終找到合適的檔案管理方法，切實增強學校檔案管理人員的工作緊迫性和職業責任感[2]。加強警示教育，如在檔案信息錄入過程中不時出現一些錯誤，會產生負面影響，比如升學就業、干部考察、工資待遇等，提高檔案管理人員的工作責任感和敬畏心。

5 創新管理技術和方法

在學校現代化發展的進程中，檔案信息管理資源已在事業科學發展中發揮著重要的主導作用，“信息化+檔案”模式已成為檔案管理的重要內容。使用傳統的檔案管理模式基本上已經不能完全適應學校的科學發展。因此，檔案管理部門需要跟上綜合大數據信息時代檔案信息管理技術的快速發展，密切關注綜合大數據檔案應用技術的理論基礎研究。例如：學校要充分結合大數據資源管理，開發更多管理檔案的新技術，使學校檔案管理的業務功能向多種業務形式發展。檔案檢索管理工具可以不斷更新和優化，可以構建新的檔案信息目錄，可以合理開發和綜合利用其他檔案信息資源。如流程處理、并行性、抽象信息索引和數據可視化，充分利用現代人工智能識別、統計等信息技術，構建傳統檔案管理的綜合大數據檔案管理信息技術應用能力，從而有效促進傳統檔案管理向信息技術管理的轉變。

6 豐富檔案內容

在當下快速發展的環境背景下，對于人才的能力提出了高度要求。因此，在進行中學檔案管理工作開展的過程中，相關工作人員應該高度重視學生檔案的全面性，能夠不斷豐富學生的檔案內容，從而滿足人才培養需求，有效提高學生的核心競爭力，促進學生的學習與發展。在進行檔案內容豐富的過程中，相關管理人員應該重視對學生的綜合素養、綜合能力等方面進行內容的補充，從而能夠通過這一內容充分體現學生的能力以及優勢，使學生未來發展的過程中能夠以更高的姿態進行競爭，有利于學生發展的穩定性。

7 結束語

綜上所述，檔案管理是學校事業發展的重要組成部分，提供了詳實全面、客觀真實的信息資源，是單位的寶貴資源和財富。當前，檔案的基礎管理和技術越來越成熟，利用信息技術整合資源后，可以實現檔案與學校整體工作、師生工作生活的直接融合。新時期，學校檔案管理工作必將面臨新的發展機遇和新的挑戰，及時轉變工作理念，主動出擊發力至關重要。