企業檔案工作中的人性化管理

尹 路 張文生

（華東宜興抽水蓄能有限公司，江蘇 無錫 214205）

1 前言

檔案工作是企業發展中較為重要的一項管理工作，可以說檔案中的信息、資料見證了一個企業的成長與發展，見證了企業中各個部門的發展，見證了企業中各個員工的發展，所以檔案既具有使用價值又具有保管價值，是企業發展中不可或缺的構成內容。現階段，很多企業之所以沒有做好檔案管理工作，往往與檔案工作思路和方法不當有很大的關系。在檔案工作中比較容易忽視檔案人員的價值及感受，檔案工作中沒有體現出人性化管理理念來，這與企業以人為本的發展原則相違背，自然也就無法有效地調動檔案人員的工作積極性，不利于檔案人員盡職盡守做好檔案工作。為此，企業在檔案工作中必須要逐漸建立并確立檔案工作的人性化管理思維，只有這樣才能夠保證企業檔案工作向更加成熟、完善的方向邁進。

2 人性化檔案管理與傳統檔案管理的區別分析

1）檔案工作在管理方式上發生了變化。人性化檔案管理與傳統檔案管理在理念上、工作方式上有很大的區別。在傳統檔案管理下，檔案人員是檔案工作中的“工具”，企業通過開發檔案人員的潛能與價值來提高檔案工作效率，保證檔案工作質量，所以在傳統檔案工作中仍然是以檔案工作為中心，而人性化檔案管理則不然。在人性化檔案管理下，企業檔案工作在管理方式上發生了比較大的變化，工作中心逐漸發生了轉移，對人的重視程度不斷提高，檔案人員逐漸成為檔案工作的管理中心、建設中心，企業會在尊重檔案人員的基礎上來開展檔案工作，與檔案人員有關的企業內部培訓、考核、薪酬福利等也會更加完善，以滿足檔案人員的工作需要，以不斷滿足檔案人員需求，提高檔案人員工作積極性，并在此基礎上去落實檔案工作。

2）檔案工作在管理制度上發生了變化。在傳統檔案工作中，主要是依靠嚴苛的制度來確保工作執行力與效果，不斷是對檔案管理人員，還是對檔案借閱人都會設置各種制度來加以管理與約束，并沒有顧及到檔案管理人員及檔案借閱人的心理感受，會讓人覺得檔案工作太過制度化，沒有人情味，而將人性化管理應用到檔案工作中，能夠有效地改變這一問題。人性化檔案管理在制定上將更加柔化，不會向過去那樣依靠僵硬的制度來開展工作。如，在人性化管理下，檔案工作中會增加溝通、交流，借閱人在借閱檔案時，檔案管理人員會積極地與借閱人進行交流，了解借閱人的需求，進一步提高檔案工作中的服務質量。

3）檔案人員在素質與能力上發生了變化。與傳統檔案工作相比，人性化檔案管理以檔案人員為中心，工作的開展也是牢牢圍繞檔案人員來進行的，所以在這個過程中能夠提高檔案人員的工作滿意度，提高檔案人員對本職工作的認識，有利于檔案人員做好檔案工作。此外，在人性化檔案管理更加強調服務，在人性化檔案管理下能夠持續提高檔案人員的服務意識和服務質量，檔案人員的自身素質自然也就得到了提高。最后，在人性化檔案管理下，企業會更加注重對檔案人員的管理與培養，會通過各種方法和措施來提高檔案人員的工作素質和工作能力，幫助檔案人員實現轉型發展。

3 人性化管理方法探討

人性化管理現代企業管理中的一種新型管理思維和方法，通過物質激勵與精神激勵等方式并在尊重員工的基礎上實現企業與員工間的雙贏，落實人性化管理必須要找準方法，企業中常用到的人性化管理方法主要有四種，分別為情感化管理、民主化管理、自我管理、文化管理。1）情感化管理：人與動物最大的差別就是人具有感情色彩，這種感情色彩也會帶入到工作當中，如果企業管理制度不科學、不人性化，員工在工作中就會以消極怠工、被動工作等方式表現出來，而情感化管理注重人的內心世界，根據情感的可塑性、傾向性等特征對員工進行管理，在滿足員工情感需求的基礎上來進一步調動員工的工作積極性。2）民主化管理：民主化管理是人性化管理中最為有效和最常用的一種方式，民主化管理強調員工參與到企業的管理、決策當中，這樣能夠提高員工的主人翁地位，而且民主化管理也更的科學。3）自我管理：自我管理是在民主管理進一步發展下產生的，就是在管理中給予員工充分的自主權和自主性，實現員工的自我管理與提升，這樣既可以節約企業成本，又能夠提高員工對企業的好感與滿意度。4）文化管理：文化管理指的是通過企業文化建立與輸出實現對企業員工的管理，文化管理能夠進一步促進企業與員工之間的關系，使企業與員工形成共同的價值觀和共同的行為規范。

4 人性化管理下企業檔案工作中存在的常見問題分析

1）企業對人性化檔案管理的認識與重視不夠。在檔案人性化管理建設發展中最大的阻力往往來自企業，大多數企業在檔案工作中對人性化管理的認識與重視并不夠，工作中沒有體現出人性化管理思維與方法來。首先，企業管理層對人性化檔案管理的認識不全面，并不了解人性化管理的主旨與內涵，再加上管理層往往更加注重其他工作環節，長期對檔案工作的忽視等，都不利于人性化管理在檔案工作中的應用與發展。其次，檔案工作與企業中各個管理部門都有關系與聯系，所以檔案工作建設離不開企業中其他部門的認可和支持，但在企業中往往其他管理部門并不重視檔案工作，使得檔案人員在開展工作時會遇到更多的問題和阻力。

2）檔案人員工作素質與工作能力不過關。雖然在人性化管理要求下，企業在檔案工作中會給予檔案人員更多的工作自主權，但是這并不意味著檔案人員就能夠放松對自我的要求與管理，反而要持續提高自身的工作素質與工作能力，但顯然有很多檔案人員沒有做到這一點。在檔案工作中仍有部分檔案人員對自身的工作要求比較低，即便知道自身在工作上存在哪些不足和問題，也不愿意及時的去修正，虛心的向他人請教。此外，部分企業沒有落實好檔案人員的管理與培養，很少有關于檔案人員的培訓，即便有培訓往往也只是走走過場，培訓工作中對檔案人員在政治思想方面的涉及也比較少，在這種情況下，檔案人員很難得到業務提升，在工作中也容易形成消極情緒。

3）檔案工作中沒有做到以人為本。人性化管理下的檔案工作在管理思維和管理方法上需要及時進行調整與優化，需要建立更加人性化的檔案管理機制，但顯然很多企業在檔案工作中沒有做到這一點。一方面，企業檔案工作中給予到檔案人員的工作待遇并不能夠達到檔案人員的目標需求，這會降低檔案人員的工作滿意度，導致檔案人員與企業間逐漸產生隔閡。另一方面，企業在制定檔案工作制度、培訓方法、設置福利待遇時并沒有顧及到員工的感受，也沒有做好員工需求分析，只是想當然的按照企業的意愿來開展檔案工作，其中體現不出人性化管理來，這樣在實際落實檔案工作時自然得不到檔案人員的理解與支持，會降低檔案工作效率與工作質量。

5 基于人性化管理要求下的企業檔案工作發展方法探討

1）企業要注重對檔案人員的管理與培養。檔案人員的成長與進步離不開企業的支持與幫助，尤其是在人性化管理要求下，企業更是需要注重對檔案人員的管理與培養，打造一支專業素養高、工作能力強的檔案管理隊伍。首先，在人性化管理下企業要注重對檔案人員的培養，為檔案人員成長與進步制定更加系統、完善的培訓機制，并要保證培訓工作的執行力，通過培訓來滿足檔案人員的知識、對技能的需求。其次，在人性化管理下企業要注重檔案人才的引進，這樣才能夠提高檔案隊伍的活力與實力，為此企業要持續優化檔案招聘工作，通過完善的招聘方法和過程來選擇更為合適的檔案人員加入到企業中，不斷壯大企業檔案管理隊伍。最后，要進一步完善檔案管理監督與問責機制，加強對檔案人員的監督，以便及時發現檔案人員在工作存在的不足與問題，以便及時對此做好修正與改善。總之，在人性化管理要求下，企業必須要落實好對檔案人員的培養，這樣能夠幫助檔案人員在不斷提高自身能力的基礎上，讓檔案人員感受到企業對其的重視。

2）檔案工作要堅持以人為本的管理思想。人性化管理講究員工自治、開發員工潛能、充分尊重員工，所以檔案工作要以員工為中心，檔案工作的出發點與落腳點應該逐漸向員工傾斜，在檔案工作中一定要讓檔案人員感受到主人翁地位，給予檔案人員足夠的尊重。如，企業在制定檔案薪酬福利時，一定要顧及到檔案人員的感受，讓檔案人員參與到薪酬福利方案制定當中，在制定方案之前一定要做好詳細的調查，要及時了解到檔案人員真正需要的是什么，并對檔案人員提出的建議一定要重視，在此基礎上再去制定薪酬福利方案。這樣所制定出的薪酬福利方案便是基于員工意愿與需求基礎上得到的，才會得到更多員工的認可與支持。

3）提高檔案工作認識與地位。檔案工作建設發展離不開企業的支持以及內部各部門的參與，所以想要做好檔案工作，做好人性化管理在檔案工作中的應用，必須要提高企業全員對檔案工作的認識與重視。首先，企業領導在其中將扮演非常重要的角色，需要發揮引導作用，在企業中肯定檔案工作重要性，積極帶領各部門及部門人員參與到檔案工作當中。其次，企業要進一步優化內部溝通機制，加強各個部門間的溝通與協作，提高檔案部門與其他部門之間的信息共享能力與人員互動能力，使其他管理部門通過與檔案部門的接觸與交流來進一步提高檔案意識，為檔案工作發展培育良好的企業內部發展氛圍。

4）優化檔案部門崗位結構。部分企業檔案部門存在這樣的現象，即檔案人員根據自己所從事的具體檔案管理任務各自為戰，進而形成一人一攤子的工作現象，這會導致檔案部門內部出現職能壁壘，不利于保證檔案工作效率與質量。為此，企業應該按檔案工作流程持續優化崗位模塊，如建立檔案收集和信息化崗位、檔案歸類整理崗位、檔案資源利用崗位等不同的管理職能崗位，并以工作流程為導向建立起各崗位之間的協作機制。為了保證各崗位間的協作能力，檔案部門負責人應根據各崗位的工作任務數量和工作強度，靈活調配各崗位檔案人員參與下游或上游的工作任務。

5 結語

文章主要研究了基于人性化管理下的企業檔案工作中存在的問題與對策，希望通過文章的相關分析，能夠為企業做好人性化檔案工作建設提供到一定的幫助。