會(huì)計(jì)電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理分析

周 琳

（淄博市淄川區(qū)融媒體中心，山東 淄博 255100）

會(huì)計(jì)檔案管理的工作內(nèi)容不僅僅是人工造冊(cè)和檔案的管理，還包含了借閱和歸還的工作，對(duì)于過(guò)期的檔案資源，還需要進(jìn)行銷毀。所以傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理工作需要耗費(fèi)一定的人力和物力，因?yàn)楣こ塘鞒潭啵斯と菀壮霈F(xiàn)誤差，對(duì)于企業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理安全有著嚴(yán)重的影響。會(huì)計(jì)電算化的出現(xiàn)，不僅降低了人力和物力的小孩，還保障了會(huì)計(jì)檔案管理的安全性和準(zhǔn)確性。本文主要分析了會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀，以及會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理工作開展的有效策略，希望給相關(guān)工作人員提供一些有效的建議和借鑒，也希望給會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展奠定一個(gè)良好的方向。

1 會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 會(huì)計(jì)人員的專業(yè)能力不足

社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的趨勢(shì)下，科學(xué)和技術(shù)也不斷進(jìn)步，會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)單位管理中的應(yīng)用范圍越發(fā)的廣泛。隨著專業(yè)技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案管理的工作也變得規(guī)范和系統(tǒng)化。但很多企業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)際工作中還存在很多局限性，最為明顯的便是工作人員的專業(yè)能力不足，和其他的管理人員向比較，財(cái)務(wù)管理人員需要很強(qiáng)的專業(yè)性，但很多企業(yè)單位的會(huì)計(jì)人員并沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，僅僅只是在掌握了基本的軟件操作之后，就開始進(jìn)入工作崗位中。這樣不僅容易出現(xiàn)信息安全問(wèn)題，還容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)上的錯(cuò)誤。

1.2 保密性不強(qiáng)

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，數(shù)據(jù)安全是會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容，但很多企業(yè)單位忽略了這一點(diǎn)。工作人體的保密性不強(qiáng)，容易造成信息丟失和泄露，除此之外，網(wǎng)絡(luò)攻擊對(duì)于數(shù)據(jù)的安全也會(huì)造成嚴(yán)重的影響，一些不法分子為了獲取不正當(dāng)?shù)睦妫瑫?huì)利用黑客技術(shù)和不法手段盜取單位信息，這會(huì)給企業(yè)單位帶來(lái)嚴(yán)重的損失[1]。

2 會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)電算化的必要性

2.1 擴(kuò)大會(huì)計(jì)檔案管理的范圍

會(huì)計(jì)檔案管理的傳統(tǒng)模式主要以紙質(zhì)資料為主，對(duì)于會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表和賬簿等資料的保存，采用的都是紙質(zhì)的模式，這樣范圍十分局限。會(huì)計(jì)電算化不僅可以保管這些紙質(zhì)的資料，還可以利用儲(chǔ)存系統(tǒng)對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行全套的保存，這樣可以有效的虧大會(huì)計(jì)檔案管理的范圍。

2.2 可以降低人力和物力的成本

會(huì)計(jì)電算化讓資料的保存變得方便而準(zhǔn)確，電算化的條件下，財(cái)務(wù)管理人員不僅可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行快速的查閱，還可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分析，這樣可以發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理中缺陷，并及時(shí)的采取措施，有利于企業(yè)單位的發(fā)展。除此之外，會(huì)計(jì)電算化還可以快速的獲取其它部門所提供的數(shù)據(jù)，這可以最大程度上節(jié)約人力和物力，降低單位的成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。會(huì)計(jì)電算化最大程度上優(yōu)化了資料管理的條件，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理以紙質(zhì)為主，但電算化主要采用的是磁盤和系統(tǒng)，這樣可以有效的保存資料，且實(shí)效性更強(qiáng)，安全性更高[2]。

3 會(huì)計(jì)電算化條件下做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效策略

3.1 加強(qiáng)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

要提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效性和安全性，財(cái)務(wù)部門的工作人員是關(guān)鍵因素，所以企業(yè)單位必須要加強(qiáng)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，提升體專業(yè)的技術(shù)水平。要做到這一點(diǎn)，可以從以下幾個(gè)方面入手。首先，注重工作人員的專業(yè)培訓(xùn)。企業(yè)單位需要組織專題會(huì)議，對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行基本的理論知識(shí)和技能培訓(xùn)，但培訓(xùn)的過(guò)程中，需要根據(jù)部門的實(shí)際情況。這樣可以提升會(huì)計(jì)人員的專業(yè)水平，除此之外，企業(yè)單位也可以安排優(yōu)秀人員去進(jìn)修和學(xué)習(xí)，這樣可以提高工作人員的積極性和綜合水平。其次，注重人才引進(jìn)，培養(yǎng)專業(yè)性的人才需要一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程中，所以企業(yè)單位在招聘的過(guò)程中，可以引進(jìn)高素質(zhì)人才，也可以和高校進(jìn)行合作，這樣既可以引進(jìn)人才，也可以為企業(yè)單位融入新的元素。最后，制定完整的考核體系。要提升財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)，考核的制度十分重要。企業(yè)單位可以根據(jù)工作人員的能力和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定其成績(jī)，將工作人員的考評(píng)和工資水平掛鉤。對(duì)于成績(jī)突出的人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于工作態(tài)度散漫的人員，給予一定的處罰，這樣不僅可以提高工作人員的積極性，還可以完善發(fā)展制度。除了工作能力和業(yè)績(jī)之外，工作人員的責(zé)任意識(shí)和態(tài)度也是考評(píng)的重要依據(jù)，會(huì)計(jì)電算化條件下，會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)于企業(yè)單位的發(fā)展有著重要的影響，所以工作人員一定要認(rèn)清會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，加強(qiáng)自己的責(zé)任感和安全意識(shí)[3]。

3.2 完善會(huì)計(jì)檔案管理的制度

會(huì)計(jì)檔案管理工作開展的過(guò)程中，企業(yè)單位的管理制度十分重要，要在會(huì)計(jì)電算化條件下做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，可以從以下幾個(gè)方面入手。首先，會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用的過(guò)程中，企業(yè)單位一定要嚴(yán)格按照操作的流程。對(duì)所有的資料進(jìn)行分類保存，并保留相關(guān)憑證，這樣可以提高資料的管理質(zhì)量。其次，對(duì)企業(yè)打單位的信息數(shù)據(jù)按照日期進(jìn)行存檔，采用月、季度、年的方式。對(duì)于資金數(shù)目比較大的賬簿，一定要進(jìn)行及時(shí)的審核，這樣可以最大程度的減少操作的失誤。最后，對(duì)重要信息做好備份保存，除了基本存檔之外，還要做好系統(tǒng)備份。對(duì)信息進(jìn)行歸納，交由負(fù)責(zé)人管理。要做到以上幾點(diǎn)，需要企業(yè)單位制定嚴(yán)格的管理制度，這樣可以規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理的流程[4]。

3.3 加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化的網(wǎng)絡(luò)管理

會(huì)計(jì)電算化雖然可以提高企業(yè)單位的管理效率和質(zhì)量，但是也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。所以會(huì)計(jì)電算化條件下，一定要做好網(wǎng)絡(luò)管理工作。要做到這一點(diǎn)，可以從三個(gè)方面入手。首先，及時(shí)更新會(huì)計(jì)檔案管理的系統(tǒng)，定期查毒，更新密碼。其次，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，所有資料在沒(méi)有得到復(fù)雜人允許的情況下，不允許外帶。檔案管理的過(guò)程中，一定要按照國(guó)家檔案局的相關(guān)要求。最后，加強(qiáng)設(shè)備管理，避免資料丟失的現(xiàn)象發(fā)生[5]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理記錄的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)和信息，對(duì)企業(yè)單位的發(fā)展有著重要的作用和影響。會(huì)計(jì)電算化可以加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的安全性，工作人員工作的過(guò)程中，要嚴(yán)格按照相關(guān)流程，確保會(huì)計(jì)檔案管理的安全性。