關于醫院綜合檔案管理現狀及對策分析

陳麗娟

（河北省唐山市工人醫院，河北 唐山 063000）

醫院綜合檔案管理情況直接影響到醫院發展的效果，所以必須對其進行科學有效的開發與利用。目前來看，很多醫院在對檔案進行管理過程中，未能將先進的方法與方式加入其中，同時也未能建立完善新化、合理化的管理體系，這就會導致工作效率受到影響。所以醫院在對于綜合檔案進行管理時，應當不斷提高信息的開發整體效率，將合理的方法加入其中，更好地執行各項工作，明確工作的來歷與重點部分，這樣才能保證綜合檔案在日后中被人們合理使用，并且發揮其真正的作用。

1 醫院綜合檔案管理所面臨的問題

從上個世紀80年代到當下，大部分醫院都從自身情況出發，開展有效的檔案管理工作，并且逐漸形成組織規劃體系。與此同時，利用計算機系統對檔案做出了整理與收集工作，不斷提高自動化檢索工作效果和編目成果，由此可以保證綜合檔案管理朝著網絡化與數字化方向發展下去。對于檔案信息資源進行開發與應用，使其地位與作用得到進一步的強化。一些醫院在綜合檔案管理過程中，尚未建立完善的工作體系，所以未能將先進化的管理方式加入其中，對于工作效果產生嚴重的影響。同時也有一些醫院在管理過程中，雖然已經配備了掃描儀器設、備激光打印設、備計算機設備、復印機設備等，使得傳統人工操作方式得以改變，但是在操作時也出現較多的問題，無法滿足綜合檔案在發展時提出的各項需求，也未能利用可利用華與科學化的方式，對其中所在的問題進行控制，就會導致工作效果被嚴重影響，具體情況表現在下述幾個方面：

1）工作人員尚未樹立正確的管理觀念。醫院在對檔案進行管理過程中，大部分工作人員未能樹立正確觀念，同時也存在輕使用、重管理這一問題。因受到單一思維和封閉式思維的雙重影響，所以無法對于綜合檔案信息進行利用與開發，也難以提高綜合檔案管理的實際效果。很多工作人員在管理過程中，未能對于檔案業務內容進行充分的認識，也難以掌握先進的技能和專業知識，所以無法在網絡環境背景下，將科學的方法加入到檔案資源的開發與利用過程中。一些人員在參與檔案管理時，難以意識到自身所從事的工作所具備的重要性，同時也無法使用科學的工作方法與方式，未能積極主動學習各種先進的技能和知識，所以會導致綜合檔案管理任務完成情況受到影響。如果未能利用合理、科學的工作方式去完成各項任務，那么就會導致整體機制和模式受到影響。

2）缺乏良好的協調機制。醫院在開展綜合檔案管理時，未能將現代化的管理機制加入其中，由此出現各自為政以及相互分割的情況，因此也對于各個部門工作效果產生影響。作為綜合檔案管理人員，在開展管理與控制過程中，未能對數據庫系統進行合理的設置，也尚未建立完善的檔案管理體系。在管理時，未能主動學習分析機制，因此缺乏正確的理念，更難以科學有效地完成相關任務，也無法創建更加適用于當前社會發展的工作體系。

3）存在較低的標準化程度。醫院在推進綜合檔案管理時，因為有著較低的標準化程度，同時受到技術標準和經濟狀況的雙重影響，所以說未能對于機械設備做好統一處理，這就會導致設備當中的標準出現高低不齊的情況。在檔案管理過程中，一是在應用軟件技術時的標準情況參差不齊，無法保證數據具備完整性，也難以保證工作功能得到完善，最終影響工作效果。

4）未能應用網絡信息技術。在醫院綜合檔案進行管理時，未能將先進的網絡技術方式與活躍的思維方式加入其中，因缺乏必要的信息技術支撐，尚未建立完善的工作體系，所以也導致網絡信息技術應用情況受到影響。在醫院推進綜合檔案管理時，雖然已經開始主動應用網絡信息技術，但是在應用時，缺乏正確的理念、規范的方法以及正確的協調方式，無法創建合理化、現代化的工作系統，因此整個工作缺乏政治準確性，也無法保證所開展的工作與時代發展需求相吻合。

2 醫院開展綜合檔案管理的有效方法

醫院在推進綜合檔案管理過程中，應當保證工作人員樹立正確的觀念，并且主動總結更多工作經驗，創造合理化、科學化的工作體系，不斷提高綜合檔案管理水平與質量，這樣才能使得管理目的達到預期效果。

1）樹立正確的工作觀念。醫院在開展綜合檔案管理時，應當將正確觀念加入其中，保證資源得以有效利用。通過建立完善的檔案管理部門，派遣具備較高專業素質的工作人員負責該項工作。一是組建一支高質量、高素質的人才隊伍，通過聘請具備較高專業素質的人才，采用階段性方式，針對工作人員進行先進技能和專業知識培訓，使得人才的綜合素質得到提高。二是在工作過程中，應當主動創建開放型的服務體系，打破原有單一的服務方式，并且預防出現重復化處理問題情況，并且編制現代化體系。在醫院綜合檔案管理時，通過打造一體化模式，將先進化與信息化的管理工作加入其中，有效地處理醫院檔案管理所面對的各種問題。三是應當樹立正確的觀念，利用信息技術對于醫院綜合檔案管理情況進行合理的處理，并且將現代化工作原則加入其中，使得其整體工作效果得以提升。

2）保證各方面工作互相協調。醫院在開展綜合檔案管理時，應當對各部門、各項工作進行協調。從技術方面和行政方面入手，隨著網絡系統的建設，應當樹立正確的管理觀念，并且提高不同部門之間的合作與交流力度。不僅能夠保證綜合檔案管理工作效果得到強化，同時也能使得工作模式與體系更加合理化。在協調時還需要保證綜合信息資源得以共享，對于方法做好創新，提高檔案管理的整體水平。在綜合檔案管理時，應當保證各個部門有著良好的溝通頻率，主動搜集第一手資料，確保信息具備可靠性與準確性，在互相溝通的前提之下，才能保證綜合檔案管理朝著可持續方向發展下去。

3）采用統一管理目標。醫院在于檔案管理過程中，需要制定統一工作標準，并且對其進行控制與協調，明確信息化建設當中的重點內容，保證將合理的控制方法加入其中。作為醫院管理部門，應當做好深入的調查與研究工作，通過改革電子文件方式，明確檔案資源當中的規范內容和標準，通過打造更加安全化的環境，提高工作質量，并且在綜合檔案工作中也需要結合實際情況開展有針對性的管理工作，在相互控制與協調的前提之下，對于工作模式進行創新。從管理標準來看，應當對于檔案管理內容做到控制與協調，使得管理人員行為得到規范，最終能夠提高整體工作效果與質量。

3 結束語

綜上所述，醫院在推進檔案管理過程中，首先應當制定完善的工作方式，通過打造信息化與網絡化系統，對于工作標準做好統一制定，由此能夠更好的完成設定的工作任務，不斷提高檔案管理的整體質量，并且滿足時代發展提出的相關需求。與此同時，在綜合檔案管理過程中，也需要與以往所提出的管理要求和管理內容相互結合，利用全方位、多角度的分析方式，使得檔案管理形式得到創新，確保其各方面工作效果得以提升。