分析數字化檔案在檔案管理工作中的作用

魏 婧 張艷路

（天津市計量監督檢測科學研究院，天津 300192）

在大數據的覆蓋下，競爭開始透明且公平，信息也越來越快捷，這是一個機遇同時也是史無前例的挑戰。作為一個檔案工作者，任重道遠，緊迫感、使命感和能洞察先機的敏銳的嗅覺都必須具備。加強理論學習的同時在本職工作中，加強政治站位，拓展業務能力，提升創新意識，充分借助互聯網工具提升自己，提高對互聯網的整合力，完成信息化檔案建設和服務工作，做一名合格信息化時代工作者！

1 檔案管理的概念和數字媒體技術的概述

1）檔案管理的概念。這個時代時屬于大數據的時代，隨著社會的進步，人類開啟了一個全新的紀元。這個時代是屬于信息技術的時代，充斥著網絡化鏈接，無時無刻無聲無息，數字媒體覆蓋滲透到生活得細微末節。對檔案進行收集、保存、整合、鑒定及利用就是檔案管理的主要工作，這份工作屬于服務性工作也屬于管理性工作，是信息化時代社會管理當中的重要一環，數字化的意義就是不改變原有檔案的內容，變換檔案存在的形式，這樣才能有效提高檔案的利用率，使檔案收益最大化。而檔案本身就是屬于信息匯集而成，所以在轉變檔案時，應先了解檔案被信息的具體內容，并針對信息具體的分類進行科學的處理，將社會信息和檔案信息融匯在一起，才能更好的使檔案信息化。所以想要做好檔案管理首先要對檔案進行深刻的解讀，以便于更好的發揮數字化檔案的作用。

2）數字傳媒技術的概述。數字傳媒相關的各類平臺渠道和各種介質是數字媒體技術的主要研究對象，包括了信息內容的處理與存儲、獲取與輸出、安全管理和傳播等技術方法和系統。縱觀信息技術大環境，作為信息資源的檔案的重要性顯而易見。檔案正面臨多種因素的巨大沖擊，例如，數字媒體技術、多媒體網絡環境等等。作為生活中信息經濟發展的助力器，更便捷、高效的利用檔案不容忽視。為了實現各個部門的信息資源共享，建立數字化檔案館，開展信息化建設數據安全管理都尤為重要。

2 檔案管理工作中數字化檔案起到的作用

1）使檔案管理工作更標準更規范。為了使檔案管理工作更規范更標準將數字化檔案應用到管理工作中起到了很關鍵的作用。為了實現數字化檔案的管理，初始的紙質文件要經過內容優化和過濾存儲到電腦當中，當所有的檔案都錄入到電腦當中后對檔案進行電子管理構建數字化檔案，隨著檔案部門的技術水平不斷提高，進行數字化電子檔案數據庫的構建，提高檔案的利用率和便捷性，同時能夠保證檔案的準確性和完整性。同時檔案管理方面針對檔案數字化建立相關的管理條例和管理標準，從而到數字化檔案的管理的規范性。

2）檔案管理的效率和質量的提升。當今世界，計算機電腦手機的普及，讓生活變得極度的簡單便捷，舉個簡單的例子，我們生活中需要什么資料想要了解什么都可以會直接在電腦手機上查找，不需要跑去圖書館翻閱各種書籍去查找，大大節約了我們的時間和辦事效率。而數字化檔案在檔案管理中的地位相比于圖書館的圖書管理員有過之而無不及，無論是準確性還是信息處理的效率都事倍功半，大量的數字化檔案通過計算機存儲，既節約了很多空間，同時不需要再對檔案進行建檔編碼分類，減少了人工管理的失誤，由此可見十字花檔案對檔案管理工作的幫助毋庸置疑。

3）降低成本環保節約。除了上述的對檔案管理工作的標準性和效率質量的提升外，數字化檔案在環保和節約方面所體現的能力才是最符合當代社會需求的，低成本、綠色環保、可持續發展。數字化檔案能降低成本節約資源，是存儲于計算機硬盤中的“綠色森林”，不需要占用紙質的文本資源，更不需要很大的空間去存儲，不僅節約了資源，也減少了空間利用率。舉個例子，我們到圖書館琳瑯滿目的圖書需要大量的紙質資源，同時需要巨大的場館和龐大的人力資源去管理，但是數字化檔案一座圖書館只需要一個小小的硬盤，大大減少了紙質資源的浪費。除此之外對于紙質資源檔案的保存和維護也是極為棘手，比如紙質檔案的蟲咬、潮濕、部分信息丟失都會導致信息在資源的不完整，這方面需要檔案管理員的特別照顧，同時對于檔案的分類也需要定期歸位，不然會造成資源信息混亂。但是數字化檔案在這方面就節約了大量的資源，只需要保存好硬盤定期維護網絡就可以，節約了時間空間和人力消耗，大大降低了運營所需要的成本。

3 達成數字化檔案需要的措施

紙質檔案到數字化檔案的轉變是質的飛躍，說起來容易，但做起來不是那么簡單，要采取以下措施才能實現數字化檔案：

1）掃描檔案。紙質檔案的載體是書籍，而數字化檔案載體是互聯網和電腦硬盤，要想完成相互轉變，首先需要將紙質檔案中的信息掃描收錄到電腦當中，所以想要實現數字化檔案，掃描檔案是一個必不可少的過程。這項任務極為艱巨，任務量大且任務規模較為繁雜，所以可以通過外包的方式進行檔案掃描。檔案很多都有保密性質，所以需要尋找的是一些技術在該領域屬于翹楚，口碑信譽都良好的外包公司。這樣才能保證檔案的安全性和有效減少企業工作量，提高收錄速度和質量。

2）構建管理小組，搭建檔案管理平臺。檔案管理哪些方面最重要？自然是安全性、保密性、完整性和準確性。為了保證這些檔案至關重要的特性，應該構建質量管理組，提升檔案管理人員的整體素質，明確該小組負責人并對小組中成員進行分工和信息錄入方便日后進行審核抽查，保證檔案都是合格準確完整地，有利于提升檔案的利用率。徹底貫徹數字化檔案管理的優點，通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強，支持計算機聯網查詢和便于瀏覽等特點，從而達到真正意義上的資源共享。

3）實現相關知識領域華、交叉、多元化。是時代在信息化造就了這個信息化時代，在這個時代中，一切現代化信息手段都讓世界越來越小，全球化進程已經到達了融合階段。大到空間宇宙小到財迷油鹽，無處不彰顯著這一個全新的時代。在信息化時代，一切人類活動和自然活動，文化、技術、知識、地域、歷史傳承都在信息技術的鏈接下相互接壤。人的能力首次被無限放大，不論是電子商務還是物流微商，互聯網已經開始作為核心技術消除了人與人之間的距離和空間。怎樣才能最大限度的開發利用數字化檔案管理，成為有關人員關注的重點。在數字媒體技術加持下，為了最大限度提升利用率和管理效率，應加強在相關領域的交叉應用和多元化應用。讓政治、文化、經濟、歷史、檔案管理等知識充分結合，才有利于豐富檔案知識，提升檔案管理的專業性、權威性、科學性。

4 結論

總覽全文數字化檔案不僅能有效提高管理水平和效率，還能提高利用率準確性和規范性，在安全、準確、權威、科學的前提下實現環保、節約、低成本、可持續發展的政策，讓檔案管理工作越發智能無誤，從真正意義上達到多元化資源共享。無論哪方面來看數字化文檔都在這個時代起到無可替代的作用，對社會起到助力作用，讓獲取信息、知識途徑渠道更便捷。因此我國在數字化檔案方面應該保持探索提升，不斷提高技術水平，將其引進到管理、生活、工作當中，推動社會、企業、高速可持續性發展。