信息時代下圖書檔案管理工作面臨的問題及對策

張芬萍

（內蒙古鄂爾多斯市中心醫院，內蒙古 鄂爾多斯 017000）

檔案管理對于企事業單位都具有重要的意義，通過檔案管理不但可以分門別類實現信息管控，同時還可以隨時對各種資料進行調用，對于企業實施精準、高質量決策具有重要的參考價值。

1 信息時代下圖書館檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理人員缺乏信息安全意識

現如今計算機技術的大量應用普及，很多企業單位并沒有意識到計算機應用過程中的潛在風險與維修因素，檔案管理作為圖書館的重點工作部分，經常會發生一些管理文檔資料的計算機系統被黑客入侵導致信息的泄露，給圖書館帶來一定的損失。因為圖書館檔案管理中會有很多類型的文件存在，其中不乏一種重要的研究文獻和重要價值的信息資料，相關內部管理人員由于缺乏信息安全意識，無法及時做好保障措施，導致這部分信息檔案受到安全威脅。

1.2 管理模式不符合當前發展現狀

從圖書館檔案管理的發展模式來看，科學規范的管理模式可以減少后期檔案管理過程中出現的問題。目前，管理模式的效率不高。管理者沒有科學的管理思想，對當前的發展狀況沒有清醒地認識，管理模式過于傳統，不會運用現代科技創新思維來管理圖書館檔案，影響圖書館檔案管理的進步。從管理模式來看，科學合理的管理模式可以減少后期檔案錯配的問題和風險，提高工作效率，避免較大的管理差距和風險，在實際管理過程中，專業素質不高，認識不夠，一些管理者沒有選擇科學的管理模式，導致目前的管理模式與實際應用領域不匹配，影響了管理的作用。

1.3 信息檔案管理機制不完善

大多數圖書館機構在檔案管理時沒有在內部設置主觀的管理部門，對管理人員的職責劃分不明確。在信息化時代背景下，圖書館對檔案的管理機制存在很大的不合理性，影響了圖書館檔案管理的信息化發展進程。即使有一些圖書館檔案在管理過程中建立了相應的管理機制，但只是制定了很少一部分管理制度內容，并沒有真正起到效果，對相關工作崗位的職責劃分模糊不清。

2 信息時代背景下檔案管理工作的優化策略

2.1 加強人員隊伍建設

圖書館檔案管理工作面臨多個方面的發展阻礙，關于人員隊伍素質的管理與建設是導致管理工作無法正常開展的重要原因之一。由此，圖書館機構應該重點培養專業的管理人才，強化在崗學習能力的提升，將綜合素質培養納入人員管理體系，對管理人員各項綜合素質進行定期考評。在招聘圖書館工作人員時，要注重考查其學習背景和學習能力以及專業技術水平的高低，盡可能讓招聘來的人員能夠快速上手管理工作，減少檔案管理工作方面的成本，提升管理人員隊伍的水平能夠促進圖書館檔案管理工作效率。另外，在人員隊伍的建設過程中，可以參考同行業圖書館的成功管理經驗，在績效考評和多元化的評價策略支持下開展管理活動。

2.2 改善管理模式

結合當前檔案管理工作的實際實施，信息技術應用存在諸多不足，結合檔案管理創新的需要，要不斷優化信息檔案管理的關鍵環節，通過管理體制和管理模式的創新來提高管理質量，員工在管理模式上要推陳出新，在服務水平提高的同時提高服務質量。其次，與傳統的檔案管理模式相比，要建立完善的檔案管理體系，滿足檔案管理多元化發展的需要，以滿足不同層次人員對檔案管理的需求。在實際工作過程中，需要根據工作內容進行整理和檔案管理。在這個過程中，我們可能需要做好信息軟件的設置和備份。在實際備份過程中，我們可以根據單位制定相應的技術標準和操作措施，這樣可以加強檔案管理的模式，也可以把工作中的細節搞清楚、加強，有利于硬件技術處理信息方式的升級。

2.3 建立完善的辦公室檔案管理機制

在當前信息時代，辦公檔案管理必須注重檔案資源的利用和安全保障三個方面的制度建設、信息化建設，促進企業辦公檔案管理向信息化發展。設立專門的辦公室檔案管理部門，根據企業規模和檔案管理的實際情況，設置相應的人員組織；其次，要根據管理部門的相關內容，建立相應的管理機制、崗位責任制、考核制度和獎懲制度。必須有一套全面、完善的管理制度，有效地約束員工的工作行為，促進員工工作質量的提高；要以信息化建設為辦公檔案管理機制的突破口，以資源體系、利用體系和安全體系建設為基礎，實現辦公檔案管理數字化平臺建設；郵政企業單位辦公檔案管理機制必須與企業文化和企業其他規章制度相結合，充分發揮企業單位辦公檔案管理的職能和作用。

3 圖書檔案管理工作的重要性分析

在圖書檔案管理系統中，重要的功能有圖書檢索功能、圖書借閱歸還功能、新書錄入功能等。圖書管理員在查找圖書之前，應先輸入圖書館的圖書。傳統的輸入法浪費了大量的時間，消耗了工作人員的精力。手工輸入會有錯誤。圖書館管理信息化建設實現了圖書借閱管理的便捷，實現了傳統圖書借閱信息系統在計算機網絡中的數字化處理，避免了傳統手工操作造成的登記錯誤。其次，倉庫外的圖書登記信息非常完善，便于管理人員清點圖書。之后，在讀者遠程終端上對數字化圖書進行選擇性閱讀，操作簡單。

4 結束語

信息時代改變了人們的工作方式和檔案管理習慣。新時期檔案管理的實施需要適應信息技術的應用需求和實際特點。要避免工作觀念管理模式中存在的問題，就要貫徹工作觀念管理模式，同時做好數據庫的建設和管理。在這個過程中，我們需要提高工作人員的專業素質，以適應信息技術發展的要求，從而最大限度地做好檔案管理的具體工作，真正實現信息管理的作用和價值。總之，在信息時代，辦公檔案管理面臨著許多挑戰。為了快速提高新時期企業辦公檔案管理工作水平，必須對這些實際問題進行優化和完善，使辦公檔案管理充分發揮其功能和作用。