新時期做好數字檔案室建設研究

王 帥

（安國市城鄉居民社會養老保險服務中心，河北 安國 071200）

數字檔案室指的是機關單位或者是事業單位、企業單位，利用現代化的信息技術去采集、整理還有存儲數字檔案信息的一種信息集成的管理平臺，數字檔案室中的建設將網絡還有計算機，以及信息和通信技術融為一體，實現了檔案信息的集成、歸檔還有管理等的全程數字化。在新時期建設數字檔案是時代發展的必然需求，必須得進行相應的重視。

1 數字檔案室建設的原則

1.1 統籌規劃原則

隨著社會經濟還有信息技術的快速發展，檔案的數字化已經越來越普及，與此同時，數字檔案室建設也得到了更大的重視，在建設數字檔案室的過程中必須要堅持統籌規劃的原則，數字檔案室的建設是一個單位信息化建設過程中的一個基礎的內容，堅持統籌規劃的原則可以在很大的程度上推動數字檔案室的建設，辦公自動化中的一個重要的構成部分就是數字檔案室建設，統籌規劃可以讓后數字檔案室的建設質量達到更高的水平。

1.2 標準和規范統一的原則

在建設數字檔案室的時候必須要按照統一的標準來進行工作，嚴格地按照規范要求去執行相關的任務，標準還有規范是數字檔案室建設的重要基礎。在建設數字檔案室的時候還得對相關的因素進行充分的考慮，在對檔案資源進行歸檔以及鑒定資源的真實性，還有檔案的安全等都需要按照標準去規范地進行。

1.3 整體推進的原則

數字檔案室的建設屬于一項非常系統的工程，在建設的過程中需要將頂層規劃、設計還有建設做好，始終堅持整體推進的原則，把檔案管理還有文件管理，特別是電子政務還有信息化的建設進行有機地結合，統籌地推進數字檔案室的建設，還得充分地考慮數字檔案室的文本格式以及系統的功能，還有歸檔的要求等，這樣才能有效地推進數字檔案室的建設[1]。

1.4 信息安全原則

在數字檔案室的建設過程當中，信息安全屬于特別重要的一個原則，在科學技術迅速發展的新時期，互聯網技術得到了廣泛的普及，現如今信息的傳播速度可謂是非常快速，在建設數字檔案室的時候需要將相關人員的信息安全意識進行相應的提高，還得有效地結合先進的管理手段，這樣才能確保檔案的信息還有數據得到更加安全的 保障。

2 數字檔案室建設的對策

2.1 建立健全相關的規章制度

只有將相關的規章制度逐漸地建立健全，才可以有效地保證數字檔案室的建設更加規范以及有序。各單位在建設數字檔案室的時候必須要考慮自身的實際情況，對規章制度的建設加強力度，依照法律法規的要求對數字檔案進行管理，從而形成一套比較可行的法律保障體系，把數字檔案的收集還有整理歸檔，以及保管利用等都納入單位人員的崗位責任制當中，這樣可以讓數字檔案可以更加完整、系統，以及安全、有效。另外，各單位在建設數字檔案室的時候還需要建立以及完善檔案資料的出入庫還有檔案的交接，以及外來人員等出入的數字化現場管理制度，將檔案出入庫的表單還有工作量的表單等都進行有效的建立，對相關人員的工作職責進行強化，從而保證工作可以按照秩序化的要求開展下去。

2.2 搭建檔案信息資源共享平臺

隨著社會經濟的快速發展，科學技術也得到了前所未有的進步，現如今的社會信息化水平越來越高，搭建一個檔案信息資源的共享平臺對于數字檔案室建設具有很大的推動作用，不僅可以有效地實現資源的共享，還能讓數字檔案室的建設工作變得更加方便還有快捷，對豐富的社會信息資源進行充分地利用，將這些社會信息資源進行有效地整合，進而有效地推動數字檔案室的建設，這對于社會經濟的穩定以及健康發展也具有一定的促進作用[2]。

2.3 豐富數字化檔案信息資源

隨著數字檔案室的建設受到的重視程度越來越高，將數字化檔案的信息資源不斷地進行豐富，對數字檔案室的建設是非常有利的，在發展數字檔案室的過程中檔案信息的建設是其中的重要任務。在新時期經濟以及科技的發展速度都十分迅速，豐富數字化檔案信息資源這項措施符合時代的發展需求，也是時代發展過程中的一個必然產物，在很大的程度上可以提高數字檔案室的建設效率。在建設數字檔案室時文件歸檔工作是其中的重點，豐富數字化檔案信息資源對于辦公自動化還有文書歸檔之間的有效結合也是非常有利的。

2.4 提高數字檔案管理人員的綜合素質

數字檔案室的建設對故那里人員的要求比較高，必須得將檔案管理人員的綜合素質提升上來。因此，各單位需要加大對人才的建設力度，定期地對檔案管理人員進行相應的培訓，積極地引進還有借鑒一些先進的管理經驗還有管理技術，不斷地更新他們的知識結構，這樣才能更好地適應新時期的數字檔案室建設。在實際的工作當中掌握更多專業化的技能，提高數字檔案管理室的建設水平[3]。

3 結語

在新時期數字檔案室的建設已經越來越重要。在建設數字檔案室的時候需要遵循相應的原則，比如統籌規劃還有信息安全的原則，在實際的建設過程中需要將數字檔案室的規章制度建立健全，還得將數字檔案管理人員的綜合素質進行相應的提高，搭建一個檔案信息資源共享的平臺，不斷地豐富數字化檔案信息資源，進而有效地推動數字檔案室的建設進程。