基于數字化時代提高醫院檔案管理有效方法分析

許美佳

（乳山市人民醫院山東省，山東 乳山 264500）

傳統的檔案管理工作需要消耗過多的人力、物力成本，而且工作效率也非常低，對醫院的管理和發展造成了一定的影響，并且傳統的檔案管理工作中缺少專業的檔案管理人員，普遍對于信息化的檔案管理工作認識不夠，為了有效提升醫院檔案管理質量，基于數字化時代背景對醫院檔案管理工作進行創新發展，提高醫院檔案管理的工作效率，提升醫院檔案管理人員的專業技術水平。

1 關于醫院檔案管理工作

醫院檔案管理包括醫療病歷檔案、醫院職工信息檔案、醫院發展的重要文件等內容，傳統的管理模式中較為繁瑣，檔案調取流程復雜，耗費大量的人力物力，工作效率較低，尤其是醫療病歷檔案，在頻繁地調閱過程中容易造成檔案的損壞甚至丟失，對于醫療人員而言患者病歷的損壞或者丟失是很嚴重的問題，所以必須對醫院檔案管理工作進行改革，在數字化時代背景下尋求醫院檔案管理的數字化管理途徑，對醫院檔案進行科學合理地管理，提升檔案管理工作的效率和質量[1]。

2 數字化檔案管理對于醫院管理工作的應用價值

數字化檔案管理具有快捷、方便、智能等優點，在現代化的醫院建設中得到了廣泛地應用，有以下幾點應用價值：

1）在現階段創新發展的醫院檔案管理工作中，為了解決紙質檔案損壞或丟失的問題，還要節約儲存空間，因此需要實施數字化檔案管理工作。信息化技術的檔案管理工作有效提升了檔案存放的安全性，并且方便了一線醫療人員隨時調閱資料，對于提升醫院綜合工作效率產生了重要作用。

2）由于醫院檔案的類目較多，另外醫療檔案的使用率較高，所以傳統的醫院檔案管理工作內容繁重，而在數字化管理的技術被運用后，醫療電子數據可以直接存檔，醫療人員在需要調閱時可以直接根據權限查看相關內容，醫院數字化的檔案管理工作順應了時代發展的工作方向和必然規律，同時也滿足了醫院資料管理工作的迫切需求。所以需要加快搜索的速度，實時地調取所需資料，提高工作效率和質量，對于醫院的管理工作而言產生了重要的意義。

3）傳統的檔案管理工作需要耗費較大的人力、物力、財力等，而且工作負擔和壓力較重，在應用了數字化技術以后提升了工作的智能化水平，有效降低了人力、物力、財力的成本開支，而且在一定程度提升了工作的成效，避免了繁瑣的工作環節和流程。

4）將數字化技術應用到單位管理工作中是社會發展趨勢的基本要求，同時也是醫院管理工作的必然需求。將數字化技術融入到醫院檔案管理工作中，可以提升管理工作人員的工作認識，讓工作人員意識到信息化技術對于本職工作的重要作用和意義，同時這也是素質技術推動社會發展的一種體現。

3 基于數字化時代提高醫院檔案管理有效方法具體策略

在當下社會發展的形勢背景下，互聯網信息技術在快速的發展，并且已經被廣泛了。應用到了各行各業的管理和發展中，同時也影響了人們的工作和生活，在為行業領域發展提供一些機遇的形勢下，數字化技術逐漸推動了智能化的發展，因此得到了相關人員的關注和重視。醫院檔案管理工作有著自身的特點以及工作優勢，所涉及的范圍更加廣闊，內容更加豐富，傳統的工作模式已經不能滿足檔案管理工作的需求，因此有效地應用數字化技術可以切實改變當下的工作現狀，而且還能夠提升檔案管理工作的成效，避免在資料入庫過程中由于人為原因導致工作出現錯誤。所以在素質技術應用的形勢下，需要從以下方面提升醫院檔案管理工作等效率和質量：

1）合理配置數據化設施設備，在數字化時代形勢下的醫院檔案管理工作需要根據醫院工作的需要以及檔案管理工作的實際情況，合理配置數字化設施設備，建立醫院資料數據庫，有利于資料的搜索以及應用，提升工作的效率，避免工作人員在搜索資料時浪費過多的時間和精力。不但要正確合理地配置設施設備，而且還要在此基礎上建立科學完善的數字化檔案管理體系，有利于管理工作的開展和 實施[2]。

3.2提升醫院檔案管理技術水平。在開展和實施檔案管理工作的過程中需要積極地引進數字化技術，拓寬檔案管理改革創新渠道，緊密貼合社會發展的形勢，順應時代進步的趨勢，有效地實施數字化技術到管理工作中，應用相關的制度要求規范檔案管理工作人員的思想和行為，提升工作人員的工作認識，端正工作人員的工作態度，以此確保檔案管理工作的順利實施。而工作的順利實施需要醫院領導創造機會讓工作人員參與培訓，而培訓是讓檔案管理工作人員能力提高的良好機遇和有效途徑，進而工作人員的職業素養以及崗位技術能力都可以得到一定的提升，有效地落實了數字化技術應用到醫院檔案管理工作中[3]。

3）注重檔案保存工作的重要性。數字化技術被應用到醫院檔案管理工作中以后，提升了工作的效率，但是也需要格外注重檔案保存工作的重要性。在應用數字化技術以前，需要全面檢查檔案管理系統的安全性，并且要在以后的工作過程中加強監管力度，而且還要隨機檢查檔案管理工作的情況，督促工作人員實施檔案資料的保存工作，這樣才能在工作人員調取檔案資料時確保檔案資料的完整性和安 全性。

4）重視檔案管理系統的維護工作。對于檔案管理系統的應用和維護是必不可少的工作環節，在應用了數字化技術以后，雖然提升管理工作的效率和質量，但是在長期使用管理系統的情況下，也會產生一些軟件使用的弊端和缺陷，因此需要積極地進行維護工作，以此確保醫院檔案管理系統的正常應用，進而不會影響到工作的實施。而這也是數字化時代下提高醫院檔案管理效率和質量必須考慮到的問題，只有保障了檔案管理系統的正常應用，進而才能發揮管理系統的功能和優勢，推進檔案管理工作的積極落實，同時這也是醫院管理工作的一種體現。所以需要深刻重視檔案管理系統的維護工作，并且認識到檔案管理系統對于整個醫院管理和發展的重要意義[4]。

4 結語

總而言之，數字化技術在快速地發展，并且被積極廣泛應用到各種行業領域的管理發展中，因此得到了更多人的積極重視。在具體實施和落實的過程中產生了相關的問題，影響了數字化檔案管理工作的開展。數字化技術能夠提升信息化水平和智能化水平，并且可以實現檔案資料的共享以及有效應用，提高醫院管理工作效率和質量，這樣工作人員在搜索以及應用資料的時候更加得心應手，而且避免了出現傳統管理工作中由于人為原因導致的問題，從而提升檔案管理的智能化水平。