基于大數據的企業檔案信息化建設策略

韓玲玲

（大慶油田有限責任公司第五采油廠信息中心檔案室，黑龍江 大慶 163000）

現代企業在發展中面臨著激烈的競爭，信息資源能夠為企業發展提供重要的信息保障。因此，企業在檔案管理工作中也越來越重視信息技術的應用，以此來提升檔案信息化水平，并應用大數據技術實現對檔案信息價值的深入挖掘，從而實現企業現有資源利用的最大化，為企業經營決策提供可靠的依據。百且檔案信息化水平的提升，還有利于降低檔案管理人員勞動強度，提高檔案管理效率和質量，為檔案信息資源的深入開發和利用打下堅實的基礎。

1 大數據下檔案信息化建設的重要性

檔案作為信息的記錄載體，針對檔案信息進行收集、保存和管理，為檔案利用打下良好的基礎。但由于紙質檔案的收集和管理工作十分繁瑣，檔案管理人員工作量較大，而且在實際工作中檔案信息還易發生損壞甚至丟失的問題，從而對檔案信息的使用帶來較大的影響。基于這種情況下，檔案信息化已成為當前檔案工作中較為重要的一項內容，檔案信息建設也與時代發展需求相符合。而且大數據的廣泛應用，其對數據處理和信息發展帶來了較大的影響，同時也對檔案管理工作帶來了較大的沖擊。因此當前企業發展過程中對檔案信息化建設較為關注，并加大了投入力度，從而使自身檔案信息化建設工作有序推進，檔案管理人員工作效率更高，檔案信息管理和查詢更具便捷性，檔案利用者可以通過多種渠道來實現對檔案信息的有效利用，而且不受時間和空間的制約，使檔案信息的價值能夠更好地發揮 出來。

2 推進企業檔案信息化建設的優化策略

2.1 提高對檔案信息化建設的重視度

檔案信息化建設是當前檔案工作開展中較為重要的一項內容，因此企業領導者和檔案管理人員需要對檔案信息化建設工作的重要性有一個深入地認識，并能夠加快轉變自身的思想觀念，積極創新檔案管理模式。而且在實際工作中，需要通過多種途徑和渠道來加大宣傳，強化企業職工檔案信息化意識，并能夠在實際工作中積極配合，在企業內部營造良好的氛圍，為檔案信息化建設工作的有序推進打下良好的基礎。

2.2 重視基礎設施建設工作的開展

檔案信息化不僅需要完善的硬件設備，同時也離不開先進的軟件設施，這是檔案信息化建設工作開展的前提和基礎。大部分企業在實際工作中普遍存在基礎設施不足的問題，從而制約了檔案信息化建設的進程。針對于這種情況，企業需要加大資金投入，加強硬件設施和軟件設施的建設，為檔案管理工作的有序開展提供良好的基礎。特別是在信息化時代背景下，企業檔案管理工作過程中還要積極建立檔案信息數據庫，提高檔案信息的存儲和管理效率，并通過構建檔案信息管理和服務平臺，實現檔案信息的深度開發利用，全面提升檔案信息查詢效率和共享的步伐。而且還要借助于大數據技術加快整合現有檔案資源，對企業檔案信息結構進行有效調整，進一步豐富企業檔案信息，從而為企業發展提供優質的信息資源支持。

2.3 完善檔案管理模式

在大數據環境下，企業檔案信息建設過程中，需要與自身的實際情況相結合，積極對檔案管理模式進行完善，以此來構建與企業發展需求相適應的檔案信息化管理模式。在實際工作中，宜對檔案信息軟件功能進行升級，實現檔案信息的互傳。并對檔案信息資源庫的功能進行完善，積極擴大檔案存儲范圍，針對企業內部所有信息都納入檔案管理范圍中來，實現信息資源的統一管理，為檔案信息的利用提供更多的便利。另外，在信息存儲過程中，還需要加入一些輔助信息，如針對保存信息進行相關文字介紹，這樣利用人員在瀏覽檔案內容之前，就能夠對檔案的內容有一個大致的了解，不僅可以促進檔案便捷查詢，而且檔案信息利用率也會有大幅度的提升。

2.4 深度挖掘企業檔案資源的價值

企業檔案是對企業發展過程中有價值信息的真實記錄和存儲，因此企業發展過程中檔案作為極具價值的信息資源，對于企業的發展創新具有極為重要的意義。大數據的出現使數據資源的價值重新被定義，而且為海量數據信息的挖掘和分析提供了重要的技術支持。企業為了能夠更好地發揮出檔案的重要作用，宜加快推動檔案的開發利用，并在實際工作中要針對結構性數據進行二次開發。但當前企業內部大量的非結構化數據得不到有效地利用，這也導致檔案信息的價值無法有效的挖掘出來。因此要重視大數據技術的應用，針對檔案信息的潛在價值深入挖掘，從海量數據中提取出有價值的信息，這對于檔案管理工作質量的提升具有極為重要的意義，同時也是企業檔案服務升級的關鍵所在。

2.5 加強檔案信息安全管理

檔案信息化管理對于企業的發展十分有利，而且為檔案管理工作的有序開展提供了更多便利條件。但基于網絡環境的特殊性，檔案信息風險也隨之增加。因此企業需要重視檔案信息安全管理，不僅要定期對相關硬件設備進行檢查，還要不斷進行更新，針對檔案信息及時進行歸檔，進一步提高檔案信息的完整性和準確性。企業檔案管理系統還要設置訪問權限，根據自身的權限來訪問檔案管理系統，可以避免企業內部數據信息泄露問題。而且通過設置具體的訪問權限，還能夠進一步明確檔案管理人員的責任，一旦發生問題能夠及時追究到具體的責任人。針對于檔案信息管理系統，還需要在系統中設置防火墻和殺毒軟件，對于企業一些保密檔案信息，還要設置加密技術，避免檔案信息泄露。另外，對于檔案管理人員，需要加強安全方面的培訓，努力提高檔案管理人員的安全防范意識，使其在實際工作中嚴格按照具體的操作要求開展工作，進一步規范工作行為，保證檔案信息的安全性。

3 結束語

在現代企業檔案管理工作開展過程中，需要以信息化為方向，與時俱進，積極轉變檔案管理理念，并充分應用大數據技術達到推進檔案管理模式創新的目的，使其與大數據時代的需求相順應。企業還要積極采取有效的措施來推進檔案信息化建設的進程，更好地發揮出檔案的實際價值，實現檔案信息的高效利用，使其能夠為企業的發展和建設提供更優質、高效的信息資源。