地方性高校檔案信息化管理的問題與調適對策剖析

索曉欣

（赤峰學院黨政辦機要室，內蒙古 赤峰 024000）

國家檔案局印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中指出，“推進傳統檔案管理的改革，加快檔案信息化的進程，是當下檔案信息化工作的重點。地方性高校檔案館作為檔案發展的“排頭兵”，在人力、物力、財力等方面占有諸多便利條件，理應走在檔案信息化建設的前列。”近年來，全國各地地方性高校對檔案館的信息化建設普遍加速，取得了一系列值得肯定的成效，當然，也在諸多方面存在問題。本文意在從地方性高校檔案信息化管理現狀入手，對地方性高校檔案信息化存在的問題進行一系列梳理，并在此基礎上，提出優化地方性高校檔案信息化的宏觀策略與微觀路徑，以期為檔案管理與工作人員提供一定的借鑒與參考。

1 地方性高校檔案信息管理的問題剖析

1）檔案信息化管理制度有待提升。諸多地方性高校的檔案在信息化管理制度存在著一系列問題，在深入調研的當下必須給予重視。部分地方性高校的檔案“信息化”管理意識淡薄非常明顯。從實踐操作上來看，檔案信息化管理必然有別于傳統的紙質檔案管理，這是一個人所共知的重要事實。然而，當下部分地方性高校檔案工作的重心并未能將檔案的“信息”化建設提升到一定的高度上，未能將“信息化”理念貫穿于檔案管理工作的始終，一度造成了數字檔案管理凌亂、質量不高等問題出現。從某種程度上來說，造成了當下部分地方性高校檔案信息化管理制度缺乏“時代性”。

2）檔案信息化管理人員職業素養有待提高。信息化技術快速發展的當下，任何機構的人員都既要掌握專業相關的知識，同時，也要具備信息化的知識與能力，可以說，地方性高校檔案管理人員也不例外。據《中國互聯網職業素養調查》抽樣顯示：“地方性高校檔案系統人員信息化實踐能力相對不高。” 在實際工作中，由于對檔案管理的信息化技術掌握不足，大多數工作人員在工作過程中還停留在傳統簡單對檔案資源的整理與分類，加之缺乏對計算機使用知識的相應培訓，使得地方性高校檔案信息化管理的推進更加是步履維艱。

3）檔案信息服務內容有待完善。當下大多數地方性高校檔案網站的主要包括“本館簡介”、“政策法規”、“信息發布”、“檔案基本信息檢索” 、“網上展廳”、“聯系我們”等內容，而檔案信息化的一些個性化功能，如“異地查檔”、“資料下載”等功能，部分地方性高校檔案網站是不具備的。從基礎建設情況來看，其根本原因是部分地方性高校，由于網站建設相對不完善以及數據基礎工作缺失，導致了用于方便用戶的快捷、異地獲取資料的途徑嚴重受限。在一定時空條件下，用戶若想進行線上查檔、資料下載以及信息檢索等功能應用時，則難以實施的，從而嚴重的限制了地方性高校信息化檔案功能的發揮。

2 地方性高校檔案信息化管理宏觀策略

1）統籌規劃機構建設，加強軟硬件與技術落地。從技術層面上來看，檔案信息化建設離不開信息技術的支持，尤其是檔案數據的數字傳遞、轉換與利用等各個方面，都需要有相應的軟、硬件環境才能實現。因此，要加強信息技術軟、硬件設施落實。相對于普通辦公設備而言，數字檔案的軟、硬件設備與技術支持的配置要高于辦公設備，其資金需求也是相對較高的，顯然，非常有必要提前進行規劃與預算。

2）明晰國家檔案文件，加強與外界合作。目前，檔案管理工作繁重，而一系列的梢節性工作則可以考慮借助外界機構的力量來完成。當然，如果將館藏資料信息化處理的工作交給外包機構的話，一定要確保外包企業的資質符合標準，同時，要加強對外包企業的業務指導和監督，確保外包企業規范地執行各項標準，將信息化處理的任務落實到位。對零散性檔案資料進行整理，進行信息化轉化時，要細劃轉化內容、合理分類，這部分工作要由檔案專業人員協同專職人員一同完成，同時，要建立相對統一的轉換信息化標準，以備使工作人員有據可依，更好地開展工作。

3）適度分層整理，確定整體推進思路。對于地方性高校而言，要積極的解讀國家檔案局與地方性高校檔案建設的相關規則 ，結合具體工作，一方面，要從數據目錄、源文件版權以及頁面修復提出一系列具體要求，另一方面，要對文件掃描、聲像處理、數據驗收、數據庫建設、數據質量查驗、數據管理等方面的規范進行相應的細化，進而形成本院校檔案信息化建設的操作規范。尤其是針對一些外包業務，若沒有相對完善的規范與標準，則難免會出現質量不統一、數據格式混亂，后期無法對接的現象發生。因此，極有必要對各類外包業務進行操作規范與標準的確定。

3 地方性高校檔案信息化管理的微觀路徑

1）強化檔案學科意識，突出學科建設需求。在當前高等教育快速發展的當下，地方性高校若想在激烈的競爭中占據有力的位置，缺少學科意識則較難在競爭中脫穎而出的。從當下國內外地方性高校發展來看，學科建設早已成為各類地方性高校快速發展的重要內容，地方性高校檔案部門作為檔案信息資源的服務中心，在學科建設中起到了不可或缺的作用。從教學與科研的實際情況來看，需要大量的原始資料，而地方性高校檔案系統恰好能夠為教學與科研部門提供重要的支撐。

2）加強人才培養，建設專業化檔案服務團隊。眾所周知，檔案信息化建設與優化是一個長期的過程，是一個多元因素的合力建構。拋開硬件建設的話，人才支撐則是整個檔案信息化管理的核心，這是無可爭議的重要事實。信息化檔案與傳統檔案處理與理念上有著諸多差異，需要一批有“信息化”認知和技術上的檔案管理員。正如檔案學學者比德所言，但隨著新數據源源不斷的產生，新的任務也會隨之而來，具備信息化能力的檔案專員是不可替代的，尤其是高素質的專業人才更可不能缺少的。

3）加強基礎性工程建設，突出網絡服務體驗。數字信息化時代，檔案信息化管理的重點一定是在“數字信息”上。從技術構成上來看，數字信息是“信息”信息化的產物，而“信息”如何信息化是解決“數字信息化”的關鍵內容?；ヂ摼W、錄制與轉化器材、媒體終端綜合起來完成了數字信息的生成與轉化。顯然，網絡技術、硬件設施是“信息信息化”的重要支撐。地方性高校檔案館要想較好地實現檔案信息化，除了地方性高校學科意識認知、人才培養外，更重要的是互聯網、錄制與轉化器材、媒體終端的建設，這一點是檔案信息化管理實現的重要內容。當下，由于各類地方性高校對檔案認識不一，其檔案信息化的進程表現的是相對緩慢的。以手動筆錄、傳統調檔等方式進行檔案處理的檔案管理仍在較大范圍內存在，嚴重的影響了檔案信息的調用與完善。因此，加強檔案信息化的基礎建設是極為必 要的。