試論紙質檔案與電子檔案的融合

錢 利

（保定市住房公積金管理中心，河北 保定 071000）

1 紙質檔案管理的特點

1.1 紙質檔案的優勢

自從造紙術改良以來，信息的書寫、傳播和存儲就變得十分的便利和實用。紙質的檔案在我國已經延續了一千多年，直到現在，紙張作為信息的載體，依然起著不可替代的作用。隨著工業化的發展，造紙技術和流程不斷優化，紙張的種類和性能上也得到了很大的提升。在社會生產和生活中，不管是信息的傳播、交流和存儲，都離不開紙質形式，而紙質載體也有其鮮明的特點，在檔案管理中十分的便利。通過檔案的檢索，可以快捷的搜尋到需要查閱的檔案資料，無需使用其他的設備和外界輔助手段，受到外部的影響較小。在信息化技術出現以前，在檔案管理中就是利用這種紙質的檢索手段，可以實現較為高效的檔案檢索能力。另外，紙質的檔案存放時間較長，通過一定的防腐措施可以做到長時間的存放。

1.2 紙質檔案的劣勢

相對于信息技術來說，紙質檔案有著一定的劣勢。比如紙質檔案需要真實的紙張來進行儲存、管理，需要占據很大的空間。因此一般大型的圖書檔案館都要修建大的場地和建筑，用來存放這些紙質檔案。同時，還要在場館內進行防火、防腐和防盜等工作，建立一個專門的圖書檔案管理機構來完成。這樣會消耗一定的人力物力，造成資源的浪費。同時，對于紙質圖書檔案的整理和編修工作，也是需要耗費很大的工時。一旦損毀，會造成很大的損失。

2 電子檔案管理的特點

2.1 電子檔案的內容多樣化

隨著信息技術的發展，誕生了許多新的檔案形式，許多信息是以圖片和視頻、音頻的形式而存在的，這些資料無法有效的轉換成文字資料，只能通過電子檔案進行存儲和傳播。因此，電子檔案形式的多樣性就發揮了效果，不僅可以存儲文字信息，同時還可以存儲視頻、音頻等形式的內容，使得圖書檔案形式豐富，更加有利于信息、文化內容的傳承。

利用那些具有市場性特征的方式和手段來開展檔案治理活動。在市場經濟環境下，檔案部門應根據檔案工作的特點，引入市場化方式來開展檔案治理，當前主要有合同外包、公私合作伙伴關系、經濟補助三種方式。另一方面：充分利用那些具有社會志愿性質特征的方式和手段來實現檔案治理的目標。社會化方式包括社區治理、志愿者服務、公眾參與、聽證會、個人與家庭、自我協助和服務等；檔案治理社會化方式主要有檔案志愿服務、資助捐贈、聽證會、自我協助和服務等。

2.2 電子檔案的存儲空間較小

電子檔案是以數字的形式來存儲的，相對于傳統的紙質檔案來說，所占據的空間很小。自電子計算機技術發展以來，數字存儲技術就相應的也在提升。不僅在存儲空間上逐漸的擴展，而且在讀取、傳輸等性能上也在逐漸提高。數字存儲器最早是以千字節為單位，存儲的空間極為有限，后來逐漸發展為兆字節、太字節，在未來硬件技術的提升下，數字存儲器的發展會越來越完善，電子檔案的管理將會通過電子信息技術的發展而越來越便利和安全。

3 紙質檔案與電子檔案融合的意義

3.1 全面記錄工作信息

企業加強紙質檔案與電子檔案管理的同步化，可以提高歷史信息的記錄水平，進一步提升數據信息的保存、查詢、檢索質量，有助于對各種數據信息進行深入存儲，達到提高檔案管理工作質量的目標。全面提高企業的管理水平，進一步促進企業工作的高速發展，解決企業建設過程中的歷史問題。

3.2 提高檔案業務水平

企業加強各種檔案信息的記錄與管理工作，有助于建立良好的歷史數據信息的記錄與查詢工作機制，電子信息技術可以實現檔案的快捷查詢，達到方便存儲，優化管理，提高效率的目標。企業檔案管理必將實現信息快捷查詢、方便存儲與智能重審狀態。企業紙質與電子檔案管理應當發揮各自的優勢，彌補彼此的不足，進一步形成合理使用的檔案管理工作機制，形成互動合作的管理體系，從而提高檔案管理工作效率。紙質檔案與電子檔案的互通，可以形成相互印證的機制，明確各自的管理特色，從而實現檔案資源的高度整合與充分融合。應當在明確側重點的基礎上提高檔案的管理效率，進一步優化建設現代化的檔案管理工作模式。

4 加強紙質檔案與電子檔案的有效融合措施

4.1 加強檔案管理信息化的建設

根據目前檔案管理的形勢來看，傳統的紙質檔案管理模式已經成熟，無論是在管理制度上還是人才支撐上，若要加強紙質檔案與電子檔案的有效融合，就必須要完善檔案管理的信息化建設。在各個組織和機構中，要根據自身的情況，來建立特有的信息化檔案管理模式，才能確保檔案管理信息化建設目標的實現。

在檔案管理信息化建設中，要堅持“雙軌制”的原則，雙軌制就是紙質檔案與信息化檔案共同實施，以紙質檔案為正本，以信息化檔案為副本。雙軌制的信息化檔案建設，不僅可以有效地實現了紙質檔案和電子檔案雙重備份，同時還促進了檔案檢索和查詢的效率提升，也能夠保障檔案管理和存儲的安全性。另外，還要實現檔案全周期的管理。在傳統模式下，檔案的管理僅僅是在檔案存儲和使用過程中進行管理，在檔案的全周期管理則是要從檔案的產生、存儲以及銷毀的整個生命過程，所以管理人員必須要掌握檔案管理的客觀規律，才能實現對不同檔案的全周期管理的工作目標，提升檔案管理的科學性和準確性。

4.2 加強檔案管理制度

而檔案治理采用多樣化手段來管理檔案事務，通過市場化機制和社會化機制，運用協商合作等方式，突出法治的保障作用，強調“依法治檔”。現代檔案管理應當形成綜合性的體系，注重完善檔案管理工作制度，明確檔案管理工作的方式方法。首先，應當根據實際情況對檔案管理制度進行補充，在信息化的理念下對紙制檔案管理規則制度進行重新修訂，在紙制檔案管理中落實標準化、信息化、專業化的基本理念。切實保證檔案管理的科學化與規范化，進一步明確紙質檔案管理的規定與方法。其次，還要建立完善的檔案管理工作體系，形成相互配合的檔案管理工作體系，在檔案管理專業技術人員不足的情況下，明確各部門在檔案管理工作中的重要性，保證檔案管理有章可循，優化檔案管理的具體環節，深化優化檔案管理的具體任務，明確檔案管理目標，實現檔案管理的深度融合。

5 結語

加強檔案管理的信息化水平，將傳統的紙質檔案與現代化的電子檔案進行融合，提高檔案的管理水平及工作效率，成為當下迫切需求的內容。檔案管理人員要從自身的工作實踐做起，通過實踐的經驗和理論的積累，為檔案工作的開展和優化提出合理化的建議，能夠不斷促進檔案工作的完善與進步。