事業(yè)單位檔案管理信息化建設的對策研究

史夢琦

（乳山檔案館，山東 乳山 264500）

信息技術的更新和發(fā)展使得事業(yè)單位的檔案管理更加的具有章程，技術的應用已成為各行各業(yè)能夠有效運行的基礎。事業(yè)單位的檔案管理事務方面工作量相對較大，信息化的建設能夠從根本上解決事業(yè)單位的工作效率問題，最大化的對檔案信息進行管理。但事業(yè)單位由于機制的問題，信息化建設進程發(fā)展較為緩慢。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的意義

在當前信息化建設的大背景下，能夠有效地利用信息化技術已成為事業(yè)單位發(fā)展的重要因素。利用信息技術，提高信息檢索、收藏、應用等能力，不僅能夠提升工作人員的工作下來還能夠進一步的提升檔案管理的質(zhì)量。結合信息化建設，檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)信息化的檢索的同時還能夠優(yōu)化檔案的工作環(huán)境，傳統(tǒng)的檔案管理需要占用一定的辦公空間，但信息化技術能夠利用計算機存儲硬盤就能夠?qū)崿F(xiàn)幾萬份或者幾年的信息存儲。信息錄入和拷貝的時間較短，最大化的減少了工作人員的工作量。因為紙質(zhì)材料會受外界環(huán)境和時間的影響，產(chǎn)生老化、發(fā)黃、字跡磨損等情況，造成信息缺失，但信息技術能夠最大化的對原始信息進行保存，減去了維護、修復等環(huán)節(jié)。事業(yè)單位檔案管理信息化建設能夠在一定程度上減小外界環(huán)境給載體帶來的影響，調(diào)取和查閱的方式更加的簡便、快捷，減輕了工作人員的工作壓力。

2 目前事業(yè)單位信息化檔案管理信息化建設所存在的問題

2.1 檔案管理體系的問題

檔案管理體系的完善對工作人員的工作技能、責任范圍、處理方式有一定的影響，檔案管理體系能夠讓管理人員有一定的工作依據(jù)，在工作的過程當中能夠有條理、有邏輯的進行。在事業(yè)檔案信息化建設的實際過程當中，使用的設備、軟件不同造成在檔案管理的過程當中沒有具體的章程，由于不同設備的操作方式和不同的軟件導致管理體系不能夠進行統(tǒng)一，從而導致在資源共享和運用上面出現(xiàn)一定的問題。沒有明確的管理章程導致信息化技術應用的不夠徹底，在工作的過程當中，部分的檔案管理人員還依然在使用傳統(tǒng)的工作方式。

2.2 檔案管理隊伍方面的問題

事業(yè)單位的信息化建設離不開人才的支撐，檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能直接決定了信息化建設的有效性，對事業(yè)單位檔案穩(wěn)定管理有一定的影響。部分從事該工作的人員在上崗之前沒有相關的知識培訓，對于信息化檔案管理沒有一定的工作理念；由于新技術和新理念的出現(xiàn)，檔案管理的老員工存在抵觸的心理，在學習的過程當中，沒有嚴肅對待；由于工作人員的自身原因，在實踐的過程當中出現(xiàn)誤操作，造成設備損壞或者信息丟失；檔案管理隊伍年齡偏大，沒有新鮮的血液加入；檔案工作人員在工作的過程當中不會舉一反三，沒有創(chuàng)新能力。

2.3 檔案信息安全問題

計算機的使用需要進行全方位的分析，在安全問題上需要進行一定的風險防控。由于信息的集中和便捷，相關的不法人員能夠通過網(wǎng)絡進行信息盜取，從而造成檔案管理失效。計算機可以使用移動存儲硬盤進行信息遷移，內(nèi)部人員也能夠使用手機等照相設備造成信息外泄。檔案信息的安全一旦出現(xiàn)問題直接會造成檔案管理失效，從而給事業(yè)單位、國家發(fā)展帶來一定的影響[1]。

3 事業(yè)單位信息化檔案管理信息化建設問題的解決對策

3.1 加強檔案管理，建立統(tǒng)一的執(zhí)行標準

信息化建設是當前不可逆的大勢，目前事業(yè)單位的檔案管理信息化建設還處在初級階段，單位的領導干部要對基層人員展示出建設的必須性，對檔案管理的相關工作進行指導和重視，成為信息化建設的先行者。事業(yè)單位檔案管理的章程要從信息化建設方向進行改革，使用相關的邏輯導圖，建立統(tǒng)一的工作標準。地方政府的相關部門需要嚴格的督促信息化技術的應用，加大相關方面的預算，購買適用于檔案管理配備的硬件和正版的軟件，對文件的格式、大小、字體、內(nèi)容要求進行明確的規(guī)定，進而提高信息檢索的有效性和速度性。事業(yè)單位需要在管理方面確保資料的完整性和準確性，對管理人員進行明確的任務劃分，建立相關的責任制。對之前的紙質(zhì)檔案信息進行整理和掃描，建立相關的數(shù)據(jù)庫。

3.2 提高檔案管理人員的實操能力，加強隊伍的學習能力

人才的建設是提高檔案管理信息化的基礎，事業(yè)單位可以通過培訓、考核等方式來提升檔案管理工作人員的職業(yè)能力，加強人才技能方面的培養(yǎng)才能夠使我國事業(yè)單位檔案管理建設具備有效性。事業(yè)單位需要在定期對檔案管理人員進行信息化建設的總結，并召開相關的會議，讓員工意識到信息化建設的必要性。加大對檔案管理人員的培訓力度，聘請相關的講師定時的到單位對工作人員進行培訓，講師需要結合檔案管理人員的特點進行專業(yè)性理論知識的引導和教育，再結合實踐讓工作人員進行模擬操作。每一階段的學習之后需要對員工進行考核和評價，其結果關乎到個人的薪資績效。工作人員需要嚴肅的對待信息化建設的學習，詳細的對相關知識進行記錄，遇到問題需要及時的向講師進行請教。事業(yè)單位在人力招納的過程當中需要對相關人員的勝任力進行考核，制定嚴格的招納要求，對其進行系統(tǒng)性的培訓，再由老員工進行幫帶，最后對其進行考核，根據(jù)其綜合能力選擇合適的崗位。事業(yè)單位的相關部門要關注信息技術應用方面信息，及時的更新相關的操作軟件，定期的對檔案管理人員的綜合能力進行 考核[2]。

3.3 結合自身單位的發(fā)展，加強信息化技術的安全性

為了防止檔案信息損壞或者外泄，事業(yè)單位可以根據(jù)自身的發(fā)展需求，配備合適的監(jiān)控、識別等設備。在檔案管理、資料轉(zhuǎn)借、信息查詢的過程當中需要有明確的制度對相關的工作進行制約，嚴格地按照《中華人民共和國檔案法實施辦法》執(zhí)行，遵守檔案管理的三大紀律、八項嚴禁，人事檔案三不轉(zhuǎn)、四不外借、五不查、六不收，提高檔案管理人員的職業(yè)意識，制定相關的檔案信息管理的安全章程，最大化保證檔案信息的有效性。事業(yè)單位要在制度上明確的工作進行規(guī)范，定期的對檔案管理人員進行安全教育，保證相關人員的廉政意識。對檔案管理進行實時的監(jiān)督，計算機需要個人登入賬號才能夠進行操作，監(jiān)督人員需要有一定的技術，對相關人員的計算機操作進行實時的監(jiān)控，如發(fā)現(xiàn)U盤插入計算機、手機拍照等行為需要及時的和該工作人員進行溝通并立即上報給有關部門，如發(fā)現(xiàn)資料外泄，對其進行單位內(nèi)部和法律的處理，絕不對不正當?shù)男袨檫M行姑息。

4 結論

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理信息化建設具有十分重要的意義，它是協(xié)助單位能夠穩(wěn)定發(fā)展的技術支撐。事業(yè)單位的領導干部需要加強檔案管理，以身作則，對信息化建設的重要性進行宣傳，針對性地對檔案管理當中存在的問題進行解決。事業(yè)單位需要提高檔案管理隊伍的綜合能力，前期需要加大培訓流程，提高人員的職業(yè)技能。