大數據時代創新事業單位檔案管理的策略分析

王洪祥

（云南省曲靖市科學技術協會，云南 曲靖 655000）

隨著科學技術的不斷發展，大數據時代帶給人們的不僅僅是便利性，還有激烈的行業競爭和對傳統理念的不斷變革。檔案數字化管理打破了傳統的檔案管理方式和方法，在如今這個大數據時代，電子檔案管理給人們帶來了一定的便利，也為檔案工作帶來了不小的考驗和挑戰。

1 大數據的概念

大數據這個概念的提出最早是為了對網絡上各種數據進行整理分析。其實它不是最近幾年才出現的新概念，早在20世紀，大數據就已經應用到各個領域，但由于當時的環境和社會比較落后，導致了不同行業、不同領域對大數據的定義也不盡相同。一般來說，大數據分成三種類型：結構化數據、半結構化數據和非結構化數據。結構化數據指的是能夠通過表結構來實現的數據。反之，沒有辦法通過表結構來進行實現的數據就叫作非結構化數據。而介于結構化數據和非結構化數據兩者之間的就是半結構化數據。

2 檔案管理問題分析

1）檔案信息存在安全隱患。在大數據時代，各種信息技術不斷發展，并逐漸被應用到生產與生活的各個方面。信息技術在帶給人們諸多便利的同時，也引發了一系列問題，其中最令人關注的問題便是信息安全問題。從當前我國事業單位信息化管理現狀不難發現，在檔案管理這一環節上，事業單位從事檔案管理工作的人員整體信息安全意識有待提高，這勢必會影響檔案信息的安全性，稍有不慎便容易被不法分子鉆空子，導致檔案信息被竊取或者數據被泄露等等。另外，還有一些不法分子通過木馬或者病毒攻擊檔案系統，致使事業單位檔案管理系統發生癱瘓，造成嚴重后果。

2）檔案管理人員的服務意識不強。近些年來，隨著第三產業的發展以及國家大力發展服務行業，從領導層到基層都經過服務相關的培訓。事業單位里不管是檔案管理內部還是外部，高層還是基層的管理人員，都感受到了檔案管理信息化的服務，但是這些依然還是存在著一系列的障礙。

3）檔案資源開發力度不夠。為了積極順應時代的發展步伐，事業單位針對檔案建立了相應的數據資料庫，但是從庫內的資源來看，還不夠全面，并且管理資料的水平有待提高，特別是在檔案資源開發力度方面還有待加強，從而影響了檔案價值的發揮。對事業單位而言，檔案管理水平的高低直接關系著單位的管理與發展，若不能實現檔案的充分開發和利用，會導致不能將檔案的作用充分發揮出來，降低了檔案管理的水平。因此，要想讓檔案資源充分地滿足社會資源共享這一需求，需要充分利用網絡資源與信息技術，實現檔案的深入挖掘與開發。

3 檔案管理的策略

1）確保檔案信息的安全性。在大數據時代，計算機網絡成為人們生產和生活中不容或缺的一部分，而檔案信息也常常被存檔在網絡平臺或者計算機中。不容置疑，這種存儲模式極大地提升了檔案管理的效率，但是與此同時，也面臨著信息安全的隱患。這主要是因為計算機網絡具有開放性這一特征，一個人只要擁有精湛的計算機網絡技術，便可能入侵檔案信息庫，破壞或者竊取檔案信息，威脅檔案信息的安全。特別是檔案庫被黑客入侵時，他們可以利用檔案信息開展非法交易，嚴重時可能對人民群眾的人身與財產安全造成威脅。所以，在存儲與備份檔案時，必須重視檔案信息的安全性。作為從事檔案管理工作的人員，除了要高度重視檔案信息的安全外，還應該借助信息技術來保證檔案信息的安全，例如：可以安裝防護軟件、安全密匙等來提升檔案信息的安全等級。

2）加強事業單位檔案管理人員的專業素質培訓。大數據時代，一定要加強事業單位檔案管理工作人員的服務意識，強化他們的服務觀念。事業單位檔案管理，并不是一項可有可無的簡單工作，其實它關系到方方面面。檔案工作人員應該把檔案管理信息化工作當成國家信息化建設的一個非常重要的部分。有些機密檔案只能夠給個別部門的人員查閱并永久保存，除那些絕對機密的檔案文件外，其他的檔案可以拓展其服務的領域。要把國家在檔案管理信息化上投入的人力、物力、財力發揮到正確的地方，不要造成成本的浪費，使經濟效益達到最大化。

3）嘗試數據預測工作。在相關關系法基礎上進行預測是大數據技術的重要功能之一，在日常生活中，我們以為只要知道了“是什么”就行，但是沒有去探尋“為什么”。其實這是不全面的，可能會導致我們逐漸變得一葉障目，不懂得舉一反三。相關關系分析可以讓我們更好地了解周圍的世界，讓我們以全新的視角認識環境。所以事業單位的檔案管理工作不僅要發揮記錄歷史、傳承文明的功能，還要盡可能對未來進行預測。在之前，事業單位檔案管理工作主要為人們的查閱、檢索服務，這只是發揮了檔案管理的淺層功能。在大數據時代，事業單位檔案管理系統中記載了大量的信息資源，單位檔案管理部門要發揮大數據技術的力量。建立科學的數據模型，分析海量數據，對其進行相關性分析，將非結構性數據轉變為結構性數據，了解檔案信息之間的關聯性，挖掘信息檔案的潛在價值，對未來發展進行預測，并通過微博、微信等傳播途徑為社會大眾推送有價值的信息，以此發揮事業單位檔案管理工作的社會功能。

4）加強與其他工作機構的多元化協同合作。一是要重視信息合作。事業單位的檔案管理工作部門要充分考慮到檔案管理未來的發展前景，重視在檔案管理工作領域應用大數據技術。利用大數據的先進創新技術，檔案管理工作部門要加強與各單位檔案部門間的信息共享，來更好地促使檔案資源變得豐富化。二是加強數據技術的合作。檔案管理技術在現代化技術的助推下能夠得到不斷健全完善。作為檔案管理的工作部門對智慧檔案互聯網平臺的建立要進行更加深度地考量，可以與部分高校或者科研所建立長期合作關系，將大數據技術的優勢充分發揮出來，來為用戶打造優質的服務。三是加強工作人員的合作。檔案管理工作人員是衡量檔案管理工作服務水平的基礎因素，其綜合素養和工作行為在一定程度上決定著服務質量。隨著信息技術逐漸融入到檔案管理工作中，這就要求檔案管理工作者需掌握一定的大數據技術知識。

4 結束語

綜上所述，信息技術的誕生以及飛速發展催生了大數據時代，當前大數據技術已經被廣泛地應用在生產、生活中，給人們帶來了諸多便利。檔案管理作為事業單位日常管理的重要組成部分，傳統的檔案管理模式已經不能滿足時代發展的需求。大數據時代對事業單位的檔案管理工作提出了更高的要求，為此事業單位應該結合自身檔案管理的現狀，積極探尋創新檔案管理的途徑，從而將檔案信息資源的價值充分發揮出來，推動事業發展。