整體視野下高校檔案管理工作的問題與對策

張文華

（山東開放大學，山東 濟南 250101）

隨著高校檔案不斷的發展，其規模也得到了進一步增強。高校檔案，能夠把學校各時段的進程有效呈現出來，從而在高校各項工作的順利展開中發揮出顯著作用。可是在高校檔案管理中，存在著眾多問題，這給檔案管理工作的順利展開造成了一定程度的影響。因此，就需要制定出切實可行的對策，從而推進高校檔案管理工作順利的展開，保證檔案管理的精準性，發揮出檔案管理工作在高校管理工作中的最大作用，在整體上促進高校健康穩步發展。

1 用整體的眼光把握高校檔案工作

第一，擁有戰略性的眼光是整體把握高校檔案管理工作的重要前提。戰略的眼光就是指檔案工作者站在長遠的角度去思考，不但需要做好目前的工作，還需要做好長遠的規劃。具備戰略眼光有益于在檔案管理工作中明確方向，找到規律。在高校改革中，檔案管理工作發揮著突出貢獻，因此需要對其加以重視。從而在整體上做好檔案管理工作。第二，擁有系統的眼光是從整體上把握高校檔案工作重點內容。系統的眼光就是指高校檔案工作者必須站在全局的角度作出思考，為高校改革以及發展貢獻力量，需要檔案工作者將工作全方位的落實。

2 高校檔案管理工作的問題

1）缺乏責任意識。因為社會無法認識檔案的重要性，因此導致高校不能夠對檔案管理工作做到正確認識，更有甚者認為檔案管理工作就僅僅是管理，主要工作是不發生檔案丟失以及不泄露機密，可以查閱就足夠了。在工作的過程中，沒有對相關知識進行系統的學習，造成業務能力無法提高。所以，缺乏對檔案管理工作的重要認識，且對工作缺少責任感[1]。

2）缺乏對檔案管理的重視。沒有責任感就會造成無法對檔案管理工作重視起來，覺得檔案工作就是看管，不使其丟失就可以了，不需要做太多的工作，缺乏宣傳力度，無法認識到檔案工作的重要作用，更缺乏檔案管理工作的長效機制。

3）檔案管理工作不規范。第一，檔案無法按照標準實現統一歸檔管理，檔案收集不齊全，在管理上毫無秩序。第二，在檔案采集管理中沒有做好分類，如此不但難以管理，更不便于查閱和使用。

4）檔案管理人員素質低下。因為某些因素，高校檔案管理人員并不是穩定的，人員具有很大的流動性，從而導致其缺乏責任感和事業心，更缺乏嫻熟的業務能力，在工作上缺乏付出，同事彼此間溝通不足，這些因素都對高校檔案管理工作造成一定影響。

3 加強高校檔案管理工作的對策

1）健全機制，完善檔案管理整個工作體系。第一，健全領導責任制。高校領導需要將檔案管理工作重視起來，可將其列入高校的整體規劃中。第二，健全各項規章制度。尊重國家相關法律法規和高校檔案工作的要求，根據高校的實際情況，制定相關管理機制。第三，重視檔案管理。將檔案管理工作列入質量考核標準，并歸入高校質量考核相關體系中，使其列入各部門的工作計劃中。對于各部門工作，兼職檔案人員要切實做好檔案收集和整理工作。

2）認真組織學習，提升檔案業務能力。高校檔案員需要經常對兼職檔案人員組織學習，主要學習內容為檔案管理方法以及整理歸檔文件標準，從而加強工作人員的素質水平，增強其對檔案工作的重要認識。可以結合工作過程中出現的不同問題來規范兼職檔案管理人員，從而讓兼職檔案管理人員通過工作和學習提升自身的業務能力，對歸檔方式和檔案立卷能夠嫻熟的掌握，進而使檔案管理工作更加合理和規范。

3）抓住重點，細致收集各種資料。對高校整個教學過程中的各種文件資料進行全面收集，是檔案工作的重要內容。這就需要各兼職檔案人員對其工作給予高度重視，進而完成文件材料的收集和整理工作。對待工作仔細認真，不畏懼工作繁瑣，全面了解各項活動，完成對所有材料的收集工作，例如照片、紙質等各種形式的資料，將正式的和非正式的文件材料都進行收集，尤其是各種活動、工作調研、檢查等資料，還需要收集各部門領導的材料，確保檔案管理工作在收集上的真實性和完整性，避免遺漏。

4）強化檔案管理的現代化和信息化建設

若想提升檔案利于的科學性，就需要凸顯資源庫的作用，從而必須加強重視現代化建設，科學運用科技整合檔案，從而提升檔案的完整性和安全性，并增加其存檔期限。有效運用網絡科技，能夠在很大程度上提升檔案信息處理水平，部門彼此間需要高度配合，從而讓工作得以有效展開，使檔案信息能夠得到有效傳輸，從而增強檔案信息的時效性。高校在開發檔案目錄數據庫的過程中，必須有效落實館藏開放檔案的全文掃描工作。在掃描階段，倘若檔案發生老化以及破損情況，要將其及時發布到檔案館網站中，從而給網上全文檢索帶來更大的便捷。高校根據全校性標準，建立具有統一性的數據平臺，要使檔案管理系統和各部門管理系統實現兼容性。對于此，能夠更好地達到高校檔案信息資源共享，還能夠保證電子檔案實現同步歸檔[2]。

5）提升檔案管理人員的素質水平。在檔案管理中，高校檔案管理人員需要具備較高的素質。其一，檔案管理人員必須擁有極強的責任感，對于在職時間較長的人員，其有著極為豐富的工作經驗，在檔案工作中也存在著極高的責任心，達到檔案管理工作的標準。其二，因為檔案管理工作涵蓋的內容極為廣泛，具有較高的專業性，因此在上崗前，必須強化專業培訓，促進人員具備極高的專業能力和技能。其三，針對檔案管理人員流動性大此種情況，老員工就需要體現其重要作用，從而讓新員工盡快的投入工作，讓檔案管理工作得以順利展開。

6）提高服務功能。檔案能夠記錄大多數職工的工作情況，從而將學習發展狀態得以呈現。在檔案資源儲存展開中，檔案管理人員要讓檔案信息發揮出最大作用，從而實現學校改革，并清晰學校日后的發展趨勢。學校領導利用檔案信息，就能夠找到決策的憑證，從而推進學校的各項工作有序展開。在信息時代的背景下，學校要全面落實現代信息技術的應用，從而推動教學工作更加有效的展開。檔案管理人員要有效運用多媒體技術，針對教學研究類的檔案信息進行進一步開發。通過有效運用信息手段，將信息加以利用，讓檔案信息實現更廣泛的共享，為應用檔案信息的人員帶來更大的便捷，從而實現檔案信息資源共享。針對校園中部分文件，就需要將其管理好，給師生查詢信息帶來更大方便，發揮出其服務功能最大的作用[3]。

4 結束語

綜上所述，在高校檔案管理工作的展開中，應該及時發現其中存在的問題，并積極采取行之有效的對策，如要對檔案管理工作加以重視，并有效提高檔案的信息化建設，實現信息化最大的應用價值，并對檔案內容進一步完善，保證檔案信息的準確性和全面性。對于此，在全方位展開高校檔案管理工作后，推進高校各項管理工作的順利進行。高校檔案管理工作對高校的發展發揮著重要作用，讓高校檔案工作實現科學化，使其應用價值得到更大程度的提升，因此，必須采取整體把控的思維方式。從整體把握高校檔案工作，對檔案管理工作中遇到的問題給予高度重視，從而在整體上開拓檔案工作的新路徑。