探討新形勢下基層檔案管理

車福林

（山東省青島市嶗山區金家嶺街道辦事處，山東 青島 266061）

檔案管理是基層單位日常工作中的重要內容，關系著基層民眾及基層發展的各個方面，要求基層單位加快建立以信息技術為基礎的現代化檔案管理模式，創新新形勢下檔案管理工作思維，全面提升工作效率和質量。

1 新形勢下基層檔案管理工作內容及重要性

1.1 工作內容

因為基層單位工作復雜，檔案管理人員日常工作內容主要包括各種文件的收集、重要資料的歸檔、不同類型檔案的歸納和整理，所以基層單位檔案資料數量龐大，檔案管理人員工作任務繁重，檔案歸類難度較大。

1.2 重要性

基層單位檔案管理工作，是維持基層單位正常運轉的關鍵部門，在社會新形勢背景下，檔案管理工作人員需要具備一定的創新思維和管理意識，利用現代化技術手段，提高檔案管理工作效率和質量，對檔案信息進行云端備份，便于相關人員利用移動終端進行信息查閱，方便基層民眾信息公開，在保證基層單位檔案信息完整性和真實性的基礎上，實現便民利民的基層服務和管理目標。

2 基層檔案管理工作現狀

基層單位進行檔案管理工作期間，受多種因素影響，導致基層部門檔案信息混亂，管理工作難以開展，主要表現在以下三個方面：第一，基層單位檔案管理信息化程度較低，相關制度和檔案管理組織形式不完善；第二，基層檔案管理信息化系統及其管理模式僵化，限制現代化檔案管理技術的普及和推廣；第三，基層單位檔案管理人員對新形勢認知不足，對現代科學技術應用能力有限，影響檔案管理效果。為此，基層單位在開展檔案管理工作期間，要加快落實和完善相應的管理制度，充分利用現代化技術手段，推動建立信息化檔案管理機制，全面提升檔案管理效率和質量[1]。

3 新形勢下開展基層檔案管理工作的具體措施

3.1 完善基層檔案管理制度

1）實行標準化管理。新形勢下，基層單位檔案管理工作順利開展，要以基層檔案管理相關制度為核心，首要任務是要建立健全的基層檔案管理制度，明確管理人員工作目標，根據基層單位或街道辦事處檔案管理工作的實際狀況，結合檔案管理法律法規的具體要求，制定完善的管理制度，為檔案管理人員提供參考依據。地方政府及其相關管理部門，要加強基層檔案管理法規建設，圍繞基層單位內部組織形式展開分析，綜合考慮當前基層檔案管理工作的弊端和不足，制定有針對性的法律法規，實現檔案管理法在基層單位的全覆蓋，堅持依法管檔的工作理念，全面提升基層單位歸檔工作質量。基層單位相關部門要根據實際情況，對基層檔案管理制度進行優化調整，結合基層單位檔案管理工作的具體要求，綜合分析檔案管理工作內容及組織形式，提高基層單位檔案管理效率。

2）創新管理監督機制。基層單位檔案管理部門工作過程中，首要任務是要加快管理監督機制的創新，在原有檔案管理制度的基礎上，增設相應的監督條例，采用現代化管理和監督技術，對檔案管理人員工作內容、流程及結果進行綜合分析和調查，有效約束和規范相關人員工作行為，全面提升檔案管理效果，同時，基層單位要對檔案管理部門工作進行定期考核，嚴格落實相關制度及管理條例，保證基層單位檔案信息的準確性和真實性。

3.2 建立信息化檔案管理模式

1）數據庫建設。社會新形勢背景下，要求基層單位檔案管理人員綜合利用現代化管理手段以及信息化技術，對基層檔案資料進行集中管理，加快建立檔案數據信息庫，將紙面檔案信息通過大數據技術轉換為文檔形式，利用檔案數據信息庫，對相關檔案實行數據化儲存，優化檔案信息采集、歸納、管理、查閱等環節，有效提升基層單位檔案管理效率。一方面，基層單位建立檔案數據信息庫，利用大數據對檔案信息進行采集和錄入，通過第三方網絡平臺或軟件完成檔案數據的共享，期間，檔案管理人員要保證檔案的真實性和準確性，確保數據庫運行環境安全，提升檔案數據庫對檔案信息的管理效果；另一方面，基層單位檔案管理人員利用數據庫完成對檔案信息的分類整理工作，對檔案信息進行精細化分類，將不同條目信息通過編碼的形式呈現出來，形成檔案資源目錄索引，便于日后對檔案信息的檢索和查閱。

2）管理系統建設。信息時代的來臨，為基層單位檔案管理工作提供極大便利，管理人員利用大數據技術手段，在單位內部開展檔案信息管理建設工作，加快形成以數字化為核心的現代檔案信息管理系統，要求管理人員提高現代科技的使用效率，利用現代技術進行電子信息采集，提高基層文件歸檔效果，降低管理人員出現人為失誤的概率，同時，采用數字化檔案管理系統，充分發揮系統在檔案監督和安全管理等方面的優勢，防止檔案數據信息的泄漏和丟失[2]。

3）信息化建設。為保證檔案管理工作有序開展，基層單位利用現代化檔案管理設備，綜合運用多種網絡數字技術，建立網絡檔案管理平臺，加強單位內部檔案管理工作的信息化建設。一方面，網絡平臺和相關軟件的使用，基本實現自動化數據采集和整理工作，提高檔案信息和數據的處理能力，保證檔案資料的完整；另一方面，推進檔案信息公開與共享進程，完成對保密信息和公開信息的分類，提高檔案管理工作效率，同時能夠收獲較好的管理效果，加快社會信息的流動與共享。

3.3 打造專業檔案管理團隊

1）深化管理意識。基層單位檔案管理工作效率和質量與管理人員管理能力和專業水平息息相關，要求相關管理人員加強自身專業能力建設，樹立信息化檔案管理觀念，逐步深化和落實以現代技術為核心的檔案管理體系。一方面，基層檔案管理工作人員需要在信息化檔案系統的指導下，對檔案管理工作進行深入分析，形成現代化檔案管理意識，推動檔案管理工作的實際進程；另一方面，工作人員要盡快熟悉并利用科學技術和檔案管理設備，提高大數據、云計算等技術的應用效率和效果，進而提升基層單位檔案管理工作的信息化水平。

2）加強人員培訓。基層單位要針對當前檔案管理工作開展的實際狀況，加強對管理人員專業能力的考核與培訓，加大專業人才培訓的資金投入，積極開展思想政治教育以及檔案管理知識培訓活動，確保檔案管理人員具備強大的專業知識儲備，強化工作人員現代信息技術的應用效果，同時，基層單位要制定獎勵激勵機制，通過知識競賽、項目比拼等活動，全面調動和激發管理人員工作熱情和信心，提高基層檔案管理工作效果。

4 結束語

綜上所述，新形勢背景下，基層單位開展檔案管理工作期間，要加強基層單位內部頂層設計，建立健全檔案管理與監督制度，以現代科學技術為導向，打造綜合性較強的信息化檔案管理系統，優化基層檔案管理工作格局，提高管理效率和質量，推動實現檔案信息的公開與共享。