鄉鎮政府檔案管理中的問題以及對策研究

郭 玲

（濟南市萊蕪區苗山鎮人民政府，山東 濟南 271100）

鄉鎮政府的檔案管理工作和鄉鎮的發展是密切相關的，在鄉鎮政府的管理工作中存在著一些問題，對于檔案的管理工作重視程度不高，隨著科技的發展，農村還有些地方采取傳統的檔案管理系統，檔案規范化程度越來越低，這些問題都給工作造成了一定的難度，嚴重的阻礙了工作的有效進行，因此這就要求相關的管理部門要重視檔案管理的工作，提高檔案管理的水平。

1 鄉鎮政府檔案管理中的問題

1）不夠重視鄉鎮檔案管理工作。鄉鎮政府檔案管理中還面臨著許多問題，其中就是重視程度不夠，缺乏相關的制度標準，不知如何去管理，應該怎樣管理，有些管理者重業務輕管理，有些管理者根本不知如何下手。那應該怎么辦？很多領導和工作人員對鄉鎮政府檔案管理沒有重視起來，他們仍然感覺不到它的重要性，他們大多數只注重資料的收集和統計，卻忽略了檔案的規范化管理，從思想上得不到重視，可想而知在管理中也不會太好，隨著城鄉改革的發展，越來越多人開始加入到這個行列中，這就導致鄉鎮政府檔案管理中涉及的數據和信息越來越多，而統一的管理制度卻沒有形成，缺乏相關的制度標準，導致不同類別的檔案差距很大，治理不規范，這就嚴重阻礙了鄉鎮檔案管理的規范化管理。

2）檔案信息化程度低。從目前的狀況來看，一些鄉鎮的檔案管理工作是比較落后的，還在采取一些傳統的管理方式，通過人工這種方式來進行檔案的管理，采用這種方法很容易造成工作的漏洞，在管理過程中由于個人的疏忽會造成一些細節上的疏漏，這樣在查閱檔案時會帶來不利的影響，即使有些鄉鎮引入了計算機技術，但是在使用的過程中只注重檔案的檢索和統計，無法實現檔案的共享。

3）檔案管理人員素質過低。一些檔案管理人員一般都不是檔案管理專業出身，缺乏對檔案管理工作的經驗，也沒有足夠的專業知識作為支撐，檔案員對外的培訓機會不多，交流能力也不夠強，導致檔案管理工作理念和方式得不到創新，沒有學習借鑒的機會，大多數檔案管理員是兼職，工作積極性不高，專業能力遠遠達不到要求，管理人員對檔案問題自身就不明白，缺乏理解，和客戶溝通交流起來也非常的困難，工作人員遇到問題也找不到人去請教，人員素質待提高。由于工作人員未實行公開招聘，大部分是關系戶從有關單位抽調組成，又沒經過專業培訓，業務不熟悉，導致工作差錯多，一直以來檔案工作者的專業性不強，人員不足，積極性也不高，長期以往將不利于檔案管理工作的真正落實。

4）檔案管理的體制不夠完善。在鄉鎮檔案管理工作中由于體制不夠完善，缺乏完善的規章制度，給檔案管理的工作造成非常大的困難，由于沒有明確的相關規定，檔案的管理也是由各個部門進行負責的，但是每個部門的一些管理方式都是不同的，這樣在檔案的管理過程中，容易造成檔案工作無法做到完整，檔案中的資料都是由領導來進行負責的，如果某個部門的某個資料缺失了，這就會給工作造成一些麻煩，會嚴重的阻礙相關工作人員的工作效率。

2 鄉鎮政府檔案管理的有效措施

1）建立健全檔案管理制度。要想讓鄉鎮政府檔案管理工作不夠規范的問題能夠得到有效地解決，工作管理人員要重視檔案管理問題，健全制度機制，要認識到檔案管理的重要性，這樣才能夠提高檔案管理工作的質量和效率，應該把檔案管理的工作放在第一位，上級部門應該加強對檔案管理問題的宣傳，讓這種重視觀念深入人心，檔案在管理中發揮著重要的作用，另外相關的領導應該加強對檔案管理工作中的審察，對工作中的一些問題進行有效地解決，建立健全檔案制度機制，制定出合理規范的制度體制，促進相關部門和有關工作人員對工作管理的規范化管理，而且還應該將檔案的收集、整理、保管列入工作流程，讓每個工作人員各司其職，讓檔案管理工作落到實處，讓工作趨向規范化和合理化。

2）提高管理人員的專業能力。由于檔案管理人員的專業素質不高，這就造成了以后工作的一些漏洞，嚴重的阻礙了檔案管理工作的順利進行，鄉鎮政府檔案管理的規范化需要一支有高素質和專業能力強的人才，因此，根據發展的需要我們應該提高管理人員的專業能力水平，根據鄉鎮政府的實際情況出發，加強對檔案人員的招聘，來滿足工作的需要，這就要求對工作人員進行培訓，加強宣傳，加強檔案管理政策和專業知識培訓，讓相關的工作人員掌握一定的知識技能，提升檔案管理人員的職業道德和業務素質，從而提高檔案管理人員的綜合素質，在檔案工作進行實際的開展時，應該確保與當地的實際情況結合進行有針對性地培養，讓管理人員能夠熟練地掌握工作中的內容。檔案工作人員要認真學習檔案管理相關法律法規，充分認識檔案工作的重要性和必要性，從根本上解決管理人員專業能力不強的問題。

3）加強基礎設施，提高檔案現代化水平。為了提高檔案管理水平的質量，完善檔案工作的基礎設施是非常重要的，有關部門應該加強檔案的基礎設施建設，加強對檔案管理室的資金投入，建立專門的檔案管理室，避免檔案的丟失，做好相關的安全措施，避免不必要的麻煩，提高檔案現代化水平，加大資金、技術、人才的投入，建設檔案室、辦公室等，讓相關的專業人員來進行檔案的管理工作，避免檔案破損和丟失的現象發生，解決方案存放空間不足的問題，促進了檔案的有效性管理，通過計算機和網絡技術實現信息的共享，提高工作效率，另外各個部門之間要相互的交流和合作，采取相同的檔案管理方式，來實現信息的共享，從根本上解決檔案管理問題，提升檔案管理和服務水平，來保證檔案管理工作的順利進行。

4）做好檔案管理的宣傳工作。在工作的過程中很多檔案管理者不重視對檔案的管理工作，也不注重對檔案工作的宣傳，這就會讓全社會對檔案管理工作缺乏應有的了解和重視，因此相關的部門還應該做好檔案管理的宣傳工作，讓相關的鄉鎮領導和人員認識到檔案管理的重要性，把檔案工作的作用宣傳到每一個人的身上，讓他們能夠明白檔案的管理和他們自身是息息相關的，這樣才能夠得到大家的尊重和認可，才能夠聚集到社會的正能量，宣傳的工作是否到位取決于宣傳工作內容的好壞，宣傳工作要根據自身的優勢來展示不同的特點，每個檔案館應該積極主動的向社會來展示自己的成果，還可以利用現代多媒體的作用，讓群眾能夠明白檔案管理的重要性，通過內容和形式等方面的創新來進行宣傳，通過宣傳方式的多樣性，來加強人們對工作的重視。

因此，在鄉鎮政府檔案管理的工作中，相關的政府應該重視對檔案管理的問題，應該通過多種形式來加強宣傳工作，通過建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作的規范化運行，提高管理人員的專業能力，提升檔案管理的水平，提高管理人員工作的質量和水平。