試論如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化

王玉霞

（新疆維吾爾自治區地質礦產勘查開發局第一區域地質調查大隊，新疆 烏魯木齊 830013）

鑒于機關事業單位工作開展的特殊性，日常需對海量檔案資料進行管理歸納，為有效提升檔案管理工作水平與效力，應當對事業單位檔案管理工作進行合理完善優化，推動檔案管理工作規范化標準化建設，有效提升事業單位的社會公共服務水平。

1 工作問題剖析

通過對部分機關事業單位檔案管理工作現狀進行調查分析可知，部分檔案管理員的認知落后，沒有意識到工作的職責與義務，導致工作人員出現職業怠惰情緒，使得檔案管理工作效力下降，不利于機關事業單位相關工作的有序開展。

新形勢背景下，政府管理與服務職能，正處于改革創新浪潮中，旨在提高我國政府的治理能力與服務能力。但部分機關事業單位開展檔案管理時，仍舊秉持傳統管理思想與工作方式，導致檔案管理工作落后，無法實現規范化與標準化，直接影響到檔案管理工作職能 發揮[1]。

2 實施路徑探討

2.1 合理升級管理形式

機關事業單位檔案管理工作壓力較大，因為數據信息時代的發展，使得公共服務產生的檔案資料驟增，繁冗資料檔案信息管理歸納時，給檔案管理工作開展造成一定難度。如檔案管理時，為保證數據分析的準確性與可靠性，將對以往的檔案數據信息進行檢索應用，保證檔案管理的規范性與標準化。實際工作開展過程中，若使用傳統管理策略，將無法達到預期管理效果。為此，事業單位需對檔案管理工作進行合理升級管理形式，充分利用現代信息科學技術，如大數據技術的應用，對檔案數據信息進行高效管理，實現預期檔案管理工作改革工作目標。

在日常檔案管理工作開展過程中，工作人員需對檔案資料進行維護，提高檔案數據庫的安全性與可靠性。通過開展針對性的病毒查殺、防護系統檢測、數字化掃描、病毒檢測等工作開展，及時發現潛在網絡病毒，并對系統漏洞進行及時修復，保證檔案管理系統的整體運行可靠性與安全性。事業單位在對重要核心資料進行管理時，應當對檔案資料進行安全備份處理，避免資料受損影響到相關工作。筆者認為，機關事業單位檔案管理規范化與標準化建設過程中，事業單位應當推動信息化服務體系建設，實現信息化檔案管理，有效保證檔案管理工作開展的安全性，并有效提升檔案管理工作效率。

2.2 增強檔案管理意識

通過對機關事業單位檔案管理工作進行解析可知，該項工作開展時，并沒有直接產生效力，但檔案管理工作的開展，為其他工作開展提供基礎知識，保障事業單位其他工作開展的可行性與合理性。由此可見，檔案管理工作開展的重要性與必要性。

為推動事業單位檔案管理規范化與標準化建設，應當合理加大宣傳力度，不斷提升增強檔案管理人員的工作意識，使得檔案管理人員責任感與使命感增強。同時，為充分利用信息化管理技術，應當針對事業單位檔案管理人員進行專項培訓，使得每一位檔案管理人員，都掌握最新管理信息技術，充分發揮出檔案信息化管理技術應用優勢，提升機關事業單位整體服務水平，增強人民的幸福感與獲得感。

2.3 針對管理體系優化

事業單位檔案管理工作改革時，需提升單位領導對檔案管理工作的重視程度，并針對檔案管理體系進行合理優化，合理對檔案管理崗位進行調整，保證每一位檔案管理工作人員具備專業技能與職業素養。鑒于檔案管理工作開展的特殊性，必須保證管理人員具備超強的責任心與使命感，可認真、嚴謹對待每一個工作步驟，保證檔案管理工作的整體開展可行性與合理性。為此，事業單位領導進行人員委派時，需對檔案管理人員的綜合素質進行評估，保證每一位檔案管理工作人員可勝任對應工作崗位要求[2]。

為避免工作推諉問題出現，保證檔案管理工作的規范化與標準化開展，必須對管理體系進行合理健全，對管理工作職責進行詳細界定，明確檔案管理人員的工作職責與義務，保證檔案管理工作的可行性與有效性。為保證機關事業單位檔案管理工作開展的長效性與有效性，需建構檔案管理人員工作績效考核制度，如采取關鍵績效考核、360°反饋考核等措施，對檔案管理人員的工作能力進行科學評估，及時調整人員崗位，確保事業單位檔案管理工作開展的可靠性。

2.4 去粗取精工作細化

筆者認為，機關事業單位檔案管理工作開展過程中，應當遵循“去粗取精”原則，對無效用的檔案信息進行及時清空，避免增加檔案管理工作量，占用檔案管理資源。在以往檔案管理工作開展時，由于多種客觀因素的影響，導致出現一些制作粗糙的檔案信息，不僅無法反饋事實信息，且占用了事業單位的檔案資源庫。

在檔案管理標準化與規范化建設過程中，需對檔案管理工作進行細化，保留具有價值的檔案資料，對檔案資源庫進行簡化處理。如綜合性檔案進行管理時，可對檔案信息進行分類清查，及時對無效用的檔案資料進行清除，為后續計算機系統管理提供資料支持，有效提高事業單位檔案管理工作整體水平。

2.5 依循標準工作創新

在實際檔案管理工作開展時，應當依循最新檔案管理標準與要求，對檔案資料進行重新組卷處理，即將具有相互聯系的檔案文件進行組合，對存在頁碼丟失、信息不全的檔案資料進行及時補全，為后續事業單位檔案管理工作鋪墊基礎。

2.6 建構統一分類號

在事業單位檔案管理時，為提高計算機檢索效率，需對檔案進行分類號管理，分類號的編制，將直接影響到計算機系統的管理效果與水平。為充分發揮出計算機系統檔案管理效能，需建構統一的分類號，為后續事業單位檔案管理工作鋪墊基石，提高事業單位運行 效能。

3 結束語

綜上，文中對我國機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的建設路徑進行探討，旨在說明檔案管理工作改革創新的必要性與合理性。未來，機關事業單位檔案管理工作優化時，需依循國家治理戰略發展理念，主動對管理問題進行處理，有效推動檔案管理的規范化與標準化發展。