淺談新形勢下檔案管理現代化的有效途徑

馮春燕

（山西省腫瘤醫院，山西 太原 030013）

隨著社會經濟的不斷發展，各個行業面臨的市場競爭越來越大。因此如何提高自身的市場競爭力，已經成為人們重點思考的問題之一。在這種情況下，檔案管理逐漸引起了企業和事業單位的重視。檔案管理工作是行政工作的重要組成部分，它為企業和事業單位的日常運營提供了良好的信息支持，進一步提高了各項決策的科學性和合理性，這對企業和事業單位的良性發展具有十分深遠的影響。

1 檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理制度存在弊端

在我國檔案管理的工作實踐中，部分企業和事業單位對檔案管理的實際價值缺乏足夠的認識，其檔案管理制度仍然存在著不科學和不系統等問題，這在很大程度上影響了檔案管理的實際效能。與此同時，一些企業和事業單位的檔案查閱以及檔案調研設置了復雜的權限，因而公眾使用檔案的難度相對較大，并且一些工作人員對特殊情況下檔案密級的界定十分模糊，這對檔案資料的合理運用造成了非常不利的影響。

1.2 檔案管理流程不夠合理

在互聯網和信息技術不斷發展的現代社會，檔案管理已經不再局限于信息記錄、分類以及儲存，但是部分工作人員對當前的信息化系統缺乏足夠的認識，其業務水平已經無法滿足當前社會發展的切實需求。與此同時，由于各種因素的影響，檔案管理人員的培訓工作未能得到全面落實，各個部門之間也缺乏有效的溝通交流，并且管理人員在開展日常工作的過程中，其主觀性和隨意性相對較強，這在很大程度上影響了檔案管理的工作質量和工作效率。

1.3 資金投入相對較少

在部分企業和事業單位的發展過程中，大多數資金都被投入到生產運營環節，其對檔案管理的資金投入相對較少，這對檔案管理的現代化建設造成了巨大的阻礙。首先，資金不足使得檔案管理環境以及檔案儲存環境無法得到優化，因而部分檔案在惡劣的環境中會出現缺角以及泛黃等不良現象。其次，資金不足使得電子信息化的升級工作和優化工作無法得到全面落實，并且相應的計算機設備也無法得到有效的更新，這嚴重影響了檔案管理的實際效能。

2 新形勢下檔案管理現代化的有效途徑

2.1 促進資源共享

在新形勢下檔案管理現代化建設的工作實踐中，相關部門要順應時代發展的趨勢，合理利用當前的信息技術和互聯網環境，從而有效提高檔案管理的工作質量和工作效率，切實解決傳統檔案管理模式中存在的問題，為企業和事業單位的良性發展提供必要的信息支持。信息技術具有十分明顯的共享性，切實加強檔案管理工作的資源共享，可以有限減少檔案管理人員的日常工作量，并將其從繁雜重復的勞動中解放出來，這對優化檔案管理質量和檔案管理效率大有裨益。在此過程中，相關部門要不斷完善信息共享平臺，并通過簡單的關鍵詞搜索為用戶提供更加優質專業的服務。與此同時，檔案管理部門與信息管理部門是兩個相互獨立的部門，因此在開展檔案管理信息化建設的過程中，要對信息部門開放信息檢索的權力，從而有效降低兩個部門的溝通障礙，切實優化兩個部門之間的相互合作和相互協同，為檔案管理的進一步發展奠定的夯實的基礎[1]。

2.2 增強檔案管理的服務職能

與傳統的紙質文件檔案管理相比，現代化檔案管理的工作模式和工作手段更為便捷，其工作質量和工作效率也獲得了顯著的提升。對于檔案管理現代化發展而言，檔案管理人員可以通過文件上傳和文件下載的方式，創建電子信息文件，并將其信息內容存檔保存在相應的位置，從而切實提高檔案管理的安全性和可靠性，有效降低檔案丟失以及檔案泄露等不良現象的發生概率[2]。與此同時，在檔案管理現代化建設的工作實踐中，相關部門還要創建科學合理的公共專欄，并全面落實信息分類工作，使得用戶能夠更加快速地了解到當前政策以及企業的發展背景，從而進一步優化檔案管理的日常工作。除此之外，企業和事業單位也要不斷加強對檔案管理人員的培訓工作，使其對當前先進的檔案管理理念以及檔案管理模式有一個清晰的認識，并不斷提高檔案管理人員的計算機水平，切實優化檔案管理人員的專業知識儲備，引導其樹立良好的職業素養和職業責任心，從而有效減少人為因素對檔案管理現代化發展造成的不利影響。

2.3 補充和修復遺漏的信息檔案

對于傳統的檔案管理模式而言，其日常工作主要以人力為主，并且檔案管理人員的日常工作量相對較大，因而其檔案管理工作中存在著較大的漏洞，很多破損和遺漏的信息也并未得到及時的補充和修 復[3]。因此相關部門在開展檔案管理現代化建設的工作實踐中，要充分利用當前先進的計算機技術和計算機平臺，對檔案信息進行必要的補充和修復，并全面落實信息資料的核實，制定科學合理的數字化檔案管理制度和數字化檔案管理流程，為檔案信息智能檢索和智能管理的不斷發展提供良好的先決條件，進一步提高檔案信息的完整性和可靠性，有效促進檔案管理工作的現代化發展。與此同時，企業和事業單位還要對檔案管理現代化建設的必要性有一個正確全面地認識，并不斷加大對檔案管理現代化建設的資金投入，切實優化檔案管理環境和檔案儲存環境，全面落實電子信息化的升級工作和優化工作，從而為檔案管理的高效進行提供強有力的保障。

3 結語

檔案管理工作在企業和事業單位的發展過程中扮演著重要的角色，因此企業和事業單位必須順應時代發展的潮流，不斷加強檔案管理的現代化建設。在此過程中，企業和事業單位要充分利用互聯網和信息技術的優勢，切實加強信息資源的共建共享，優化檔案管理的服務職能，補充和修復遺漏的信息檔案，從而進一步提高檔案管理的工作質量和工作效率，充分發揮檔案管理的實際效能，為企業和事業單位的良性發展奠定夯實的基礎。