小議事業單位檔案管理應處理好的幾個關系

趙福雁

（濮陽黃河河務局范縣河務局，河南 濮陽 457506）

事業單位作為政府輔助單位[1]，兼具服務性、職能性與公益性，其工作開展水平事關民眾切身利益，受到了社會各界的廣泛關注。其中，檔案管理工作作為事業單位的基礎性工作，不僅需如實記錄各項工作開展情況、在職人員信息，也是人才選拔、任用與調動等重要依據，更將為財務、行政、管理等工作開展提供抓手。只有加強對檔案管理工作的重視，使其更加高效、專業，才能提升事業單位內部管控質量，助力各項工作穩健推進。

1 簡析提高事業單位檔案管理工作質量必要性

為了迎接現時代事業單位工作新挑戰，應促進改革工作縱深推進，使事業單位具有綜合服務能力，助力其內控工作邁向新臺階。為此，應關注事業單位檔案管理工作創新，加強對檔案管理升級的重視，更好地處理好檔案管理與中心工作的關系、傳統檔案管理與現代化數據庫建設之間的關系以及檔案管理與其他部門工作開展之間的關系。在新契機下，持續加大對檔案管理工作的投入力度，使其開拓創新、與時俱進，通過應用現代化技術、構建完善管理機制，以便形成良好的檔案管理模式，使其發揮出信息整理、積累、再利用等作用，促進檔案的收集、歸檔、統計、保管與研究。進而，通過提升事業單位檔案管理工作開展水平，使事業單位各項工作的高效、全面展開。

2 淺議事業單位檔案管理應處理好的幾個關系

2.1 需要處理好檔案管理與中心工作之間的關系

為促進事業單位檔案管理工作有效推進，應處理好其與單位中心工作開展之間的關系。畢竟，各事業單位在工作開展中，需要圍繞一定的要點內容，如；落實市場監督管理職責、提供氣象預測信息、促進農牧業發展等。只有做好中心重點工作，發揮檔案管理職能，才能體現自身價值，使各部門履職盡責，提升民眾對事業單位工作開展的滿意度。

而很多單位高層管理人員，在中心工作的推進中，對檔案管理的跟進有所忽視，導致歸檔信息不完整、缺乏連續性，使檔案管理與中心工作脫節。為此，需提升工作重視，體現檔案管理工作的基礎性、輔助性以及可溯性特點，使其更具完整性、連續性與實效性。顯著提升內控管理水平，做好信息收集與數據服務，明確中心工作開展的職責、如實記錄工作推進情況與所取得的成效，促進管理工作的積極落實。從而，處理好兩者之間的關系，增強檔案管理工作人員的創新意識與使命感，使其著眼大局，配合中心工作的實施。

2.2 處理好傳統檔案管理與檔案信息庫建設關系

伴隨互聯網、人工智能、區塊鏈、大數據、物聯網5G等技術的應用與推廣，大部分的事業單位開始著手推進數字化檔案信息平臺的建設。這便需要處理好傳統知識檔案管理與檔案數據管理庫之間的關系，使單位檔案管理工作駛入智能化、現代化發展方向。傳統紙質檔案管理需要做好“十防”（即抗震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光[2]），且還應設有專門的檔案管理室，其工作重點是對檔案的“保管”，難以深入挖掘檔案信息數據價值，無法實現對檔案資料的再利用。數字化信息庫建設，不僅有助于提升檔案歸檔、整理、收集的效率，更加省時高效，且可以關鍵字檢索的方式進行對檔案內容的查看，亦或進行初步數據整理，為需求者提供具有真實性、參照性的檔案信息資料，且其資料形式更加多樣、生動，有著便于存儲、查看、應用的優勢，有助于電子政務的開展。當前，大部分的事業單位檔案管理工作正處于轉型升級的關鍵期，還需處理好傳統管理方式與電子管理模式的關系，結合業務開展情況，促進紙質檔案資料與電子信息數據庫建設的同步實施。

為此，可將影像資料、紙質文件、圖片等進行電子格式的轉化，重視對機房的設置，引入高新技術，使檔案管理人員具有信息化工作能力，做好電子檔案數據庫建設，將所有的檔案資料進行電子分類，便于檢索工作的開展。并且，可將紙質、實物檔案進行分類保管，使數字化檔案信息庫建設更具完整性、真實性與可靠性。

2.3 處理好檔案管理部門與其部門工作職能關系

為使事業單位檔案管理工作開展更具實效性，還離不開單位內其他部門的大力協助與支持，使檔案管理工作及時、有效推進[3]。特別是在檔案的收集、整理與歸檔過程中，還應展開單位內部的培訓，確保相關人員認識檔案填寫的原則，如實、完整的進行信息采集。并且，相關部門領導應以身作則，使職工對檔案管理工作的開展形成新認識，督促部門職工收集工作推進、變更、調整等信息檔案，對其加以真實的記錄，使檔案管理工作推進更具系統性、連續性與可靠性。并且，還需依據檔案法、檔案管理制度等進行對相關檔案的借閱、 查詢。

在此過程中，檔案管理部門應提升自身的服務意識，無論部門工作人員需要借閱紙質還是下載電子檔案信息，都應為其提供便利條件與有效幫助，為各部門工作的推進提供助益?？梢?，檔案管理部門與單位各部門有著相互依賴、緊密相關的關系，只有處理好與其他部門之間的工作關系，才能使檔案管理工作便捷、高效、精準落實，進一步加強兩者之間的交流與互動，促進對檔案信息價值的深入挖掘。從而，提升單位工作效率，體現檔案管理工作開展的意義，助力單位工作開展質量的跨越式提升。

2.4 應處理好檔案工作標準與工作人員素質關系

事業單位檔案管理工作進入智能化、數字化發展的新階段，工作開展形式也發生了新的變化，需要檔案管理人員具有良好的綜合素養。因此，還需處理好檔案管理標準化與從業人員工作素養提升之間的關系，避免其出現不平衡發展問題，掣肘檔案管理工作深入推進。為此，一方面應重視對高素質、專業化檔案管理人員的引入；另一方面還應為相關職工提供學習與培訓的機會，打造一支自有檔案管理人才團隊。并且，應對其進行階段性考核，增強檔案管理人員的工作反思意識，使其彌補工作不足、形成創新理念，具有良好的檔案管理、信息收集、信息庫維護、智能操作等素養。并且，還應提升檔案管理人員的職業操守，使他們在工作中發揮積極性、主動性[4]，遵守工作規范，提升服務水平。

3 結語

立足于新形勢背景下，事業單位管理工作發生了新的變化，檔案管理人員應具有良好的綜合素養，更好地滿足與適應新時期提出的新要求[5]。進而，顯著提升檔案按慣例工作的質量，為單位內部管理工作實施提供重要依據，為領導的決策提供信息支持，處理好其與各項工作之間的關系。從而，構建完善的事業單位檔案信息數據庫，加強信息化建設，助力檔案管理工作的優化與升級，為單位管理工作開展、良好工作氛圍的構建等提供助益。