工程項目檔案管理探討

吳金鳳

（中石化齊魯石化信息中心，山東 淄博 255400）

齊魯石化公司是一家集石油加工、石油化工、煤化工、天然氣化工、鹽化工為一體、配套齊全的大型煉油、化工、化纖聯合企業，每年的工程項目數量較多，從投資幾十億的大型創優工程，到幾千萬的技改技措項目，工程涉及參建單位管理非常復雜，齊魯信息中心(檔案館）負責項目竣工驗收之一的檔案驗收工作，在工程項目檔案的管理中，嚴格的檔案管理體制，緊密的管理措施環環相扣，確保重點工程項目檔案工作有序推進，在集團公司辦公廳組織的檔案驗收中取得優秀的好成績。

1 項目檔案的管理體制

根據工程檔案項目的驗收要求，如何強化檔案資料的過程管控，有著一套檔案資料的管理標準，建立起專業的檔案管理團隊，貫徹適合本企業的檔案規范，是取得優秀成績的根本保障。

1）專業的檔案隊伍。公司檔案工作由負責公司工程建設、科技環保信息工作的公司副總經理主管，檔案管理室為公司信息中心（檔案館）直屬科室，有負責公司檔案管理工作的專職檔案管理人員28人，工程項目檔案管理人員6人。

2）責任主體明確的管理網格。項目檔案管理網格以公司重點建設項目領導小組為核心，以公司工程處和檔案館為紐帶，將工程項目的各個相關管理部門、各個參建單位連接成工作網格，方便項目檔案工作的溝通聯系，使檔案資料的收集、歸檔有序化。

工程項目領導為核心，保證了項目資料收集、整理、歸檔的貫徹執行力度，工程處的項目負責人全程跟進，可以有效的督促項目參建單位按照要求完成項目文件各項工作，檔案館人員負責具體業務工作，每一個工程項目負責的檔案管理人員，聯系管理網格中的各個科室單位－公司經理辦、工程處、計劃處、科技處、安全環保處等以及項目涉及的各個廠技術部門，對與項目相關的前期管理性文件、試運行、竣工資料進行收集、整理、入檔。對項目的監理文件、竣工圖、施工文件、設備隨機資料等文件的整理與歸檔，全程進行跟蹤、業務指導與嚴格把關檢查，進而對項目檔案的完整性、系統性負責。

3）建立工程檔案項目組。石化行業建設項目檔案周期長，數量多，涉及面較廣、涉及單位眾多，每年年初公司工程處將需要驗收的項目下發，公司檔案項目分解落實在具體的檔案管理人員身上，由業務熟練的檔案專業人員牽頭負責，以項目為單位逐一構建工程檔案項目組，按照項目的聯絡表單，利用微信等通訊手段將相關的單位直接負責人員組建工程項目組群，發布項目檔案的工作安排及時間節點，為保證項目檔案的質量，有問題及時溝通明確，有疑惑及時提出解決，有工作延誤及時調整時間節點，保持與各單位特別是施工單位、監理單位、設計單位、設備采購單位的交流溝通，確保各單位明確歸檔標準及歸檔時間，結合檔案工作周報、月報制度，并利用生產周例會等途徑，及時通報工作進展，在遇到突出問題需要的時候，聯系工程處項目負責人與相關責任單位舉辦檔案工作推進會，解決各項疑難雜癥，保證項目檔案有效推動。

4）嚴格檔案管理制度。檔案管理制度完善，這幾年制發了《齊魯石化檔案管理細則》（齊魯分發[2018]278號）、《齊魯石化建設項目檔案管理規定》（齊魯分發[2012]52號）、《齊魯石化檔案固定資產投資項目竣工驗收管理規定》（齊魯分發[2012]164號）等，根據SH/T 3503-2017及 SH/T 3543-2017新石化標準的逐步推廣，結合石化企業標準Q/SH 0704-2016以及檔案行業標準DA/T 20-2018，新的管理規范《中國石化檔案建設項目驗收細則》（中國石化綜[2020]177號）的執行，這些標準制度是工程項目檔案質量的保障。

檔案管理有法可依，有章可循，確保了工程檔案管理的良好基礎。

2 項目檔案的管理措施

1）工程啟動會定基調。項目檔案工作在公司得到了公司領導、工程部等有關部門的大力支持，在工程啟動會上，檔案人員會參加，定下檔案資料的標準，根據項目情況提出要求，將檔案的要求寫入會議紀要，從項目的前期進行檔案資料的管控。參建單位從項目一開始就重視資料的收集、歸檔情況，杜絕了許多資料一開始不重視保管，或者填寫不規范，或者參建人員流動等造成的資料缺失情況。

2）工程檔案人員跟進檔案資料情況。工程啟動會后，工程檔案人員及時了解項目情況，定期與監理單位聯系，要求其協助建設單位劃分項目的分部分項，從一開始杜絕漏項的情況發生，避免檔案資料的完整性缺失。定期接受施工單位遇到的咨詢，在資料形成中就解決困難，從根本上保證了資料的準確性、完整性。在合同簽訂時候，明確乙方承包范圍內相關文件的編制依據。數量、版本、整理要求，從項目文件的源頭進行管控，從而有效避免歸檔時資料就檔案而言的效力問題。

3）嚴控工程項目交工資料的審核流程。工程項目不分大小，交工資料一律經過初審、復審、終審、電子版制作的流程，在每一個階段中，按照新版SH/T 3503-2017規范的要求，落實監理單位的審核職責，經過監理審核合格的交工資料，再由檔案部門進行審核，出具交工技術文件指導意見，并限期進行整改，各資料單位嚴格依照指導意見進行整改工作。在整改期間，對同一問題重復性犯錯，對拖延整改期限等各種不配合的現象，在工程項目檔案組群里不能詳細說明原因，進而影響檔案工作周報、月報時間節點的，進行通報批評、扣罰工程款項的嚴厲措施。通過嚴格控制工程項目交工資料的審核流程，確保交工資料的質量符合驗收標準要求。

4）加強檔案業務培訓工作。公司檔案部門每年兩次，組織檔案業務培訓工作，尤其是工程項目檔案的定向培訓，與工程項目檔案相關單位的專（兼）職檔案人員和工程管理人員一起，增強對項目文件歸檔范圍、案卷整理要求、交工文件的標準規范等進行業務學習，每年初針對驗收項目進行針對性的指導，加強檔案資料的整理、歸檔能力，督促項目的監理單位、施工單位、設計單位及時有效地開展 工作。

每年工程項目驗收完畢，檔案部門先就驗收專家的點評、驗收意見進行內部研討，針對每一個扣分點項拿出整改意見，再聯合項目的各參建單位組織整改專項培訓，就驗收問題進行業務規范學習，在整改中加深印象，落實責任，堅決不讓同樣問題繼續出現，將工程檔案培訓工作真正做到實處。

3 存在的問題

齊魯公司工程項目檔案管理工作取得了一些成績，得到了集團公司檔案驗收專家組的認可，但同時也存在一些問題，比如公司的文書系統、合同系統、招投標系統等如何與檔案專業系統對接，實現工程項目的管理性文件有序搜索、解決檔案人員二次收集、整理的重復性工作；再有各參建單位資料歸檔時效性有改進，但拖延現象依然存在，沒有專業的資料整理人員，因為人員流動性大，雖然每年進行培訓，但經常是年年整理資料的都是新手，影響檔案的驗收進度。

在新的發展形勢下，通過種種舉措，有效地促進工程項目檔案的管理，推進各專業系統與檔案系統對接，加強對工程項目檔案數字化系統的應用等，需要檔案人員的共同努力。