如何實現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)范化管理

馬 媛

（山東省滕州市中心人民醫(yī)院，山東 棗莊 277599）

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理技術(shù)創(chuàng)新越來越受到重視，利用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)做好醫(yī)院檔案管理、提升檔案工作水平是醫(yī)院檔案管理的重要途徑。相關(guān)領(lǐng)域研究人員需要認識到目前醫(yī)院檔案管理的概念和意義，善于分析目前醫(yī)院檔案管理能力不足的原因。在此基礎(chǔ)上，提升檔案管理工作能力和現(xiàn)代化應用水平。

1 醫(yī)院開展檔案管理的必要性

醫(yī)院檔案見證了醫(yī)院的發(fā)展歷史，可全面、客觀地反映醫(yī)院發(fā)展歷程中各個時期、各個階段背景下的重大事件、重要工作以及重要人物等，是醫(yī)院發(fā)展的前提基礎(chǔ)。不僅如此，醫(yī)院檔案還有助于推進醫(yī)院的深化改革，提升醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量水平。隨著近年來我國醫(yī)院體制改革的不斷深入，科技興院發(fā)展目標的提出，要求廣大醫(yī)療工作者要切實開展好檔案信息開發(fā)工作、收集完善檔案資料，并在標準化、規(guī)范化、制度化基本思想的指導下，推進醫(yī)院檔案管理工作的有序開展。因此，結(jié)合新時期醫(yī)院的實際特征，探索研究出醫(yī)院檔案管理的新理念、新方法，是醫(yī)院管理工作者所需要達成的一項重要要求，同時也可促進醫(yī)院的有序健康發(fā)展。

2 現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

1）管理人員素質(zhì)能力較低。現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理中，存在管理人員專業(yè)素質(zhì)能力較低，未能發(fā)揮實際管理作用的問題，相關(guān)部門應提高對檔案管理人員培訓的重視程度，善于利用先進技術(shù)手段和管理意識，優(yōu)化設(shè)計內(nèi)容，發(fā)揮人員優(yōu)勢對檔案管理工作的積極影響。實踐工作表明，管理人員素質(zhì)能力不夠，直接導致了醫(yī)院檔案管理工作方案設(shè)計不合理，使得醫(yī)院檔案預期管理效果難以發(fā)揮，不利于醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。

2）檔案管理制度的不完善。在經(jīng)歷了長時間的發(fā)展之后，大部分醫(yī)院已經(jīng)創(chuàng)建了符合自己發(fā)展的管理體系和規(guī)范制度，但是絕大多數(shù)都是與醫(yī)療、護理和人事相關(guān)的，并沒有針對檔案管理問題制定規(guī)范的管理制度和機制，依舊缺乏統(tǒng)一的管理標準和模式。在醫(yī)院檔案管理工作中，制度的不完善導致檔案管理工作不能有效開展，目前現(xiàn)代化檔案管理缺乏具體的管理流程，各項工作的責任分配不到位，且缺乏對管理者的監(jiān)督和考核措施，這樣則容易造成管理脫節(jié)、檔案丟失和破壞等問題，甚至出現(xiàn)各個科室拖延、不能及時上交檔案資料、收集資料困難、管理混亂、效率低下等，導致檔案管理工作流于形式，嚴重影響管理工作有序、規(guī)范的開展。長時間不規(guī)范的管理工作，導致所有人員更加不重視檔案管理工作，降低了工作人員的積極性，減少了工作的熱情，不能為醫(yī)院提供高效的信息，更不能使檔案信息的真正價值發(fā)揮出來。檔案管理制度的不完善，嚴重影響著醫(yī)院信息的交流和處理，阻礙著醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展，因此只有健全管理制度，管理人員才能更好、更準確把握管理的方向，將檔案管理對醫(yī)院的重要作用發(fā)揮出來。

3）醫(yī)院檔案管理缺乏專業(yè)指導、缺少技術(shù)規(guī)范和標準。到目前為止，醫(yī)院檔案管理工作參照2008年《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》在市政府檔案局和上級衛(wèi)生行政部門的指導下進行。《醫(yī)療機構(gòu)病歷管理規(guī)定（2013年版）》、2017年《電子病歷管理規(guī)范（試行）》對醫(yī)療類檔案提出了明確的要求；2018年《國家衛(wèi)生健康委員會科技重大專項檔案管理辦法》對于醫(yī)院科研項目檔案管理有一定的參照意義；2019國家衛(wèi)生健康委《醫(yī)療和疾控機構(gòu)消防安全生產(chǎn)工作管理指南》《醫(yī)療和疾控機構(gòu)后勤安全生產(chǎn)管理指南》對醫(yī)院消防安全管理和醫(yī)院后勤電力系統(tǒng)安全管理等九項工作的檔案管理內(nèi)容和時限給出明確要求。對于醫(yī)院整體檔案管理還缺乏技術(shù)規(guī)范或標準的指導。

3 加強醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的對策

1）提高檔案管理工作者綜合素質(zhì)。提高管理工作者綜合素質(zhì)，組建一支高水平的檔案管理團隊，是實現(xiàn)檔案管理工作順利開展的一大前提。為此，醫(yī)院必須要加大對檔案管理工作者的培養(yǎng)力度，不僅需要引導檔案管理工作者樹立以人為本的思想，秉持勤勞樸素的工作作風，還要對檔案管理工作者的綜合素質(zhì)予以考核。首先，加大對檔案管理工作者的培訓力度，培訓內(nèi)容包括檔案業(yè)務(wù)、現(xiàn)代管理學科、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、相關(guān)法律法規(guī)等，同時，邀請業(yè)內(nèi)專家進行講座，并加強醫(yī)院與同行業(yè)之間的交流互動，通過分享經(jīng)驗實現(xiàn)共同進步。其次，引進專業(yè)人才，提升團隊整體素質(zhì)，使檔案管理部門更為專業(yè)可靠。再次，加大崗位責任及績效考核力度，構(gòu)建健全的崗位設(shè)置及績效考核體系，對檔案管理工作者工作水平、工作態(tài)度、管理效果開展客觀系統(tǒng)的評價。

2）健全檔案管理的制度。在醫(yī)院檔案的管理中，管理制度不夠完善，缺乏行之有效的規(guī)章制度和流程來指導工作人員開展檔案管理工作，制約著醫(yī)院的發(fā)展。因此，醫(yī)院應健全檔案管理的制度，使管理工作能更加規(guī)范和合理，讓工作人員嚴格按照規(guī)章制度進行操作，為檔案管理工作提供有力的保障。醫(yī)院需要根據(jù)具體的情況將流程更加細化，提升執(zhí)行的力度，將責任分配到具體的每個人，在出現(xiàn)問題時可以找到負責人，避免推卸責任的情況出現(xiàn)。另外，還要健全考核和監(jiān)督的制度，將檔案管理工作加入所有人員考核項目當中，設(shè)立獎懲制度，對未認真完成、怠慢工作以及管理工作出現(xiàn)失誤的人員進行相應的懲罰；相反，對這項工作認真負責、比較出色和有較大貢獻的人員進行獎勵，以此提高工作人員的積極性，使其對檔案管理工作更加具有責任心，使檔案管理工作能順利有序地進行。醫(yī)院還應建立專門的監(jiān)督人員，負責監(jiān)督各項制度落實的情況，收集各個科室對檔案管理的意見和要求，逐漸優(yōu)化管理的模式。健全檔案管理的制度，可以保證醫(yī)院檔案信息的規(guī)范收集和整理，使檔案信息的價值體現(xiàn)出來，更好地為醫(yī)院的科研和改革所應用。

3）建立醫(yī)院檔案系統(tǒng)性管理評價體系。培養(yǎng)以“檔案利用”作為工作出發(fā)點這一觀念，消除檔案管理在傳統(tǒng)上的被動地位，做到管理檔案方面的主動積極性，醫(yī)院設(shè)立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，組成檔案管理隊伍，不僅要完成檔案資料的收集及整理方面的工作，也要對接收到的檔案進行科學歸類和系統(tǒng)分析，根據(jù)醫(yī)院管理評價的要求，對收集的信息進行規(guī)范化和標準化的管理。開始時應以檔案材料形式管理，各部門根據(jù)檔案管理標準，確保檔案的質(zhì)量、完整的類別和內(nèi)容完整，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。

4 結(jié)束語

總而言之，檔案管理與醫(yī)院發(fā)展息息相關(guān)，在醫(yī)院管理中可發(fā)揮至關(guān)重要的作用，而為了發(fā)揮醫(yī)院檔案的有效作用，就要對醫(yī)院檔案管理進行改革創(chuàng)新。因此，醫(yī)院相關(guān)人員應當圍繞如何提升醫(yī)院檔案管理工作有效性進行探索研究，提高對醫(yī)院開展檔案管理必要性的明確認識，加強對現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中存在的主要問題的深入分析，建立完善檔案管理制度、提高檔案管理意識、提高檔案管理工作者綜合素質(zhì)等，積極促進醫(yī)院檔案管理的順利開展，為醫(yī)院實現(xiàn)有序健康發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。