淺析企業合同檔案管理工作的問題及與改進建議

謝杰銀

（國家管網集團海南天然氣有限公司，海南 海口 570105）

隨著我國經濟快速的發展，各行各業的企業規模不斷擴大，從而形成了以企業為主體的市場經營化格局，隨之形成的大量合同文本和過程文件需要妥善管理，合同檔案在企業經營發展中也處于越來越重要的地位，因此企業對合同檔案進行科學的、規范的管理能夠有效保障企業在經營活動中的合法權益，在一定意義上能夠推動企業的長遠發展。

企業合同檔案記錄了企業在各類活動中與境內外自然人、法人、其他組織就設立、變更、終止民事權利義務關系而形成的合同、協議、意向書及其過程文件。規范的合同檔案管理是保障企業合法權益的有力憑證和依據，因此，合同檔案管理工作也引起了管理者的重視。但是，在合同檔案管理工作中還存在著一系列問題需要改進。

1 合同檔案管理工作中存在的問題

1.1 合同檔案收集難

在企業合同檔案管理工作中，合同檔案收集難是一個普遍現象。對于一個企業來說，不同性質和類別的合同往往由不同職能部門負責擬定和承辦。每份合同從起草、審核、審批及履行完畢要經過諸多流轉環節。并且，由于合同要在所有責任方簽署完畢后方才成立，因此，合同檔案資料的形成具有參與人員廣、流程多、材料多、履行時間長等特點，在合同檔案資料的收集過程中容易出現“中途截流”和分散保管的現象，從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾，直接影響合同檔案管理質量和開發編研工作的開展。

1.2 管理職責不清

部分企業雖然配備了合同管理人員或機構，但與檔案部門沒有協調好工作關系，檔案部門對合同管理人員不提出歸檔要求，而合同管理人員也不主動向檔案部門移交合同檔案，造成各管各的局面或互相推卸責任，影響了合同的收集歸檔。

1.3 合同檔案整理不規范

在合同管理過程中，有些企業對合同檔案不分類整理，不劃分保管期限，不明確合同檔案整理要求，給合同檔案管理和利用造成諸多困難。

1.4 網絡化和信息化管理水平較低

隨著計算機的廣泛運用，信息化也被引進檔案管理領域，但是合同檔案管理的網絡化和信息化水平還較低。主要還是以傳統的手工作業管理為主，這就導致了大量的重復工作，因此造成管理不夠科學，工作效率低等問題。

2 合同檔案管理工作的改進建議

針對合同檔案管理工作中存在的上述問題，提出如下幾點建議：

2.1 抓住合同關鍵環節

改進合同檔案收集難的關鍵在于抓住合同流轉的中心環節。合同一經雙方簽字蓋章即為合同簽訂成立，可見，合同用印環節即為追索合同文本的關鍵環節，抓住合同用印環節有助于提高合同文本的收集歸檔。合同文本一經歸檔，檔案部門即可督促合同經辦部門及時辦理移交合同過程文件的歸檔手續，這從根本上解決了合同檔案收集難的現象。

2.2 明晰合同檔案職責

合同檔案管理工作的好壞直接影響企業未來的發展，企業應重視合同檔案管理工作，制定切實可行的相關管理制度，明晰合同檔案管理責任，明確責任單位和責任人。檔案管理部門對合同管理人提出歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對合同檔案管理負責，并指定專人跟蹤已簽訂合同的收集、積累、整理和及時歸檔。合同檔案管理部門做好統計、核查歸檔管理工作。合同檔案是企業維護經濟利益的重要法律依據，因此，為保障企業合法權益，必須健全合同規章制度，明確管理責任，確保合同檔案管理的規范性和時效性。

2.3 規范合同檔案管理

合同涉及面廣、環節多、實施時間長，容易造成合同檔案資料不完整，嚴重的會影響合同結算、合同糾紛的解決。因此，強化合同檔案的過程管理，確保合同檔案資料的完整性、規范性。

1）規范合同檔案的分類整理。合同檔案資料繁多，尤其是工程合同，合同檔案實行按“件”歸檔，按照“一事一檔、一項一檔”的原則，由合同主辦部門負責合同履行過程涉及的履行、變更、廢止信息的收集，統一交合同歸口管理部門整理。檔案管理部門要肩負起合同檔案指導責任，指導相關業務人員按規范做好合同資料的整理歸檔工作。

2）明確合同的歸檔范圍。合同檔案的歸檔范圍應包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中形成的所有書面材料及封存樣品等實物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補充協議或變更或解除合同協議、對方資信調查資料、往來文書、會議紀要、會談記錄、現場簽證、會簽單及合同招投標過程形成的資料等，應做到齊全完整、不重不漏。

3）明確合同檔案的整理要求。檔案整理工作必須最大限度的保持文件之間的聯系，便于保管和利用。合同檔案的整理應單立類目、自成一體、分類組卷，不僅便于合同的保管和利用，而且能夠突出合同檔案在企業檔案中的位置和作用。

2.4 提高合同檔案管理的網絡化和信息化水平

合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統、方便、快捷的查詢系統相當重要。檔案管理部門要及時編制合同檔案檢索工具，及時有效地提供合同檔案利用服務。合同檔案的利用應制度化，按保密規定設定利用者權限，并按規定進行登記。檔案管理部門可對合同檔案信息進行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。

1）利用現代數字化管理手段建立合同管理應用系統，并與檔案管理系統通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運轉效率，通過網絡實現瀏覽，快捷傳輸，實時歸檔，實現資源共享，便于服務企業的生產經營。

2）加強對企業管理人員業務和法律知識的培訓，增強工作主動性和提高法律意識，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同歸檔情況，確保檔案信息完整。

3）做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實例的編寫凸顯檔案價值，促進檔案工作的開展。

綜上所述，合同檔案的管理通過制度規范合同管理，把好合同檔案收集源頭，抓好合同形成關鍵點，使合同檔案的收集、整理、保管和利用有序規范，對維護企業的合法權益，促進企業生產經營持續發展具有重要意義。