醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新和檔案工作水平的提高

張 良

（青州市高柳中心衛(wèi)生院，山東 青州 262500）

醫(yī)院的檔案種類繁多，涉及細(xì)節(jié)的檔案很多，從文書到病歷，從醫(yī)院職工到每個患者，每一份檔案都關(guān)系到醫(yī)患關(guān)系，關(guān)系到醫(yī)院工作的開展。傳統(tǒng)的檔案以文字、紙張的形式保存，占用空間，容易損壞遺失，隨著時代技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的普及以及大數(shù)據(jù)在各個領(lǐng)域都有所應(yīng)用，也影響著醫(yī)院檔案管理工作。能夠同時提升管理效率，新技術(shù)是雙刃劍，也有許多需要不斷改進(jìn)嘗試的地方。

1 醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的作用及意義

1）基層的醫(yī)院有許多需要管理的部門，也是一個完善的系統(tǒng)，檔案管理是其中之一。檔案管理的好壞能夠體現(xiàn)出一家醫(yī)院的整體水平以及管理能力，也是一家醫(yī)院能夠長久運(yùn)行下去的必要保障。從管理層次出發(fā)，醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，分門別類有許多細(xì)枝末節(jié)需要注意，需要應(yīng)用到組織學(xué)等多方面的學(xué)科綜合，從檔案學(xué)方面講，需要對病例、醫(yī)療器械、醫(yī)生護(hù)士等職工等檔案進(jìn)行分類、整理、存放并建立檢索系統(tǒng)，形成方便后期調(diào)用的搜索體系。因此，醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院運(yùn)行中扮演重要角色，需要引起重視。

2）醫(yī)院的檔案管理也是一所醫(yī)院管理水平的體現(xiàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理受到技術(shù)沖擊，越來越不能適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)及大數(shù)據(jù)的時代。管理學(xué)學(xué)科本身就是根據(jù)技術(shù)變化而不斷變化的學(xué)科。許多曾經(jīng)需要繁瑣重復(fù)的工作，在利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)時變得簡單而高效。不斷地進(jìn)行信息化建設(shè)，利用最新的技術(shù)手段，完成檔案管理工作的創(chuàng)新，是醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)當(dāng)努力改進(jìn)的方向。在社會化信息化的當(dāng)下，才能更好地提升醫(yī)院的競爭力。

3）醫(yī)院檔案管理關(guān)系醫(yī)患關(guān)系，是醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的重要體現(xiàn)。醫(yī)院都為就診的患者提供病歷，為持續(xù)治療的病患構(gòu)建治療的檔案。這一部分檔案對患者十分重要，甚至關(guān)系到患者能否進(jìn)行有效治療。當(dāng)患者轉(zhuǎn)院或者出院，這一部分檔案將成為患者繼續(xù)治療的有效依據(jù)。因此，良好高效的醫(yī)院檔案管理，能夠緩和當(dāng)下緊張的醫(yī)患關(guān)系，能夠更好地為患者以及醫(yī)生進(jìn)行服務(wù)。

4）醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新工作，是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的需要，對于醫(yī)院能否提升服務(wù)水平，甚至?xí)x級更高等級的醫(yī)院都是必要的工作。醫(yī)院的檔案管理的高效良好，一方面反映了醫(yī)院整體的管理理念，另一方面反映出醫(yī)院的嚴(yán)謹(jǐn)和創(chuàng)新的精神。試問，在檔案管理工作中都能夠一絲不茍注重效率的醫(yī)院，如何能在治療患者時，不盡心盡責(zé)，勇于開拓。技術(shù)成熟，理念創(chuàng)新都是檔案管理工作提升的重要途徑和措施。

2 醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新和檔案工作存在的問題

從醫(yī)院創(chuàng)辦以來，醫(yī)院的檔案工作伴隨醫(yī)院始終。檔案管理工作思路要與時俱進(jìn)，不能停留在原地。舊時代的紙質(zhì)檔案，效率低、工作內(nèi)容枯燥繁瑣，管理理念落后，導(dǎo)致許多管理環(huán)節(jié)不合理，現(xiàn)代信息化速度的加快，加快檔案管理工作變革，倒逼醫(yī)院進(jìn)行管理創(chuàng)新，理清思路，重視問題來源，才能有的放矢：

1）醫(yī)院檔案管理不主動謀求創(chuàng)新，往往是出現(xiàn)了漏洞和問題，才進(jìn)行改革實(shí)踐，導(dǎo)致檔案管理工作不得不進(jìn)行創(chuàng)新以適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)的變革和從業(yè)及就醫(yī)患者的要求。這種被動的創(chuàng)新，缺少魄力和動力，導(dǎo)致許多工作滯后，人員思想散漫，許多本該提前完成的工作，停滯不前，大大影響了醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)。

2）許多公立醫(yī)院缺少創(chuàng)新改革動力，檔案管理人員產(chǎn)生思想惰性，不愿意在已有的工作上進(jìn)行改變。“混日子”的惰性思想存才，阻礙創(chuàng)新變革。另外，因?yàn)楣⑨t(yī)院的獎勵機(jī)制和晉升機(jī)制的不健全，導(dǎo)致檔案管理崗位上人員缺少學(xué)習(xí)創(chuàng)新動力，無法適應(yīng)新的管理模式，面臨淘汰局面。

3）從業(yè)人員素質(zhì)不一，甚至安排其他科室文員兼職檔案管理工作，缺少必要重視。重點(diǎn)內(nèi)容都安排在醫(yī)生等崗位，檔案管理人員缺少必要的培訓(xùn)，專業(yè)性和學(xué)習(xí)能力普遍差強(qiáng)人意。有數(shù)據(jù)顯示，管理人員缺少專業(yè)素養(yǎng)，與醫(yī)院檔案管理工作混亂，產(chǎn)生醫(yī)患矛盾隱患，甚至影響醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展成正比例關(guān)系。在眾多競爭者中處于劣勢地位。

4）管理意識薄弱，制度體系缺少創(chuàng)新。缺少憂患創(chuàng)新意識，工作的態(tài)度和能力明顯不能夠勝任檔案管理工作，思想上倦怠，本職工作尚且理不清頭緒，更不用創(chuàng)新和提升。并且，許多管理層認(rèn)為醫(yī)院的核心競爭力在設(shè)備和醫(yī)生水平上，對于檔案管理投入人力物力較少。沿用舊的規(guī)章制度，不能夠依據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況和技術(shù)發(fā)展重新修訂制度條款，在體系設(shè)計(jì)上缺少必要的創(chuàng)新。意識和制度，往往決定管理崗位人員的職責(zé)和創(chuàng)新意識，沒有較強(qiáng)的意識和相對先進(jìn)科學(xué)的管理制度，醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化無從談起。

3 醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新和檔案工作文水平提升的措施

1）重視檔案管理工作。基層醫(yī)院的檔案管理已經(jīng)成為醫(yī)院的重要組成部分，管理層需要重新審視，規(guī)劃重點(diǎn)。注重醫(yī)院基層檔案管理工作。組織進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，配置必要的專業(yè)人員，加強(qiáng)對檔案室和檔案管理設(shè)備的維護(hù)和更新。從意識和管理行動上重視醫(yī)院檔案管理工作。

2）有效利用大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代技術(shù)。先進(jìn)的技術(shù)手段為檔案管理的創(chuàng)新提供了技術(shù)支持也提供了可能性，相對完善的技術(shù)和信息化程度，是必然趨勢，也是改進(jìn)方向，這種技術(shù)的效率化，是肉眼可見的，也是一種相對容易利用的改進(jìn)提升手段。另外，對檔案的保管、加密也有著十分便利的好處。先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，也為后期檔案的調(diào)取以及分析提供了技術(shù)保障，實(shí)行從建立檔案到檔案提取無縫銜接。

3）加強(qiáng)醫(yī)患溝通，建立有效檔案。雖然治病救人是醫(yī)院的主要責(zé)任，但是基層檔案管理是對后續(xù)醫(yī)院管理的保障。在檔案管理工作中，同樣需要加強(qiáng)醫(yī)患關(guān)系的溝通，向患者介紹檔案工作中需要配合和需要患者注意的地方。例如在提取病歷檔案時，可以開設(shè)自主預(yù)約的app等手段，教給患者如何方便快捷調(diào)取檔案，提升主動服務(wù)意識，促進(jìn)醫(yī)患交流，也是基層檔案管理工作者的需要改進(jìn)的地方。

4）部門配合，形成聯(lián)動機(jī)制?；鶎俞t(yī)院檔案管理過程中往往涉及醫(yī)院的各個部門，所涉及的方面種類繁多，這樣就要求各個部門能夠配合檔案管理部門進(jìn)行檔案的收集和保存，形成聯(lián)動機(jī)制，提升檔案管理的效率。此外，各部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身部門的特點(diǎn)，向檔案管理部門提出建議，提出改進(jìn)創(chuàng)新的方法和措施，共同進(jìn)行創(chuàng)新改革，整體提升醫(yī)院的管理質(zhì)量。

5）吸引檔案管理專業(yè)人才，設(shè)置獎勵晉升機(jī)制。人才，是每個管理層面都必須需要的必要條件。專業(yè)人才可以減少管理成本，提升管理質(zhì)量。此外，由于積習(xí)已久，許多基層醫(yī)院檔案管理崗位人員配置缺少專業(yè)人士，人員福利待遇低于其他崗位人員，導(dǎo)致崗位人員缺少動力進(jìn)行創(chuàng)新，因此合理設(shè)置獎金以及晉升機(jī)制，例如，可以根據(jù)患者滿意情況以及管理綜合考評，讓管理人員參與到醫(yī)院日常獎勵分配制度中，有動力才會有活力，才能創(chuàng)新提升工作。

4 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新和檔案工作水平的提高影響著醫(yī)院的競爭力，是醫(yī)院管理水平的體現(xiàn)。改革和創(chuàng)新并非一蹴而就，需要從制度設(shè)計(jì)到人員配置以及理念上共同提升，這樣才能促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展。