事業單位醫保檔案精細化管理的現實意義及方式

李亞杰

（紅山區醫療保險管理局，內蒙古 赤峰 024000）

1 事業單位醫保檔案精細化管理的現實意義

總體而言，事業單位醫保檔案精細化管理具有如下意義：一是有利于檔案管理分工精細化。即進一步對醫保檔案管理部門與其他業務部門的分工進行明確，將精細化管理理念融入到相關部門的檔案工作中，并配套以相關的責任考核機制，實現資源整合的目標。二是有利于檔案管理過程中的溝通與交流。鑒于檔案管理工作涉及業務寬、部門廣、人員多的特點，所以要實現精細化管理的目標，就必須要進一步完善相應的溝通機制，減少因信息溝通不暢所導致的檔案管理問題。三是有利于對信息技術的應用。精細化管理環境下，只有真正將現代信息技術應用到醫保檔案管理的各個流程，才能真正減少人工管理成本，提升管理效率，降低管理的不確定性。

2 事業單位醫保檔案管理中常見的不足

2.1 醫保檔案管理制度存在漏洞

作為在社會五險中涵蓋范圍以及輻射范圍最廣的一種保險，醫保涉及人員較多，檔案管理工作量和工作壓力較大。然而，部分事業單位醫保檔案管理制度不健全，難以形成系統化的管理模式，導致醫保檔案服務效率不高、檔案不完整、信息缺失等問題的出現，影響醫療發展步伐。一是尚未從制度層面明確歸檔范圍，難以全方位收集相應的信息資料，進而對醫保檔案的完整性產生影響，阻礙醫保服務水平的提升[1]。二是尚未從制度層面明確醫保檔案收集的時限。醫保工作專業性強，在實際生活中通常會形成條塊分割的局面，這就意味著許多信息資料產生于不同的業務部門。如果業務部門無法及時歸檔，將會影響醫保檔案的正常工作。三是尚未從制度層面明確績效考核以及責任落實的相關內容，部分工作人員的工作質量仍然有待提升。

2.2 醫保檔案信息化工作滯后

信息技術時代，醫保檔案如果單純采用傳統紙質化、線下化的管理模式，不僅會增加事業單位的保管成本，而且難以順應時代發展潮流。實踐中，部分事業單位醫保檔案信息化工作滯后，主要表現在以下幾個方面：一是未充分對紙質類檔案進行掃描加工，難以實現檔案管理同步。同時，部分事業單位對于線上終端產生的信息數據更新、收集不及時，沒有打造相應的數據庫，無法體現醫保檔案管理的精和細。二是檔案管理系統的功能單一[2]。一方面，檔案管理系統無法與業務系統進行數據關聯，許多數據難以同步更新，增加了醫保檔案管理人員工作量。另一方面，檔案管理系統無法兼容圖像類、影像類的信息資料，不適應當前信息化環境下檔案格式多元化的趨勢。

2.3 缺乏精細化管理思維

當下，部分事業單位尚未從精細化的角度對醫保檔案管理流程、崗位設計進行優化。一方面，檔案管理流程與事業單位醫保檔案管理需求不匹配，導致檔案在收集、整理、分類編目、核對等過程中出現紕漏，后期需要重復加工，增加了不必要的檔案管理成本[3]。另一方面，檔案管理崗位分工不明確，沒有將具體的任務分配至相應的檔案管理人員。同時，部分檔案管理人員缺乏系統性、整體性意識，割裂醫保檔案各個管理流程之間的關系。

3 事業單位醫保檔案精細化管理的方式

3.1 完善醫保檔案管理制度，為醫保檔案精細化管理創造條件

為了充分確保醫保檔案管理的連續性、完整性、真實性、有效性，進一步規范檔案管理工作，提升檔案管理質量，必須要完善醫保檔案管理制度。一是要從制度上明確醫保檔案的歸檔范圍，做到歸檔資料精細化。通常而言，按照“應歸盡歸”的基本原則，要將享受醫保患者的就診憑證和記錄、社保機構保存的醫保人員資料、醫保診療憑據、醫保檔案管理人員收集的資料進行整理和歸檔。同時，事業單位要根據醫保事業的發展情況，進一步明確醫保檔案資料的收集范圍、收集渠道、收集類別。二是要從制度上明確醫保檔案收集的時限，要求資料產生部門盡快將相關資料移送至檔案歸口管理部門，避免檔案錯漏和遺失，全面提升工作人員的歸檔意識。三是要從制度上明確績效考核與責任落實機制，將醫保檔案精細化管理與崗位責任結合起來，對檔案管理人員的管理行為、管理效率進行綜合考評，強化履職的同時，促進檔案管理質量的提升。

3.2 加快醫保檔案信息化建設，形成完善的精細化管理體系

為了打造執行責任化、流程精細化、網絡標準化、內容精簡化的目標，事業單位要進一步借助信息技術對醫保檔案進行管理。一是要加快醫保檔案數字化轉化、錄入、建庫工作。一方面，對于過去一段時間內產生的紙質類檔案，要集中利用掃描設備進行掃描，并將其上傳至檔案管理系統或者其他儲存介質當中。另一方面，事業單位要進一步將數字化技術、云技術、大數據技術等信息技術手段應用到檔案管理工作當中，實現檔案定量管理與定性管理相結合。對于線上終端產生的電子數據資料，也要按照一定的類別建檔入庫。二是要進一步完善檔案管理系統的功能。一方面，要進一步通過技術手段打通業務系統與檔案管理系統的數據共享壁壘以及數據傳輸壁壘，強化檔案線上終端的更新、銷毀工作，確保檔案信息無遺漏之處。另一方面，要及時更新檔案管理系統，確保檔案管理系統能夠存儲圖像類、影像類的信息資料，充分確保醫保檔案的完整性。

3.3 樹立精細化管理思維，明確流程設計與崗位設計

鑒于事業單位醫保檔案管理工作較為復雜，事業單位只有從精細化角度入手，進一步明確流程設計與崗位設計，才能更好地實現檔案管理創新。一是要做到流程設計精細化。事業單位檔案管理人員要進一步將檔案收集、整理、分類編目、核對等流程進行細化，并根據上述業務流程，明確各個節點的負責人員。二是要做到崗位設計精細化。事業單位要進一步強化過程控制工作，對各個檔案崗位的關系進行評估，強化崗位與崗位之間的溝通與交流。有條件的事業單位還可以探索輪崗機制，進一步提升醫保檔案管理人員的綜合素質，拓寬檔案管理人員的職業視界。

4 結束語

事業單位醫保檔案是醫保業務中形成的信息資料與相關數據的集合體，具有重要的社會價值、文化價值以及經濟價值。新時期，從精細化的角度做好事業單位醫保檔案管理工作，加快數據的傳遞與共享，能夠更好地實現管理效能最大化。具體而言，一是要完善醫保檔案管理制度，為醫保檔案精細化管理創造條件；二是要加快醫保檔案信息化建設，形成完善的精細化管理體系；三是要樹立精細化管理思維，明確流程設計與崗位設計。相信隨著檔案管理人員精細化管理理念不斷提升，醫保檔案管理工作的效能也能夠得到最大限度地發揮。