檔案收集工作的策略探討

任莎莎

（臨沂市公路事業發展中心，山東 臨沂 276000）

1 檔案收集工作的必要性

1.1 是單位管理提供充足資料的必然要求

做好檔案收集工作，一方面，能夠為后續的管理、開發和利用工作創造條件。檔案查閱主體可以直接通過檔案了解某一項政策、制度以及其他相關事項，進而科學規避風險。另一方面，能夠避免檔案資料出現不齊全、丟失、損毀等問題，使得單位管理者能夠做出符合單位實際發展需求的決策。

1.2 是全面提升檔案管理效能的內在要求

檔案收集工作屬于檔案管理的前端控制環節，事關后續其他工作。如果檔案收集工作沒做好，導致內部資料本身出現問題，勢必就會給檔案管理人員帶來更大的工作難度。做好檔案收集工作，一方面，能夠減少檔案管理中存在的漏洞，避免出現二次加工、二次錄入、二次管理等問題，有效節約單位的人、財、物成本。另一方面，能夠最大限度地確保單位整個檔案管理工作的規范性和科學性，避免檔案管理工作邊緣化，增強單位員工以及管理者對檔案管理工的認可度和支持度。

2 檔案收集工作中存在的主要問題

2.1 檔案資料收集歸檔制度不健全

部分單位尚未結合本單位實際情況的基礎上對收集歸檔制度進行制定、修訂和完善，導致檔案資料在收集歸檔過程中出現收集不齊全、歸檔無序、資料不規范等問題，嚴重影響了檔案收集工作的質量。一是收集歸檔的內容、時限不明確，容易影響檔案資料的完整性。一方面，沒有根據檔案的類別對收集歸檔的材料進行清單化，難以保障收集歸檔的完整性；另一方面，對于檔案資料移交不及時，缺乏相關的考核，導致檔案資料在堆積、傳輸以及使用的過程中出現遺失、損毀等問題，無法保障后期的檔案質量。二是缺乏明確具體的檔案審核要求和標準，導致檔案管理人員在收集歸檔中沒有按照相關要求進行審核，無法把好材料審核的關口。部分單位對于材料不過關的，沒有要求相關主體進行修改或者作出處理。此外，由于要求和標準的缺失，使得不同檔案管理人員收集歸檔的質量參差不齊。

2.2 檔案資料收集人才建設不到位

部分單位檔案收集質量低下，沒有對檔案材料進行細致加工，降低了檔案的規范性。之所以出現這類問題，既有制度上、技術上的原因，也有檔案管理人員綜合素質的原因。部分單位沒有充分重視檔案人才隊伍建設。檔案管理人員在收集歸檔過程中的責任意識、質量意識不強，難以適應新時代的檔案收集工作。一是培訓工作過于理論化。部分單位習慣于“灌輸式”的教學模式，忽視從實踐應用的角度對檔案管理人員進行全面培訓，不利于全面提升檔案管理人員的業務能力。二是培訓內容單一，沒有將計算機知識、信息技術應用等知識融入到培訓工作當中，不利于打造綜合型的人才隊伍。

2.3 檔案資料收集信息技術不充分

部分單位檔案收集工作中沒有充分應用現代信息化技術，影響了收集的效率。一是沒有購置掃描儀等專業化的設備對紙質文件進行數字化處理，無法將數字檔案錄入到相關的數據庫中，影響了后期檔案加工的效率。二是電子文件收集工作不科學，立卷歸檔過程中仍然存在較大的問題。典型表現在格式不規范、格式不統一以及電子目錄生成不科學等。

3 檔案收集工作的策略

3.1 健全檔案資料收集歸檔制度，確保收集工作守規范

檔案涉及面廣、種類多且內容繁雜。單位必須要健全檔案資料收集歸檔制度，用制度約束管理人員的管理行為，倒逼檔案管理質量的提升。一是要細化收集歸檔的內容以及時限。一方面，單位要在確保檔案完整性的基礎上明確收集歸檔的內容，制定相關的檔案資料收集清單。檔案管理人員則應嚴格按照清單的內容對資料進行收齊，確保每一份檔案在歸檔的時候都是完整的，充分保障檔案資料的價值；另一方面，必須要理清收集歸檔的時限，明確收集歸檔過程中的責任和績效考核指標。業務部門要在期限內及時將檔案資料移送給檔案管理部門，避免檔案資料在保管過程中出現遺失、損毀的現象。為了更好地明確責任，單位也可以要求檔案資料產生較多的部門設置相關的專責與檔案部門進行對接，確保溝通暢通，實現相互協作的目標。二是要從制度上細化不同檔案資料審核的要求和標準。檔案管理人員必須要嚴格按照相關標準和要求予以執行，堅持做到“審核一份、歸檔一份”。首先，對于明顯存在錯誤的檔案資料，可以先行予以登記，并要求相關主體加以說明和處理。其次，對于存在涂改的檔案資料，則必須要重點予以記錄，注明涂改的確切位置，便于后期備查。最后，檔案管理人員要重點審核材料是否齊全、蓋章是否清楚正確、字跡是否清晰等。

3.2 加強檔案收集人員綜合培訓，打造收集隊伍高素質

單位要進一步著眼于新時代檔案收集人才建設的基本要求，進一步多方位展開培訓工作。一是可以分別從檔案鑒定、保管期限劃分、保密層級劃分、裝盒、整理等角度展開培訓。在培訓過程中要充分選擇案例教學模式、實踐模擬模式等培訓方式，全面提升檔案管理人員的業務能力，真正做到條理分明、齊全完整、應收盡收，不斷提升檔案收集工作的科學性以及合理性。二是要緊跟時代發展趨勢，進一步組織以“計算機知識”和“信息技術應用”為主題的培訓活動，確保檔案管理人員與辦公自動化的要求相適應，確保檔案收集工作順利完成。三是要進一步強化與外部單位的溝通，借鑒其他單位在檔案收集領域的先進經驗，不斷優化本單位的檔案收集工作。

3.3 應用檔案收集工作專業設備，發揮信息技術新優勢

一是要購置掃描儀、高拍儀等專業化的設備，應用電子化信息技術對檔案進行數字化掃描，將數字類檔案錄入到相應的檔案管理系統中，為后期建立檔案數據庫創造良好的條件。二是要進一步對線上終端的電子文件與掃描件進行整合。通常而言，為了保障清晰度以及安全性，單位可以統一為PDF格式進行處理。同時，也要應用大數據技術、自動算法技術來生成相應的電子目錄，便于后期的檢索。

4 結束語

檔案是工作人員應用聲音、圖像、符號、文字來記錄科研、學習、工作、生產、生活等各個方面的重要憑證的。近年來，隨著單位各項業務工作深入推進以及管理者對信息資料愈發重視，檔案收集工作的難度以及壓力隨之增加。為此，必須要切實推動檔案收集工作革新，真正做到收集齊全、充實內容、鑒定科學。只有健全檔案資料收集歸檔制度，加強檔案收集人員綜合培訓，使用檔案收集工作專業設備等，才能真正實現提質增效的目標，把好檔案收集質量關。