淺析人力資源和社會保障部門檔案管理工作

劉紅春

（曹縣人力資源和社會保障局，山東 菏澤 274400）

當前，檔案管理在人力資源及社會保障局工作當中所占據的地位極高，且會直接影響到職工的未來發展前途。在新時代的發展背景下，人力資源以及社會保障局檔案管理工作的開展迎來了新的挑戰，想要更好地實現檔案管理工作開展的目的，就需要加大人力資源及社會保障檔案管理 體系的構建力度，豐富檔案管理工作的內容，激發出工作人員的工作熱情，以此來更好地滿足其時代發展的訴求，提高檔案管理工作開展的水準。

1 人力資源和社會保障局檔案管理的意義

近些年來，我國開始相繼推行和檔案法相關的法律條例，這就使得檔案管理工作的開展得到了法律制度方面的支持。想要讓檔案管理事業可以更為長遠、健康化的發展，就需要構建大規格的管理體系。以宏觀的立場上分析，我國在保障工作人員合法權益時，會系統化的整理各項信息內容，這會給后續所開展的工作提供重要的憑據。站在微觀的立場上來分析，人力資源和社會保障局檔案管理主要是收集、整合在職人員的相關信息，同時保存好檔案，將工作人員的成長及發展狀況記錄下來。在新形勢下，在職人員檔案管理工作的重要性越發的顯著，所以，需要加大對該項工作開展的重視程度。想要讓這項工作可以更好地適應當前社會發展的需求，那么就需要找出人力資源和社會保障局檔案管理工作中所存在的問題，追究其根本性的原因，使用更具針對性的措施來應對挑戰。

2 人力資源和社會保障局檔案管理存在的問題

1）檔案管理庫房分散。通常狀況下，人力資源及社會保障局的檔案資料數量會比較多，其受到現實因素的影響，無法在同個區域完成統一化的監管任務，并且庫房的布局呈現出一種分散的狀態，這就在無形之中提高了檔案統一化管理工作開展的難度，同時還加大了整體項目管理的成本費用，各個檔案庫房都需要增設檔案設施以及一系列的電腦裝備等，這就會引發一系列重復建設及管理的問題，提高了檔案管理的成本費用。

2）檔案管理部門結構和制度不夠完善。當前，我國管理部門的崗位設置不夠合理，且各項機制的完善度也會比較差，這就會在無形之中提高了檔案管理工作開展的難度。此外，檔案管理工作人員配置量較少，其在處理各項工作時期會呈現出一種滯后的狀態。除此之外，受到制度不完善等因素的影響，檔案管理工作的任務量會比較大。工作人員長期處于這種枯燥乏味的環境中，這就會讓一些工作人員完全消失了參與各項工作的興趣及熱情。另外，其管理權責義務劃分過于模糊，這些問題的存在都會阻礙檔案管理工作開展。

3）檔案管理部門數據庫缺乏統一性。人力資源及社會保障局檔案管理工作的標準不夠統一性，地區及部門之間的檔案數據庫管理格式也會有所不同，這就導致其不能進行聯網檢索各個地區的檔案信息。極大程度的影響了人力資源及社會保障局檔案管理工作的開展，不能將統一化檔案管理理念落實下去。除此之外，檔案管理系統缺乏信息性，工作人員在調檔時不能跨地區或者跨部門的調檔，需要使用傳統的方式在內部數據庫當中查找資料，這種信息化的缺失會阻礙檔案管理工作的開展。

3 人力資源和社會保障局檔案管理策略

1）構建完善的制度體系。檔案管理工作的難度會比較高，且這項管理工作的流程十分的復雜，所以，其會在無形之中提高專業管理人員的上崗標準。檔案管理部門應當完成管理人員的配置工作任務，讓管理者和日常檔案管理工作保持良好的契合狀態，確保其分工的合理性，明確的劃分工作人員的自身職責，避免其產生人手缺失等的問題。除此之外，還需要對實際工作的需求及狀況進行分析，適當的提高檔案室的構建力度，不斷的優化并配置各類管理設備，調用設備資源，穩步化的提高檔案管理工作開展的水準。

2）加強組織單位人員及資源配備。人力資源及社會保障部門所開展的檔案管理工作需要制度體系的支撐，利用制度來約束，可以正確的引導工作人員，將各項管理工作落實下去，同時還可以推進檔案管理工作開展的進程。從本質上提高檔案管理工作開展的水準，所以，需要高度重視檔案管理部門制度體系的構建，補充并完善制度體系的內容，利用制度激發出管理工作人員參與各項工作的積極性以及興趣。如果工作人員在工作時，呈現出一種消極懈怠的狀態，消極情緒較為嚴重，那么就應當利用其機制，對其進行批評性的教育。若工作人員的工作熱情較高，且始終保持著嚴謹認真的態度進行各項檔案的管理，那么部門就需要對表現優異的工作人員進行物質及精神方面的獎勵，這會讓管理工作人員產生出更高的歸屬感以及責任心，更為全身心地投入到實際的檔案管理工作當中。

3）設定檔案管理部門數據庫標準。首先，需要突顯出檔案的自然屬性，這是由于檔案是一類尤為重要的資源，且其帶有較強的特殊性質，需要制定出更具價值的意見及措施。其次，需要統一化的去設定。特別需要注重電子檔案文本及傳輸的形式，加快各個地區及部門電子檔案的傳輸效率，控制好該項工作開展的質量。最后，需要制定出檔案規范化的標準，提高規范化檔案管理工作開展的推廣力度，使得在職人員檔案管理作用可以更好地展現出來，施行分級化及集中化的檔案管理模式。

4）加強數字化建設。以往檔案管理模式中，人工形式所占據的地位極高，且始終扮演著主導者的角色。這種人工檔案管理的成效會比較差，極其容易產生疏忽及失誤的問題。所以，檔案管理工作中需要注重使用電子計算機設備，這會有效地提升檔案管理數字化的建設水準，從而實現資源共享的目的，避免其出現資源損耗的問題，彌補紙質檔案管理的缺陷。

5）加強檔案管理人員的培訓。對于以往傳統的在職人員檔案管理方法來說，很難與當前檔案管理需求相適應。目前，在諸多檔案管理部門中，檔案管理人員年齡比較大，其思想觀念比較落后，而且尚未充分了解新的管理技術，在潛移默化中對檔案管理的發展產生了不利的影響。因此，相關部門必須要為管理人員開展一系列的培訓活動，確保學習和掌握管理新技術，并進一步強化專業意識，提高專業化水平，使檔案管理人員熟練地應用先進的管理技術，將檔案管理中的工作事宜處理到位。此外，檔案管理人員還要將所學知識應用到實踐工作中去，不斷積累實踐經驗，進而提升檔案管理工作效率，防止出現非法使用現象，以免影響到相關人員的切身利益。

4 結語

在開展人力資源及社會保障局檔案管理工作時，需要對當前時代發展的特征及訴求進行綜合化的分析，將現代化技術投入到其中，提高工作人員的專業知識技能，保障檔案管理工作開展的實效性及有效性，提高檔案信息的使用效率，做好檔案的管理工作，供給社會保障及人員分類工作的幫助。