建設項目檔案管理存在的問題及優化路徑

王怡昕

（海南醫學院第一附屬醫院，海南 海口 570000）

建設項目檔案是一個項目的重要組成部分，在“放管服”的背景下，立足于實際情況，探索建設項目檔案管理存在的問題及其優化路徑，不斷提升我國建設項目檔案管理水平，對加強工程建設過程的可控性、提升工程建設項目質量、解決企業法律糾紛等具有重大意義。

1 建設項目檔案管理存在的主要問題

1.1 項目現場檔案管理責任不明確

盡管國家制定的《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》（檔發〔2016〕11號）已用8個條款，在一定程度上規定了項目參建相關主體的檔案管理責任，但由于項目在開工之前未能強調及明確各方責任，也未據此制定符合項目實際情況的現場檔案管理規范與標準，造成項目現場缺乏嚴謹的檔案管理網絡，業主牽頭策劃不足，監理單位、總承包單位與分包單位等工作界面不清。本應對項目檔案進行嚴格管理的各方主體責任人，未能意識到自身的檔案管理責任，未及時對重要資料進行整理和保管，導致部分項目檔案丟失，在一定程度上降低了項目質量，也加大了項目后期運行和維護的難度。

1.2 項目檔案管理人員專業性不足

項目參建各方的現場檔案管理人員呈現專業性不足的現象，竣工時歸檔文件的形成質量與有關規范規程相差甚遠。首先，現場部分檔案管理人員非檔案管理專業，也未接受過專業的檔案管理培訓，對我國建設項目相關的法律法規了解不足、對文件形成、流轉、整理、歸檔等環節的工作了解不具體，缺乏規劃范管理，導致歸檔文件類型格式不統一、簽署不全、原始文件的收錄不符合相關規范規程等問題[1]。其次，現場檔案管理主體單位未能意識到建設項目檔案的重要性，項目檔案管理隊伍較弱，許多參建單位甚至未建立專門的現場檔案管理人員，而是由其它崗位工作人員兼職檔案管理工作，該類人員缺乏檔案管理經驗、流動性強，導致重要活動產生的過程性文件未能及時收集，出現漏歸、遲歸等問題。

1.3 建設項目檔案監管機制不完善

建設項目存在參與主體多、投入資金大、所需專業性強且建設周期長等特點，使得建設檔案采集不完整，而建設檔案監管機制的不夠完善更是加大的監管的難度。目前建設檔案監管機制存在以下不足：

一是建設檔案的相關監管規范和規程不完善。建設領域的檔案管理與普通檔案存在一定的區別，但建設與政府檔案兩個部門由于缺少暢通的溝通機制，一方面，檔案部門在制定建設檔案項目管理業務的規范和標準時，建設行政管理部門鮮少參與；另一方面，建設部門在制定相關建設檔案規范時，也不重視與檔案行業規范協調，最終導致制定出的建設檔案規范適用性不強，相關的檔案監管規范也難以在檔案管理規范的基礎上建立起來，造成監管困難、針對性弱。

二是監管滯后、效果不佳。當前建設項目檔案的監管主要有兩種方式：即在項目施工過程中對現場文件進行監管，以及在項目竣工后對文件進行監管。第一種方式在監管時以紙質文件為主，難以適應當今工程設計高度信息化的發展，不利于電子化流轉，難以讓監督機構實時對現場問題進行督查；第二種方式易導致監管資料缺失，事后補充的材料真實性和完整性不足，進而導致監管效果不佳。

2 優化建設項目檔案管理的幾點思考

2.1 明確項目參建各方的檔案管理責任

在已有檔案管理規范規程的基礎上，在項目啟動前期，根據項目實際情況，對項目檔案的管理方案進行精心策劃，既要建立現場項目檔案管理規范和標準，又要編制較為詳細的程序文件，明確建設單位、代管單位、總承包單位等在項目檔案管理工作中應承擔的責任和義務，以及各自應積極對接的政府投資主管部門、電子文件管理部門、行業主管部門等。通過明確參建各方的檔案管理責任建成精細的項目檔案管理網格化，為項目奠定良好的前期檔案管理基礎，便于對項目建設階段的繁雜資料進行監控和審查，以及在項目竣工后審視項目的總體管理質量。

2.2 提升參建單位檔案管理人員專業水平

檔案管理人員的專業水平是影響項目檔案管理質量的關鍵因素，各參建單位要配備專業的文檔隊伍，提升項目檔案管理人員的任職要求，對文檔人員進行培訓。在開展項目建設時，文檔工作人員已明確項目的文檔管理制度規范、管理指南等專業的文檔管理和信息技術知識，并能按照建設前發布的文檔程序開展業務。文檔人員應對文件做到一體化管理，按照文件的生命周期進行管理，涵蓋文檔形成、編碼規則、版本控制、文件流轉程序、審批發布、歸檔移交等，有效保障文檔的真實性、準確性和完整性。

2.3 建立及完善監管機制

建立完善的監管機制，有利于保障項目歸檔文件的真實、完整和安全性。首先，要樹立檔案多元協同治理理念，檔案行政部門與建設行政管理部門建立暢通的溝通協調機制，在制定檔案管理相關規范時，應以檔案行政部門與建設行政管理部門為主導，組織第三方評估機構、代管單位、社會組織等開展有效溝通，保障檔案管理規范規程更具合理性、可行性及全面性[2]。其次，建立檔案管理“互聯網+監管”模式[3]，線上及線下檔案管理同步進行，通過網絡多向開放建設項目檔案共享，解決各建設行政管理部門及參建單位關于項目檔案信息不對稱的問題，推進建設行政部門對項目信息進行實時監管，也推動各參建單位及時整理檔案，改善檔案缺歸、遲歸現象，提升檔案管理效果。