建設(shè)項目檔案管理存在的問題及優(yōu)化路徑

王怡昕

（海南醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院，海南 ?？?570000）

建設(shè)項目檔案是一個項目的重要組成部分，在“放管服”的背景下，立足于實際情況，探索建設(shè)項目檔案管理存在的問題及其優(yōu)化路徑，不斷提升我國建設(shè)項目檔案管理水平，對加強工程建設(shè)過程的可控性、提升工程建設(shè)項目質(zhì)量、解決企業(yè)法律糾紛等具有重大意義。

1 建設(shè)項目檔案管理存在的主要問題

1.1 項目現(xiàn)場檔案管理責(zé)任不明確

盡管國家制定的《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》（檔發(fā)〔2016〕11號）已用8個條款，在一定程度上規(guī)定了項目參建相關(guān)主體的檔案管理責(zé)任，但由于項目在開工之前未能強調(diào)及明確各方責(zé)任，也未據(jù)此制定符合項目實際情況的現(xiàn)場檔案管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，造成項目現(xiàn)場缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理網(wǎng)絡(luò)，業(yè)主牽頭策劃不足，監(jiān)理單位、總承包單位與分包單位等工作界面不清。本應(yīng)對項目檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理的各方主體責(zé)任人，未能意識到自身的檔案管理責(zé)任，未及時對重要資料進(jìn)行整理和保管，導(dǎo)致部分項目檔案丟失，在一定程度上降低了項目質(zhì)量，也加大了項目后期運行和維護(hù)的難度。

1.2 項目檔案管理人員專業(yè)性不足

項目參建各方的現(xiàn)場檔案管理人員呈現(xiàn)專業(yè)性不足的現(xiàn)象，竣工時歸檔文件的形成質(zhì)量與有關(guān)規(guī)范規(guī)程相差甚遠(yuǎn)。首先，現(xiàn)場部分檔案管理人員非檔案管理專業(yè)，也未接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，對我國建設(shè)項目相關(guān)的法律法規(guī)了解不足、對文件形成、流轉(zhuǎn)、整理、歸檔等環(huán)節(jié)的工作了解不具體，缺乏規(guī)劃范管理，導(dǎo)致歸檔文件類型格式不統(tǒng)一、簽署不全、原始文件的收錄不符合相關(guān)規(guī)范規(guī)程等問題[1]。其次，現(xiàn)場檔案管理主體單位未能意識到建設(shè)項目檔案的重要性，項目檔案管理隊伍較弱，許多參建單位甚至未建立專門的現(xiàn)場檔案管理人員，而是由其它崗位工作人員兼職檔案管理工作，該類人員缺乏檔案管理經(jīng)驗、流動性強，導(dǎo)致重要活動產(chǎn)生的過程性文件未能及時收集，出現(xiàn)漏歸、遲歸等問題。

1.3 建設(shè)項目檔案監(jiān)管機制不完善

建設(shè)項目存在參與主體多、投入資金大、所需專業(yè)性強且建設(shè)周期長等特點，使得建設(shè)檔案采集不完整，而建設(shè)檔案監(jiān)管機制的不夠完善更是加大的監(jiān)管的難度。目前建設(shè)檔案監(jiān)管機制存在以下不足：

一是建設(shè)檔案的相關(guān)監(jiān)管規(guī)范和規(guī)程不完善。建設(shè)領(lǐng)域的檔案管理與普通檔案存在一定的區(qū)別，但建設(shè)與政府檔案兩個部門由于缺少暢通的溝通機制，一方面，檔案部門在制定建設(shè)檔案項目管理業(yè)務(wù)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)時，建設(shè)行政管理部門鮮少參與；另一方面，建設(shè)部門在制定相關(guān)建設(shè)檔案規(guī)范時，也不重視與檔案行業(yè)規(guī)范協(xié)調(diào)，最終導(dǎo)致制定出的建設(shè)檔案規(guī)范適用性不強，相關(guān)的檔案監(jiān)管規(guī)范也難以在檔案管理規(guī)范的基礎(chǔ)上建立起來，造成監(jiān)管困難、針對性弱。

二是監(jiān)管滯后、效果不佳。當(dāng)前建設(shè)項目檔案的監(jiān)管主要有兩種方式：即在項目施工過程中對現(xiàn)場文件進(jìn)行監(jiān)管，以及在項目竣工后對文件進(jìn)行監(jiān)管。第一種方式在監(jiān)管時以紙質(zhì)文件為主，難以適應(yīng)當(dāng)今工程設(shè)計高度信息化的發(fā)展，不利于電子化流轉(zhuǎn)，難以讓監(jiān)督機構(gòu)實時對現(xiàn)場問題進(jìn)行督查；第二種方式易導(dǎo)致監(jiān)管資料缺失，事后補充的材料真實性和完整性不足，進(jìn)而導(dǎo)致監(jiān)管效果不佳。

2 優(yōu)化建設(shè)項目檔案管理的幾點思考

2.1 明確項目參建各方的檔案管理責(zé)任

在已有檔案管理規(guī)范規(guī)程的基礎(chǔ)上，在項目啟動前期，根據(jù)項目實際情況，對項目檔案的管理方案進(jìn)行精心策劃，既要建立現(xiàn)場項目檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，又要編制較為詳細(xì)的程序文件，明確建設(shè)單位、代管單位、總承包單位等在項目檔案管理工作中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，以及各自應(yīng)積極對接的政府投資主管部門、電子文件管理部門、行業(yè)主管部門等。通過明確參建各方的檔案管理責(zé)任建成精細(xì)的項目檔案管理網(wǎng)格化，為項目奠定良好的前期檔案管理基礎(chǔ)，便于對項目建設(shè)階段的繁雜資料進(jìn)行監(jiān)控和審查，以及在項目竣工后審視項目的總體管理質(zhì)量。

2.2 提升參建單位檔案管理人員專業(yè)水平

檔案管理人員的專業(yè)水平是影響項目檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵因素，各參建單位要配備專業(yè)的文檔隊伍，提升項目檔案管理人員的任職要求，對文檔人員進(jìn)行培訓(xùn)。在開展項目建設(shè)時，文檔工作人員已明確項目的文檔管理制度規(guī)范、管理指南等專業(yè)的文檔管理和信息技術(shù)知識，并能按照建設(shè)前發(fā)布的文檔程序開展業(yè)務(wù)。文檔人員應(yīng)對文件做到一體化管理，按照文件的生命周期進(jìn)行管理，涵蓋文檔形成、編碼規(guī)則、版本控制、文件流轉(zhuǎn)程序、審批發(fā)布、歸檔移交等，有效保障文檔的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。

2.3 建立及完善監(jiān)管機制

建立完善的監(jiān)管機制，有利于保障項目歸檔文件的真實、完整和安全性。首先，要樹立檔案多元協(xié)同治理理念，檔案行政部門與建設(shè)行政管理部門建立暢通的溝通協(xié)調(diào)機制，在制定檔案管理相關(guān)規(guī)范時，應(yīng)以檔案行政部門與建設(shè)行政管理部門為主導(dǎo)，組織第三方評估機構(gòu)、代管單位、社會組織等開展有效溝通，保障檔案管理規(guī)范規(guī)程更具合理性、可行性及全面性[2]。其次，建立檔案管理“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”模式[3]，線上及線下檔案管理同步進(jìn)行，通過網(wǎng)絡(luò)多向開放建設(shè)項目檔案共享，解決各建設(shè)行政管理部門及參建單位關(guān)于項目檔案信息不對稱的問題，推進(jìn)建設(shè)行政部門對項目信息進(jìn)行實時監(jiān)管，也推動各參建單位及時整理檔案，改善檔案缺歸、遲歸現(xiàn)象，提升檔案管理效果。